Come SEGAM ha garantito le operazioni di ambulanza 24/7 con tracciabilità completa delle chiavi

Prima di implementare Keycafe, SEGAM non disponeva di un sistema strutturato di gestione delle chiavi. Ciascuna delle loro sette entità separate utilizzava cassette di sicurezza a combinazione per conservare le rispettive chiavi delle ambulanze. «Il problema era che avevamo enormi problemi di tracciabilità» afferma Quentin Roos, Direttore delle Operazioni.

Gli equipaggi delle ambulanze che terminavano i turni serali o le operazioni notturne a volte dimenticavano di restituire le chiavi o le riponevano nella cassetta sbagliata. Alle 5:30 del mattino, quando i team del mattino arrivavano per iniziare i trasporti di dialisi e radioterapia, le chiavi erano spesso mancanti o fuori posto. Ciò causava ritardi, confusione e stress operativo nel momento più critico della giornata.

Mancava una reale tracciabilità. La direzione non disponeva di un metodo affidabile per sapere chi avesse prelevato o restituito una chiave. Si perdeva tempo cercando, chiamando il personale o tentando di localizzare i veicoli. SEGAM necessitava di una soluzione sicura, tracciabile e affidabile, capace di supportare le operazioni continue.

Per centralizzare e mettere in sicurezza la gestione della flotta, il gruppo ha implementato sistemi Keycafe SmartBox nelle sue sette sedi di ambulanze. All'inizio di un turno, i paramedici inseriscono un codice di accesso personale unico nello SmartBox e selezionano la chiave del veicolo assegnato dal touchscreen. Il vano con la chiave si apre quindi automaticamente e la transazione viene registrata istantaneamente.

Il team operativo gestisce la flotta da remoto tramite l'applicazione mobile, consentendo loro di monitorare le ambulanze sia del turno diurno che notturno. In caso di un problema, i manager possono utilizzare l'app per sbloccare istantaneamente i vani o rivedere la cronologia degli accessi dei turni precedenti, garantendo che nessun veicolo rimanga inattivo a causa di una chiave smarrita o dimenticata.

Per garantire la disponibilità 24 ore su 24, 7 giorni su 7 per i trasporti medici di emergenza, il sistema include una batteria di backup che mantiene la funzionalità durante le interruzioni di corrente. Questa affidabilità hardware è supportata dal reattivo team di supporto tecnico di Keycafe, che fornisce assistenza immediata per risolvere qualsiasi rischio operativo.

Il passaggio a un sistema automatizzato ha portato immediata stabilità operativa ai servizi di ambulanza 24 ore su 24, 7 giorni su 7 di SEGAM. Le chiavi smarrite non sono più un problema. I ritardi mattutini causati da chiavi fuori posto sono stati eliminati. Le ambulanze partono in orario, assicurando che i pazienti ricevano i loro trattamenti programmati senza interruzioni.

L'organizzazione ha anche realizzato un chiaro ritorno sull'investimento. In precedenza, SEGAM doveva acquistare regolarmente chiavi di ricambio quando venivano smarrite. Ancora più importante, quando un'ambulanza non poteva lasciare il parcheggio, le squadre rimanevano inattive per oltre 30 minuti, con conseguente perdita di entrate.

Oggi, le operazioni si svolgono senza intoppi, con piena visibilità e controllo. La direzione può identificare e contattare rapidamente il dipendente responsabile se manca una chiave, impedendo che piccoli problemi si aggravino.