Desafío

Biotix Environmental Solutions, una consultora ambiental con sede en Quebec, estaba lidiando con un dolor de cabeza persistente: llaves faltantes y falta de transparencia en su uso. Marianne Boivin, asistente ejecutiva de Biotix, fue testigo de primera mano del costo que esto estaba cobrando en las operaciones diarias. Con un equipo de 19 personas, las llaves extraviadas de las instalaciones y los vehículos causaban retrasos y frustración. El tiempo perdido buscando llaves era una ineficiencia significativa en una máquina que por lo demás estaba bien engrasada. Biotix necesitaba una solución que ofreciera responsabilidad y fácil acceso, sin comprometer la seguridad.

Puntos de dolor

• Cuellos de botella de llaves: Las llaves perdidas y extraviadas generaban retrasos en el acceso a los sitios de los clientes.
• Brecha de rendición de cuentas: No existía ningún sistema para rastrear el acceso a llaves histórico y en tiempo real.
• Productividad desperdiciada: Se dedicó tiempo a buscar llaves faltantes en lugar de tareas productivas.

Solución

Biotix primero intentó sus propios métodos: un bloc de notas al lado de las llaves y Apple AirTags. Sin embargo, los usuarios a menudo olvidaban o ignoraban registrar su uso y, aunque los AirTags permitían encontrar llaves perdidas, no hacían nada para evitar que se extraviaran.

Tras una comparación de sistemas de gestión de llaves, Biotix eligió Keycafe como la solución óptima. Impresionados por su practicidad y asequibilidad en comparación con otras opciones, supieron que habían encontrado la respuesta. Keycafe ofreció una solución integral para todos sus problemas de gestión de llaves: un sistema conveniente, accesible y rastreable. Para recoger una llave, el personal se identifica ingresando su código de acceso único en el SmartBox, que luego muestra una lista de las llaves para las que se les ha dado permiso para usar. La devolución de la llave se realiza utilizando el mismo código y se registran los detalles de cada transacción.

Al implementar el sistema de gestión de llaves SmartBox de Keycafe, Biotix obtuvo una trazabilidad completa para cada llave, registrando automáticamente quién la tomó y cuándo. Este nivel de responsabilidad y eficiencia era exactamente lo que necesitaba Biotix. Además, descubrieron que la facilidad de uso del sistema permitía que incluso el personal sin conocimientos de tecnología comprendiera rápidamente su nuevo flujo de trabajo.

Implementación de Biotix Environmental Solutions

• La ventaja de Keycafe: Biotix eligió Keycafe por sus características superiores, diseño fácil de usar y bajo costo en comparación con los sistemas de administración de llaves de la competencia.
• Rastreable y transparente: El acceso llave que requiere autenticación y registros de uso detallados brindaron tranquilidad para la administración de Biotix.
• Adopción rápida por parte del personal: El software y los flujos de trabajo intuitivos permitieron que tanto los usuarios como los administradores comenzaran a usar el sistema desde el primer día.

Resultado

Después de dos meses con Keycafe, Biotix informó una disminución significativa en la pérdida de llaves, de varias veces por semana a como máximo una vez al mes. Además, las llaves que se pierden ahora se encuentran mucho más rápido, ya que se pueden rastrear hasta el último usuario. Esta drástica reducción de los problemas relacionados con las llaves condujo a operaciones más fluidas, liberando innumerables horas que antes se perdían buscando y esperando.

Para Biotix, los beneficios fueron más allá de las llaves. Descubrieron ventajas inesperadas, como un mayor sentido de responsabilidad entre los empleados y la idea de colocar las tarjetas de crédito de la empresa en la SmartBox. El equipo de contabilidad ahora puede encontrar fácilmente qué miembro del personal realizó una compra (¡y a quién perseguir para obtener una factura!).

El resultado

• Eficiencia operativa: La reducción significativa del tiempo dedicado a buscar llaves y armar una cadena de custodia impulsó la eficiencia general.
• Responsabilidad del personal: Los registros de acceso detallados mejoraron la seguridad y llevaron al personal a ser más consciente del uso de sus vehículos.
• Beneficios más allá de las llaves: Las tarjetas de crédito colocadas en SmartBox se rastrean de la misma manera que las llaves, lo que resulta en una gestión de gastos de los empleados más transparente.