Desafío

En Wallace Community College en Dothan, AL, los profesores y el personal enfrentaron obstáculos importantes para acceder a los vehículos de la flota estatal, utilizados para viajar entre campus. Con sólo dos personas responsables de distribuir las llaves, los desafíos logísticos eran inevitables. Los instructores a menudo experimentaban retrasos o, peor aún, se quedaban sin acceso a los vehículos debido a horarios contradictorios de los principales distribuidores. Además de esto, era difícil coordinar el mantenimiento con el mecánico de transporte, ya que no había transparencia sobre cuándo estaba en uso un vehículo.

Dejar las llaves solucionó el problema de accesibilidad, pero introdujo el problema del acceso no autorizado y el robo de vehículos. Esta ineficiencia planteó un problema para las operaciones académicas y administrativas urgentes, destacando la necesidad de una solución más flexible y confiable, especialmente una que no dependiera de que los miembros del personal estuvieran en el lugar para emitir las claves.

Puntos de dolor

• Cuello de botella en el acceso de vehículos: Los instructores dependían de un proceso de distribución manual de llaves con dos miembros del personal en el sitio.
• Retrasos importantes: Sin acceso instantáneo a las llaves cuando era necesario, los instructores y otros conductores a menudo llegaban tarde a sus compromisos.
• Sin visibilidad en tiempo real: No había forma de ver de forma remota si un vehículo estaba en uso, lo que dificultaba programar el mantenimiento y los cambios de último momento.

Solución

Keycafe surgió como la solución ideal después de una búsqueda exhaustiva por parte del equipo directivo del departamento. La rentabilidad y la interfaz fácil de usar destacaron entre otros sistemas de gestión clave del mercado. Con una aplicación tanto de escritorio como móvil, la facilidad de acceso para administradores y usuarios finales fue un factor importante a la hora de elegir Keycafe. De hecho, el equipo pudo utilizar la extensa documentación de ayuda de Keycafe para familiarizarse con la configuración y el software antes de recibir su sistema.

Su flujo de trabajo de acceso de vehículos implicó la configuración de un formulario de solicitud en SharePoint en toda la universidad, para que todos los profesores y el personal tuvieran visibilidad y acceso. Cuando el equipo de Servicios para estudiantes y campus aprueba una solicitud, se crea una reserva en Keycafe, que crea y envía automáticamente un código de acceso al conductor, válido durante la duración de la reserva del vehículo. Luego, el conductor puede ingresar el código en la SmartBox ubicada afuera de la oficina de Servicios para Estudiantes y Campus y tomar su llave. Este sistema permitió recoger y dejar llaves sin problemas sin necesidad de presencia de personal, lo que mejoró notablemente el flujo de trabajo para acceder a los vehículos de la flota.

Implementación de Wallace Community College

• Rentabilidad: El liderazgo encontró que Keycafe tiene un costo menor, pero es más fácil de usar y accesible en comparación con otros sistemas.
• Sistema de reservas optimizado: Los conductores reciben automáticamente códigos de acceso únicos para las llaves del vehículo, válidos solo durante la duración de la reserva.
• Acceso de autoservicio las 24 horas, los 7 días de la semana: El SmartBox permite acceder a las llaves en cualquier momento, incluso sin que el personal de Servicios para estudiantes y campus esté presente.

Resultado

La implementación de Keycafe en Wallace Community College arrojó resultados inmediatos y abrumadoramente positivos. Los profesores y el personal se adaptaron rápidamente al nuevo sistema y expresaron su agradecimiento por la nueva facilidad de acceso a los vehículos. La conveniencia de poder recoger y dejar las llaves a cualquier hora, sin necesidad de coordinación interpersonal, cambió las reglas del juego para la dinámica operativa de la universidad. Este nivel de autonomía y eficiencia no tenía precedentes en el campus, lo que llevó a un aumento notable en la satisfacción de los usuarios.

El impacto del sistema se extendió más allá de la mera conveniencia de los intercambios de claves; facilitó una gestión más eficaz del calendario de mantenimiento de la flota. El mecánico de transporte de la universidad pudo acceder a la información de reserva de vehículos a través de Keycafe, lo que permitió una mejor planificación y ejecución de las comprobaciones de mantenimiento periódicas. Esto no solo garantizó que los vehículos se mantuvieran en óptimas condiciones, sino que también minimizó el tiempo de inactividad, contribuyendo a la confiabilidad general de la flota del campus.

El resultado

• Comentarios positivos inmediatos: Tanto los administradores como los conductores han notado la gran incorporación de Keycafe al campus.
• Programación de mantenimiento mejorada: Aprovechando la visibilidad de reservas de Keycafe, el mecánico ahora puede realizar revisiones periódicas cuando un vehículo no está en uso.
• Tiempo de espera eliminado: Los instructores ahora pueden llegar a tiempo a sus compromisos sin demoras para recoger las llaves del vehículo.