Desafío

SERVPRO Campbell es una empresa líder en restauración que ayuda a hogares y negocios a recuperarse de daños causados por agua, incendios, moho y otros daños. Con una flota de 25 vehículos y alrededor de 30 empleados, es fundamental garantizar que las llaves estén siempre seguras y sean fáciles de encontrar. Antes de Keycafe, las llaves se guardaban en una caja abierta donde cualquiera podía acceder a ellas. Esto provocaba extravíos, retrasos en el inicio de los trabajos y costos adicionales por reemplazos.

La gerente de la oficina, Connie Doran, comentó: “No teníamos forma de saber quién tomó las llaves ni quién las vio por última vez. Fue un desastre”.

Dificultades

• Llaves perdidas o extraviadas: La frecuente extravío causó confusión y retrasos.
• Tiempo perdido: Los empleados pasaban demasiado tiempo todos los días buscando llaves.
• Costos innecesarios: Reemplazar regularmente las llaves y cambiar las cerraduras de los vehículos se volvió costoso.

Solución

SERVPRO encontró Keycafe mientras buscaba una solución de gestión de llaves segura y fácil de usar. La posibilidad de almacenar llaves de forma segura, otorgar códigos de acceso individuales al personal y controlar el uso desde cualquier lugar fue una ventaja inmediata.

Ahora, los empleados comienzan su jornada usando códigos personales para recuperar las llaves de sus vehículos, tarjetas de gasolina y llaves de las instalaciones desde la SmartBox de Keycafe y devolverlas al final de su turno. Connie explicó: «Cuando los equipos llegan, saben exactamente dónde están las llaves para empezar la jornada». Los gerentes reciben notificaciones de cada interacción con las llaves y pueden usar la aplicación de Keycafe para comprobar quién accedió a cada llave y cuándo. La función de reserva única también ha sido muy útil, ya que permite a los contratistas acceder a las llaves sin necesidad de un gerente en la obra. «También puedo hacerlo remotamente desde mi teléfono», añadió Connie.

Implementación de SERVPRO

• Rutina diaria: El personal usa códigos PIN para tomar y devolver las llaves.
• Grupos de permisos: Los niveles de acceso se asignan según los roles de los empleados.
• Acceso de emergencia: El sistema admite acceso las 24 horas para trabajos urgentes.
• Acceso remoto para contratistas: Se otorga fácilmente acceso temporal a los proveedores.
• Configuración rápida: El diseño del sistema hizo que el entrenamiento fuera simple y rápido.

Resultado

Desde que se cambió a Keycafe, SERVPRO ha experimentado mejoras notables. La pérdida de llaves ya no es un problema y el personal puede comenzar sus turnos puntualmente sin retrasos innecesarios. En el improbable caso de que se pierda una llave, la gerencia puede consultar su historial de uso y localizar rápidamente al responsable. Connie comentó: «La mayor ventaja financiera de Keycafe es que ha reducido el coste de la búsqueda de llaves para el personal».

Los gerentes ahora tienen visibilidad completa del uso de las llaves, lo que les permite estar al tanto de las operaciones y tomar decisiones más rápidas, incluso cuando están fuera de casa, gracias a las funciones remotas de la aplicación Keycafe. En definitiva, el sistema de Keycafe ha facilitado la gestión de las llaves de vehículos e instalaciones para SERVPRO, lo que se ha traducido en una reducción significativa de los costes de sustitución de llaves y servicios de cerrajería.

El resultado

• Mejor rendición de cuentas: Las llaves faltantes ya no son un problema habitual, ya que el personal sabe que se controla el uso que hace de ellas.
• Eficiencia de tiempo: Los empleados pueden ponerse en marcha rápidamente cada día sin tener que esperar a que les devuelvan una llave.
• Reducción de costos: Menores gastos por reemplazo de llaves y cambio de llaves.
• Flexibilidad operativa: Los gerentes pueden administrar el acceso de forma remota para proveedores y personal.