Desafío

Inaugurado en 2021, Amazon Logística RMU1 es un almacén logístico en Murcia, España. Utilizando tecnología robótica avanzada, las instalaciones de 160.000 metros cuadrados almacenan y gestionan productos para la población del sudeste del país, con especial atención a los productos de las pequeñas y medianas empresas locales.

Con un funcionamiento de 24 horas y miles de empleados, Amazon se enfrentaba a un desafío importante con la pérdida de 1 o 2 llaves cada mes al utilizar cajas de seguridad con llaves tradicionales. Este problema recurrente no solo planteaba graves riesgos de seguridad, sino que también generaba mayores costos asociados con el reemplazo de llaves o el cambio de cerraduras. La ausencia de un sistema de seguimiento agravó el problema, dejando a la empresa sin medios para establecer responsabilidades o identificar quién era el responsable de las llaves perdidas. Además, era difícil limitar el acceso a las claves al personal autorizado según sus funciones y responsabilidades. Esta falta de control sobre el acceso a las claves era una gran preocupación para Amazon, ya que afectaba tanto a su seguridad como a su eficiencia operativa.

Puntos de dolor

• Pérdida persistente de claves: Pérdida de 1 a 2 claves por mes, lo que genera riesgos de seguridad y carga financiera.
• Falta de responsabilidad: No existe un sistema para rastrear el uso de claves o identificar a las personas responsables de las claves perdidas.
• Un desafío para limitar el acceso: Las cajas de seguridad tradicionales que contenían muchas llaves permitían al personal acceder a llaves que no estaban autorizados a usar.

Solución

En respuesta a estos desafíos, Amazon España seleccionó Keycafe por su solución de gestión de claves integral y rentable. El proceso de implementación fue fluido, integrando Keycafe SmartBox en sus operaciones diarias para administrar llaves de puertas, vehículos y equipos del almacén. Optaron por el sistema de autenticación de código PIN de Keycafe para cada miembro del personal, garantizando así un acceso controlado y autorizado y un seguimiento transparente del uso de las claves. La facilidad de adopción fue un factor importante, ya que el personal rápidamente se sintió cómodo con la interfaz fácil de usar de Keycafe.

Implementación de Amazon

• Selección de Keycafe: Elegido por su sistema integral pero rentable.
• Proceso de implementación: La integración de Keycafe en las operaciones de Amazon fue fluida y la adopción fue rápida por parte del personal.
• Autorización de código PIN: El personal solo puede acceder a las claves para las que se les ha otorgado permiso y todo el uso de las claves se registra automáticamente.
• Facilidad de Adopción: Rápida adaptación del personal debido a la naturaleza intuitiva del sistema.

Resultado

La implementación de Keycafe en Amazon España arrojó resultados inmediatos y significativos. El resultado más notable fue la eliminación completa de las pérdidas de claves, mejorando así drásticamente el perfil de seguridad de la empresa. Además, las sólidas capacidades de seguimiento del sistema establecieron una responsabilidad clara por el uso de claves. Los miembros del personal encontraron el sistema intuitivo y sencillo, lo que contribuyó positivamente a su eficiencia operativa diaria. La solución de Keycafe se alineó bien con los objetivos de Amazon España para una gestión eficaz de claves, lo que generó un alto índice de satisfacción.

La adopción de Keycafe por parte de Amazon España supone un importante paso adelante en su gestión operativa. Al abordar eficazmente el problema clave de las pérdidas e instituir una cultura de responsabilidad y precisión, Keycafe ha sido fundamental para mejorar la seguridad y eficiencia generales de las operaciones de Amazon España.

El resultado

• Eliminación de pérdidas de claves: Logré cero pérdidas de claves, mejorando significativamente la seguridad y reduciendo los costos.
• Responsabilidad mejorada: El registro completo del historial de recogida y entrega de llaves significa que se tiene en cuenta todo el uso de las llaves.
• Adaptabilidad del personal: Recepción positiva del diseño intuitivo y la facilidad de uso del sistema.
• Alineación con las políticas clave de gestión: Satisfizo las necesidades de la empresa en materia de políticas claras, controles de acceso sólidos, mantenimiento de registros, restricción de acceso y capacitación de los empleados.