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Todo lo que necesita saber sobre el control de llaves en el lugar de trabajo en 2023

Dominar el control de claves es una parte vital del protocolo de cualquier organización, ya que lo hace todo, desde el seguimiento de claves hasta la protección de activos, información y personal, lo que genera ahorros de costos gracias a la mejora de la automatización y la eficiencia. Cuando su organización tiene una sólida política de control de claves, los procesos se vuelven más fluidos y simplificados, aumenta la responsabilidad y se minimizan los riesgos. Si desea establecer una política sólida de control de claves para su organización desde la fase de planificación hasta después de su implementación exitosa, siga leyendo.

Descripción general del control de teclas del lugar de trabajo

En esencia, el control de claves en el lugar de trabajo se refiere al proceso de administrar, rastrear y controlar el acceso a las claves dentro de una organización. Si bien hay varios métodos diferentes de control de llaves disponibles, uno adecuado mantiene las llaves en una ubicación central accesible y le permite asignar permisos para que solo los usuarios autorizados puedan recoger las llaves.

Las soluciones modernas y confiables incluyen una aplicación de software basada en la nube que controla el acceso a las claves. Como resultado, tiene un historial de acceso en tiempo real para cada clave y usuario, independientemente de la cantidad de ubicaciones y propiedades, lo que facilita el seguimiento y el control del uso. Esto puede ser especialmente útil en los casos en que se pierde o se roba una llave, ya que se puede determinar rápidamente quién era responsable de ella en el momento de su desaparición.

Para un control total, los gerentes tienen la capacidad de establecer parámetros de acceso de forma remota, como tarjetas de acceso, códigos PIN únicos, plazos y más, asegurando que solo las personas designadas tengan acceso a las claves y que los activos críticos estén siempre disponibles para cumplir con las operaciones de la empresa. En función de las necesidades de la organización, los sistemas de gestión de claves también se pueden integrar con la infraestructura de TI y los flujos de trabajo de la empresa.

Piénselo: puede evitar el acceso no autorizado a áreas confidenciales, pero también mejorar la eficiencia y la productividad.

¿Cuáles son los beneficios del control de claves?

En última instancia, el control clave está diseñado para aportar valor a su negocio. Su implementación va más allá de la simple incorporación de nuevos procedimientos a su proceso de trabajo. En su lugar, agiliza sus operaciones ahorrándole tiempo y dinero, que son productos básicos invaluables para cualquier negocio, a través de varios medios:

Prevención del acceso no autorizado

El control clave en el lugar de trabajo ofrece numerosos beneficios, uno de los cuales es evitar el acceso no autorizado a áreas y activos sensibles. Al monitorear cuidadosamente la distribución de llaves, el control de llaves asegura que sus empleados solo tengan acceso a las áreas designadas y al equipo que les ha asignado. Además, la incorporación de un sistema de administración de llaves que limita el acceso a las llaves durante el horario comercial específico (u otro horario personalizado que usted establezca) proporciona una capa adicional de control para su instalación.

Mejora de la eficiencia

Con el control de llaves implementado, sus empleados no tendrán que perder el tiempo buscando llaves o rastreando su paradero. Así, la pregunta “quién tiene esa llave” queda obsoleta. Esto se vuelve aún más eficiente con el uso de un sistema electrónico de administración de llaves , donde todas las llaves están centralizadas en una ubicación y se pueden monitorear de forma remota a través del software. Los empleados pueden determinar rápidamente la ubicación de una llave específica o la última persona que la usó, lo que ahorra tiempo y aumenta la productividad.

Menor riesgo de pérdida de llaves

Las capacidades de seguimiento y monitoreo de Key Control no solo permiten ahorrar tiempo, sino que también mejoran la responsabilidad clave entre sus empleados. Esto da como resultado menos llaves perdidas, extraviadas o robadas, lo que reduce la necesidad de volver a teclear. Esta es una solución rentable, ya que elimina los gastos asociados con el cambio de llaves (que puede ser costoso especialmente para las llaves de los vehículos modernos), así como el costo de reemplazar las cerraduras en caso de pérdida o robo de la llave.

Informes precisos

El control clave hace exactamente lo que promete su nombre: le brinda un nivel de control y una visión general de las operaciones en sus instalaciones. La mayoría de los sistemas de administración de claves vienen con registros detallados de intercambios y accesos de claves, para que siempre esté informado y al tanto de cómo se utilizan las claves, desde la comodidad de su propia oficina o incluso mientras viaja.

Las últimas tecnologías para el control de llaves en 2023

Los días de depender de un tablero o gabinete básico para la gestión de llaves han quedado atrás. A medida que la tecnología ha avanzado y las empresas se han vuelto más complejas, han surgido modernos sistemas de control clave para satisfacer las demandas de un entorno moderno y vertiginoso.

Una de estas soluciones es sistemas de gestión de claves basados en la nube, que ofrecen acceso remoto y control de claves desde cualquier parte del mundo. Este sistema proporciona diferentes niveles de acceso a diferentes tipos de usuarios, incluido el personal interno, el personal externo y los usuarios finales. Un sistema de gestión de claves se puede personalizar para adaptarse a las necesidades específicas de cada grupo de usuarios, lo que lo convierte en una solución ideal para empresas de todos los tamaños.

Además de estar basados en la nube, muchos sistemas de administración de claves ahora también ofrecen soluciones móviles. Esto permite a los usuarios acceder al sistema y administrar las claves a través de sus teléfonos inteligentes u otros dispositivos móviles. Esto hace que sea aún más fácil para las empresas realizar un seguimiento de las llaves y administrar el acceso, ya sea que esté en movimiento o en la oficina.

Además, los sistemas de gestión de claves con capacidades de seguimiento en tiempo real permiten a las empresas consultar el estado de una clave en cualquier momento. Esto significa que las empresas pueden ver quién tiene acceso a claves específicas y cuándo se usaron. Esta información puede ser útil en caso de una brecha de seguridad o para monitorear patrones y tendencias de uso clave.

En resumen, la introducción de sofisticadas soluciones de control de llaves ha revolucionado la gestión de llaves y el control de acceso en el mundo empresarial. Estas soluciones, con su capacidad de administración y monitoreo remotos, seguimiento en tiempo real y escalabilidad, ofrecen a las empresas un enfoque integral y fluido para administrar sus claves.

Cómo elegir el sistema adecuado

Encontrar el sistema de gestión de claves ideal para su negocio comienza con la evaluación de sus requisitos de control de claves. Estos requisitos a menudo se derivan de abordar un problema dentro de su empresa. Para comenzar, pregúntese qué problema está tratando de resolver a través de la administración de claves, como la pérdida frecuente de claves, la pérdida de tiempo valioso buscándolas o acomodando varios tipos de usuarios.

Una vez que haya determinado sus necesidades de control clave, puede seleccionar las opciones de control clave adecuadas que mejor se adapten a sus instalaciones y presupuesto. A la hora de elegir el sistema de gestión de claves adecuado, estas son las principales opciones a tener en cuenta:

¿Qué tipo de llaves necesitas almacenar?

Por ejemplo, ¿usáis tarjetas de acceso? Llaveros de coche? ¿Llaveros grandes con varias llaves? Asegúrese de que el sistema que elija sea adecuado para almacenar lo que necesita sin dejar de verse limpio y ordenado.

¿Cuántas llaves almacenarás?

A medida que su negocio se expande, es esencial que su sistema de administración de claves crezca con él. Elija una solución que pueda acomodar una capacidad cada vez mayor y que pueda adaptarse al crecimiento de su negocio.

¿Cómo se accede a las claves?

Desea que su sistema ofrezca opciones de acceso múltiple, ya sea a través de una credencial de usuario, llavero, PIN o incluso una aplicación móvil, lo que le brinda tranquilidad y protección contra fallas en caso de que uno de los sistemas falle (control remoto extraviado u PIN olvidado) .

¿Sus necesidades clave de gestión son solo para uso del personal interno o están orientadas al cliente (o ambas)?

Elija un sistema que sea fácil de entender y que brinde opciones de acceso tanto para uso regular (como su personal) como para uso único (como huéspedes del hotel, contratistas externos, etc.).

¿Cómo se controla el sistema?

¿Requiere una entrada manual en el punto de uso, lo que requiere que el personal visite la ubicación del casillero físicamente, o se puede administrar en línea desde cualquier lugar usando tecnología en la nube?

Atención al cliente

El acceso rápido a las claves es crucial para las operaciones diarias sin problemas. Si algo sale mal, debe poder contar con soporte inmediato. Un sistema de administración de claves que ofrece soporte rápido las 24 horas del día, los 7 días de la semana, puede salvar el día.

Preocupaciones de costos

Algunos sistemas de administración de claves vienen con un solo costo inicial grande pero sin servicios adicionales, mientras que otros tienen costos de inicio más pequeños y tarifas de suscripción continua que ofrecen una incorporación adecuada del cliente, soporte rápido al cliente en caso de que algo salga mal y servicios adicionales para hacer su vida. más fácil.

¿Es el atractivo exterior un problema?

Si está instalando el sistema de administración de llaves en el exterior o para uso del cliente, ¿el aspecto de la caja se alinea con su marca? ¿Se puede personalizar o marcar su apariencia?

Opciones de integración

¿Puede el sistema de administración de claves integrarse con su paquete de software existente para automatizar los flujos de trabajo?

Establecer políticas y procedimientos claros

La implementación del control de llaves en su negocio no termina justo después de la compra del sistema. Establecer políticas y procedimientos claros es un paso importante para garantizar la perfecta integración del sistema en sus operaciones y flujos de trabajo diarios. Aquí le mostramos cómo asegurarse de que su sistema de administración de claves se convierta en una parte integrada de su negocio:

incorporación adecuada

A menudo se subestima la importancia de la incorporación. En realidad, es uno de los pasos más importantes que asegurarán el éxito de su inversión en un sistema de gestión de claves. Hay varias empresas que ofrecen sesiones de incorporación gratuitas para ayudarlo a usted y a su personal a configurar el sistema, guiarlo a través de las funcionalidades y asegurarse de que utiliza el control clave de la manera más óptima para su negocio.

Capacitar a los empleados

Un sistema configurado correctamente solo puede ayudar mucho si su personal no sabe cómo usarlo correctamente. Tómese su tiempo para capacitar a los empleados sobre cómo usar el sistema, ya sea usted mismo o en conjunto con la empresa del sistema de administración clave.

Establecer pautas claras

Una vez que usted y su personal comprendan claramente el sistema, podrán establecer procedimientos de control clave que le ayudarán a ahorrar tiempo y dinero. Esto puede incluir procedimientos para emitir y devolver claves, qué se debe hacer si una clave se pierde o es robada, procedimientos para volver a generar o volver a emitir claves según sea necesario y procedimientos sobre cómo tratar situaciones de emergencia.

Integrarse con otros sistemas de seguridad

Su sistema de gestión de claves no necesita ser una solución independiente. Puede integrarse en una red de otros sistemas de seguridad como control de acceso, CCTV y alarma, ofreciendo a su empresa una solución de seguridad más completa. Esto permitirá la creación de una red fluida que se puede administrar y monitorear fácilmente de forma remota.

Auditar el sistema

Una vez que se han establecido todos los procedimientos y su sistema está listo para usar, es hora de auditarlo usted mismo probando todas las funciones y revisando todos los escenarios documentados en sus procedimientos. Esto lo ayudará a identificar posibles debilidades en su sistema de control clave y abordarlas antes de que puedan explotarse. Si hay una laguna en alguna parte, querrás ser el primero en identificarla.

Revisar y actualizar periódicamente las políticas

Revisar y actualizar periódicamente las políticas de control clave ayudará a garantizar que sigan siendo efectivas y respondan a los cambios en su negocio. Esto puede incluir reevaluar las funcionalidades, revisar los procedimientos según sea necesario y volver a capacitar a los empleados según sea necesario.

En resumen, la implementación de políticas de control clave es un proceso de varios pasos. Al seguir estos pasos, puede asegurarse de que sus políticas de control clave sean efectivas y completas, y que ayuden a mantener sus instalaciones organizadas y funcionando sin problemas.

Reflexiones finales sobre el control de llaves en el lugar de trabajo

El control de claves adecuado puede agilizar sus operaciones y ahorrarle dinero, al mismo tiempo que mejora la eficiencia y el rendimiento general de su organización. Con la información de este artículo, podrá planificar, coordinar e implementar un plan de control de claves altamente eficaz que se adapte a las necesidades y objetivos específicos de su empresa.

Si desea que lo guiemos a través del proceso, programe una reunión con nuestro equipo experimentado y obtenga información sobre cómo un sistema de gestión clave puede alinearse con sus objetivos comerciales. Nuestros especialistas lo guiarán a través del producto y personalizarán una solución que se adapte perfectamente a sus requisitos únicos. Asociarse con nosotros garantiza un sistema de gestión de claves simplificado que optimiza sus operaciones.

¿Estás listo para gestionar tus llaves de forma inteligente?

Configura y adquiere la instalación para llave inteligente en minutos. Nuestro equipo de atención al cliente las 24 horas trabajará contigo para configurar tu solución y garantizar que sea un éxito. Si Keycafe no es adecuado para tu empresa, ¡puedes devolverlo dentro de los 45 días y obtener un reembolso total!

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