Sfida

Con poco meno di 10.000 abitanti, Aransas Pass, in Texas, è una piccola città, ma ciò non significa che il dipartimento di polizia non sia impegnato. Trentadue agenti, nove operatori di telecomunicazione, due agenti di controllo degli animali, due membri dello staff amministrativo e alcuni volontari combattono il crimine, forniscono agenti di risorse scolastiche, tengono la comunità informata sulle nuove ordinanze, si occupano dei servizi per gli animali e offrono corsi di autodifesa per i civili.

Con le mani occupate a mantenere la sicurezza della comunità, i dipendenti del Dipartimento di Polizia di Aransas Pass non hanno bisogno di perdere tempo a cercare le chiavi. Non solo le chiavi venivano smarrite, ma anche le carte di credito del dipartimento andavano perse, con conseguente frustrazione e perdita di tempo. Veniva utilizzato un registro cartaceo delle uscite, ma il più delle volte veniva ignorato. Inoltre, tutte le chiavi e le carte di credito erano a disposizione di tutto il personale, rendendo le autorizzazioni e l'organizzazione un incubo.

Soluzione

Keycafe SmartBox si è rivelato la soluzione perfetta.

"Le chiavi dei nostri veicoli di pattuglia sono conservate nella cassetta", spiega David Offalter, responsabile informatico della polizia. "Quando gli agenti entrano in servizio, trovano la chiave della loro unità nell'app mobile Keycafe e la prelevano dalla cassetta. Alla fine del turno, la restituiscono utilizzando il display touch della cassetta". Poiché ogni agente è identificato dal proprio account Keycafe mentre è connesso all'applicazione mobile, il registro digitale non può essere ignorato come quello cartaceo.

L'ufficio stava inoltre lottando per tenere al sicuro le carte di credito del reparto e renderle disponibili ai dipendenti autorizzati quando necessario. Le scatole SmartBox in stile armadietto consentono di conservare piccoli oggetti oltre alle chiavi, quindi l'utilizzo per le carte di credito era perfettamente sensato. Ora tutte le chiavi del reparto sono etichettate con un fob Keycafe e viene creato un registro ogni volta che una chiave o una carta di credito viene prelevata o lasciata dalla cassetta di sicurezza. Inoltre, le chiavi e le carte di credito possono essere riservate ai dipendenti che hanno i requisiti per usarle, eliminando il rischio di usi non autorizzati.

"Keycafe è stata l'unica soluzione che abbiamo trovato che offrisse una soluzione in stile armadietto", spiega Offalter. "È stata progettata per essere flessibile in base alle esigenze del cliente".

Risultato

Gli agenti e gli altri membri della forza pubblica non devono più affannarsi quando scompaiono le carte di credito o le chiavi dei veicoli del dipartimento. Prima di utilizzare Keycafe, il dipartimento doveva inviare un'e-mail di massa e aspettare che i dipendenti rispondessero. Grazie ai registri generati automaticamente dal sistema Keycafe, si sa sempre chi ha ritirato l'ultima chiave. Secondo il capo della polizia Eric Blanchard, "il livello di aggravamento del dipartimento legato a questi problemi è ai minimi storici".

"Tutti amano il sistema", dice Offalter. "Ci ha fatto risparmiare un sacco di tempo per rintracciare le chiavi. Ora, se manca una chiave, sappiamo esattamente dove andare a cercarla".