How many ways can users authenticate at a Keycafe SmartBox?

Keycafe supports eight authentication methods: access code, QR code, phone number, mobile app, user badge, customer badge, key code, and booking code. Administrators choose the method when creating each user, and methods can be changed at any time as workflows or user needs evolve.

Can I use my company's existing access badge with Keycafe?

Yes. Keycafe's Customer Badge feature lets organizations link their existing non-Keycafe NFC staff access badges to Keycafe users through Badge Linking. This works with widely used corporate NFC credentials, including MIFARE DESFire EV3 8K cards, so staff can use the same badge for building access and key pickup at the SmartBox.

What is a MIFARE DESFire EV3 8K card and why does Keycafe support it?

MIFARE DESFire EV3 is a high-security NFC credential standard from NXP, commonly deployed in enterprise access control systems for offices, hospitals, government buildings, and similar environments. The 8K variant refers to the card's 8-kilobyte memory capacity. Keycafe supports it because many of Keycafe's customers already issue these cards to staff for building access, and supporting the standard means employees can carry one credential instead of two.

What's the difference between a User Badge and a Customer Badge in Keycafe?

A User Badge is a Keycafe-issued NFC fob or sticker provided by Keycafe and assigned to a user. A Customer Badge is the customer's own existing NFC staff access badge, linked to a Keycafe user through the Badge Linking feature. Both authenticate the same way at the SmartBox by tapping the scanner. The difference is whether the credential comes from Keycafe or from the customer's existing access control system.

Why would a business choose Customer Badges over Keycafe-issued badges?

Customer Badges make the most sense for organizations that already issue corporate access cards or staff badges. Using one credential for both building access and key pickup means staff carry one card instead of two, IT and facilities can onboard new users through the workflow they already use, and offboarding is simpler because revoking a single badge cuts off both building access and key access at once.

What is an Access Code in Keycafe?

An Access Code is a personal authentication code created by an administrator when a new user is added to the Keycafe system. It can be customized or randomly generated, and it gives the user access to any keys they have permission for across the business's network of SmartBoxes. Codes can be changed or revoked by the administrator at any time.

What is a Key Code in Keycafe and how is it different from an Access Code?

A Key Code is associated with a specific key rather than with a user. Anyone who has the Key Code can pick up the associated key, which makes it useful for quick handoffs, one-time pickups, or situations where no Keycafe fob is attached to the key. An Access Code, by contrast, is tied to a specific user and grants them access to whichever keys they have permission for.

What is a Booking Code in Keycafe?

A Booking Code is a one-time-use code generated for a specific guest or visitor and tied to a specific time window. It's commonly used for hotels, short-term rentals, and car rental companies. The code is delivered to the user by email, SMS, or the Keycafe app, along with a scannable QR code, and it expires at the end of the booking period.

Can guests pick up keys without using the Keycafe app?

Yes. Booking codes can be entered manually at the SmartBox, scanned as a QR code from the email or SMS the guest receives, or accessed in the Keycafe app. Guests don't need to download anything to pick up a key, which is one of the reasons booking codes are commonly used in hospitality and short-term rental workflows.

Does Keycafe support two-factor authentication?

Yes. Administrators can enable two-factor authentication for users authenticating by phone number, which requires either a personal PIN or an SMS code in addition to the phone number. This adds a layer of security for sensitive workflows while keeping authentication straightforward for users.

Can different users in the same organization use different authentication methods?

Yes. Authentication methods are set per user, so an organization can have some staff using badges, others using access codes, and guests using booking codes, all on the same SmartBox network. Methods can also be changed for any user at any time as roles or workflows change.

Does Keycafe integrate with property management or fleet software?

Yes. Keycafe integrates with Airbnb, Fleetio, Guesty, Hostaway, RentHub, and other partner apps used to manage properties and vehicles. These integrations can automate booking creation, generate access or booking codes, and handle communication with guests or staff so key access stays in sync with reservations and assignments.

Can administrators set time-based restrictions on key access?

Yes. Time shifts let administrators limit a user's key access to a pre-specified time frame, such as standard business hours, a specific shift, or the duration of a booking. This applies to any user being granted access to a key or group of keys.

Can Keycafe send reminders when keys aren't returned?

Yes. Programmable alerts can be configured per key or key group, and they automatically send notifications by SMS or email after a key has been checked out for a specified amount of time, or after a booking or shift has ended. A common use is reminding staff at the end of their shift to return their keys before the next shift starts.

How many ways can users authenticate at a Keycafe SmartBox?

Keycafe supports eight authentication methods: access code, QR code, phone number, mobile app, user badge, customer badge, key code, and booking code. Administrators choose the method when creating each user, and methods can be changed at any time as workflows or user needs evolve.

Can I use my company's existing access badge with Keycafe?

Yes. Keycafe's Customer Badge feature lets organizations link their existing non-Keycafe NFC staff access badges to Keycafe users through Badge Linking. This works with widely used corporate NFC credentials, including MIFARE DESFire EV3 8K cards, so staff can use the same badge for building access and key pickup at the SmartBox.

What is a MIFARE DESFire EV3 8K card and why does Keycafe support it?

MIFARE DESFire EV3 is a high-security NFC credential standard from NXP, commonly deployed in enterprise access control systems for offices, hospitals, government buildings, and similar environments. The 8K variant refers to the card's 8-kilobyte memory capacity. Keycafe supports it because many of Keycafe's customers already issue these cards to staff for building access, and supporting the standard means employees can carry one credential instead of two.

What's the difference between a User Badge and a Customer Badge in Keycafe?

A User Badge is a Keycafe-issued NFC fob or sticker provided by Keycafe and assigned to a user. A Customer Badge is the customer's own existing NFC staff access badge, linked to a Keycafe user through the Badge Linking feature. Both authenticate the same way at the SmartBox by tapping the scanner. The difference is whether the credential comes from Keycafe or from the customer's existing access control system.

Why would a business choose Customer Badges over Keycafe-issued badges?

Customer Badges make the most sense for organizations that already issue corporate access cards or staff badges. Using one credential for both building access and key pickup means staff carry one card instead of two, IT and facilities can onboard new users through the workflow they already use, and offboarding is simpler because revoking a single badge cuts off both building access and key access at once.

What is an Access Code in Keycafe?

An Access Code is a personal authentication code created by an administrator when a new user is added to the Keycafe system. It can be customized or randomly generated, and it gives the user access to any keys they have permission for across the business's network of SmartBoxes. Codes can be changed or revoked by the administrator at any time.

What is a Key Code in Keycafe and how is it different from an Access Code?

A Key Code is associated with a specific key rather than with a user. Anyone who has the Key Code can pick up the associated key, which makes it useful for quick handoffs, one-time pickups, or situations where no Keycafe fob is attached to the key. An Access Code, by contrast, is tied to a specific user and grants them access to whichever keys they have permission for.

What is a Booking Code in Keycafe?

A Booking Code is a one-time-use code generated for a specific guest or visitor and tied to a specific time window. It's commonly used for hotels, short-term rentals, and car rental companies. The code is delivered to the user by email, SMS, or the Keycafe app, along with a scannable QR code, and it expires at the end of the booking period.

Can guests pick up keys without using the Keycafe app?

Yes. Booking codes can be entered manually at the SmartBox, scanned as a QR code from the email or SMS the guest receives, or accessed in the Keycafe app. Guests don't need to download anything to pick up a key, which is one of the reasons booking codes are commonly used in hospitality and short-term rental workflows.

Does Keycafe support two-factor authentication?

Yes. Administrators can enable two-factor authentication for users authenticating by phone number, which requires either a personal PIN or an SMS code in addition to the phone number. This adds a layer of security for sensitive workflows while keeping authentication straightforward for users.

Can different users in the same organization use different authentication methods?

Yes. Authentication methods are set per user, so an organization can have some staff using badges, others using access codes, and guests using booking codes, all on the same SmartBox network. Methods can also be changed for any user at any time as roles or workflows change.

Does Keycafe integrate with property management or fleet software?

Yes. Keycafe integrates with Airbnb, Fleetio, Guesty, Hostaway, RentHub, and other partner apps used to manage properties and vehicles. These integrations can automate booking creation, generate access or booking codes, and handle communication with guests or staff so key access stays in sync with reservations and assignments.

Can administrators set time-based restrictions on key access?

Yes. Time shifts let administrators limit a user's key access to a pre-specified time frame, such as standard business hours, a specific shift, or the duration of a booking. This applies to any user being granted access to a key or group of keys.

Can Keycafe send reminders when keys aren't returned?

Yes. Programmable alerts can be configured per key or key group, and they automatically send notifications by SMS or email after a key has been checked out for a specified amount of time, or after a booking or shift has ended. A common use is reminding staff at the end of their shift to return their keys before the next shift starts.

Features Update

طرق مصادقة Keycafe الثمانية

6 minutes

Written by Jason Crabb

نُشر في May 2, 2026

Go Back

المؤلف

Jason Crabb

CMO

Jason Crabb is the Co-Founder and CMO of Keycafe, a global leader in key management systems and electronic key lockers. A named patent holder in physical key management, he has spent 13+ years helping property managers, hospitality operators, auto dealerships, and fleet teams modernize how they secure and track keys.

الوسوم

Business Key Management Auto Dealerships Car Rental Co-Working Features Update First Responders Fleet Management Hotels Product Update Property Management Trucking & Transport

هل لديك مفاتيح؟ لدينا حلول.

بغض النظر عن مجال عملك، من المحتمل أن يكون لديك مفاتيح تحتاج إلى تتبعها، ربما لسيارات أو مكاتب أو غرف فندقية أو إيجارات قصيرة الأجل أو أي شيء آخر. سواء كان لديك مفتاح واحد أو الآلاف، تساعد Keycafe على ضمان حصول الأشخاص الذين تثق بهم فقط - سواء كانوا موظفين أو مقاولين أو مستأجرين أو عملاء - على الوصول إليها.

باختصار، يعمل نظام Keycafe على النحو التالي: تخزن الشركات المفاتيح في أحد أجهزة SmartBoxes المعيارية لدينا، والتي يمكن توسيعها لتتسع لمئات المفاتيح. يتم وضع علامة على جميع المفاتيح بواسطة Keycafe NFC fob فريد وقابل للتعريف. يمكن للمستخدمين استلام المفاتيح التي يحتاجونها (والمفاتيح التي يحتاجونها فقط) عن طريق المصادقة على هويتهم باستخدام إحدى الطرق المتعددة.

في كل مرة يتم فيها استلام مفتاح أو تسليمه في SmartBox، يتم تسجيل وقت وموقع المعاملة. نظرًا لأنك وفريق عملك تعرفون دائمًا من يمتلك أي مفتاح، ستوفرون الوقت والقلق والإحباط الناتج عن الاضطرار إلى البحث عن المفاتيح المفقودة.

لأن كل عمل مختلف، تم تصميم برنامج Keycafe ليكون مرنًا. يمكنك اختيار أي من طرق المصادقة الثماني المختلفة لدينا الأنسب لك ولفريقك وتخصيص برنامجنا ليناسب احتياجات سير عملك الفريدة.

8 طرق للمصادقة

في كل مرة تنشئ فيها مستخدمًا جديدًا، يمكنك اختيار كيفية مصادقته. يمكن تغيير وتحديث الطرق مع تغير سير العمل واحتياجات المستخدمين، لذلك لن تكون مقيدًا بطريقة محددة أبدًا.

للموظفين والمستخدمين الموثوقين والمنتظمين

رمز الوصول

يتم تمكين رموز الوصول من قبل مسؤول العمل عند إنشاء مستخدمين جدد. يمكن تخصيصها أو إنشاؤها عشوائيًا، ويمكن تغييرها أو إلغاؤها في أي وقت من قبل المسؤول. يمنح هذا المستخدم الوصول إلى أي مفتاح تم منحه الإذن به في شبكة SmartBoxes الخاصة بالعمل.

رمز QR

يتم منح المستخدمين الذين يمتلكون تطبيق Keycafe تلقائيًا رمز QR خاصًا بهم، والذي يمكن مسحه ضوئيًا بواسطة كاميرا SmartBox MS5. هذه طريقة مصادقة سريعة وسهلة للمستخدمين الذين يحملون هواتف ذكية بالفعل، مما يلغي الحاجة إلى حفظ رمز.

رقم الهاتف

يمكن للمستخدمين المصادقة على هويتهم باستخدام رقم الهاتف الذي سجلوا به حسابهم. لمزيد من الأمان، يمكن لمسؤول العمل تمكين المصادقة الثنائية، والتي ستتطلب من المستخدمين إدخال رقم تعريف شخصي (PIN) أو رمز يتم إرساله عبر الرسائل القصيرة بعد إدخال رقم هاتفهم. يتطلب هذا بعض الوقت الإضافي، بالطبع، لكنه لا يختلف كثيرًا عن تسجيل الدخول إلى حساب مصرفي عبر الإنترنت. بالإضافة إلى ذلك، أرقام الهواتف سهلة التذكر، مما يجعل هذه الطريقة مريحة لمعظم المستخدمين.

تطبيق الهاتف المحمول

تلغي طريقة تطبيق الهاتف المحمول الحاجة إلى حفظ رموز الوصول وأرقام التعريف الشخصية (PINs). يقوم المستخدمون ببساطة بتسجيل الدخول إلى تطبيق Keycafe للهاتف المحمول وتحديد المفتاح الذي يرغبون في استلامه لفتح خانة SmartBox التي يوجد بها.

للمستخدمين الذين لديهم حق الوصول إلى عدد كبير من المفاتيح، يُعد تطبيق Keycafe للهاتف المحمول الطريقة الأكثر فعالية لعرض حالة وتاريخ جميع المفاتيح التي لديهم إذن بها. يتيح التطبيق للمستخدمين البحث عن مفتاح واستلامه بسرعة دون التفاعل مع SmartBox مباشرة.

شارة المستخدم

تلغي شارة المستخدم الحاجة إلى حفظ الرموز أو حمل هاتف. يقوم المستخدمون ببساطة بلمس الـ fob أو الشارة على ماسح SmartBox الضوئي للمصادقة على هويتهم. تكشف شاشة SmartBox عن المفاتيح التي تم منحهم الوصول إليها، ويمكن للمستخدم بعد ذلك تحديد المفاتيح التي يرغب في استلامها.

يمكن أن تكون شارة Keycafe إما fob مادية أو ملصقًا يمكن وضعه على بطاقة هوية الموظف، أو بطاقة عمل، أو أي شيء آخر يحمله المستخدمون بانتظام. شارات المستخدم مثالية للموظفين الذين يصلون إلى أعداد صغيرة من المفاتيح بانتظام.

شارة العميل (أحضر بطاقة NFC الخاصة بك)

إذا كانت مؤسستك تصدر بالفعل شارات موظفين تدعم NFC أو بطاقات دخول للشركات، تتيح لك Keycafe الآن استخدام نفس هذه الاعتمادات في SmartBox بدلاً من إصدار شارة Keycafe منفصلة. باستخدام ميزة ربط الشارات، يمكن للمسؤولين ربط شارة شركة موجودة بمستخدم Keycafe مباشرة من لوحة تحكم المسؤول.

يعمل هذا مع بيانات اعتماد NFC الخاصة بالشركات والمستخدمة على نطاق واسع، بما في ذلك بطاقات MIFARE DESFire EV3 8K، وهو معيار NFC عالي الأمان يتم نشره عادةً في أنظمة التحكم في الوصول للمؤسسات. بمجرد ربط شارة المستخدم الموجودة، يقوم بلمسها على ماسح SmartBox الضوئي تمامًا كما يفعل مع أي قارئ آخر في مبناهم، ويعرض SmartBox المفاتيح التي لديهم إذن باستلامها.

شارات العملاء مثالية للمؤسسات التي لديها بالفعل نظام للتحكم في الوصول وترغب في توسيع نطاق بيانات اعتمادها الحالية لتشمل Keycafe بدلاً من الاحتفاظ بشارتين منفصلتين. يحمل الموظفون بطاقة واحدة بدلاً من اثنتين، وتقوم فرق تكنولوجيا المعلومات والمرافق بضم مستخدمين جدد من خلال نفس سير العمل الذي يستخدمونه بالفعل للوصول إلى المباني، ويتم تبسيط عملية فصل الموظفين لأن إلغاء اعتماد شركة واحد يقطع الوصول إلى المبنى والوصول إلى المفتاح في نفس الوقت.

رمز المفتاح

رموز المفاتيح هي رموز مرتبطة بمفتاح وليس بمستخدم. يمكن استخدامها من قبل أي شخص يعرف الرمز، بغض النظر عن الإذن، لاستلام مفتاح. وهذا مفيد لسير العمل حيث يُرغب في تبادل سريع وبسيط للمفاتيح.

كما أنها مثالية لعمليات الاستلام لمرة واحدة عندما لا يكون هناك fob مرفق بالمفتاح، مثل استلام العميل لسيارة بعد ساعات العمل في وكالة سيارات.

للضيوف أو الزوار لمرة واحدة

رمز الحجز

للفنادق، والإيجارات قصيرة الأجل، وشركات تأجير السيارات، والاستخدامات الأخرى لمرة واحدة، لا شيء يضاهي راحة نظام الحجز لمرة واحدة لدينا. يتم إرسال رموز الحجز إلى المستخدمين عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل القصيرة أو يمكن الوصول إليها في تطبيق Keycafe. يمكن للمستخدمين استخدام هذا الرمز لاستلام المفتاح المرتبط به خلال الإطار الزمني الذي يحدده منشئ الحجز. وهي استخدام لمرة واحدة وتنتهي صلاحيتها بنهاية فترة الحجز.

يتضمن كل بريد إلكتروني ورسالة قصيرة رمز QR يمكن مسحه ضوئيًا بدلاً من إدخال الرمز الفعلي.

خصّص سير عملك بتنبيهات مخصصة، وأطر زمنية، وتكاملات مع الشركاء

بناءً على وضعك، قد ترغب في تخصيص سير عملك لتحقيق كفاءة إضافية. تقدم Keycafe بعض الطرق للقيام بذلك.

يمكن تعيين التنبيهات القابلة للبرمجة وتخصيصها من قبل المسؤولين لمفاتيح معينة أو مجموعات مفاتيح. سترسل تلقائيًا إشعارًا عبر الرسائل القصيرة أو البريد الإلكتروني إلى مسؤول المفتاح، أو المستخدم، أو أي شخص آخر داخل المؤسسة بعد فترة زمنية محددة (دقائق، ساعات، أو أيام) بعد استلام المفتاح أو بعد فترة زمنية محددة بعد انتهاء الحجز أو المناوبة. أحد الاستخدامات الشائعة هو تذكير الموظفين في نهاية المناوبة بإعادة مفاتيحهم، وبالتالي منع فقدان المفاتيح للمناوبة التالية.

تتيح التحولات الزمنية للمسؤولين تقييد وصول المستخدم إلى المفتاح ضمن إطار زمني محدد مسبقًا، مثل ساعات العمل العادية أو المناوبة الليلية. يمكن تطبيق التحولات الزمنية في أي وقت يتم فيه منح المستخدم حق الوصول إلى مفتاح أو مجموعة من المفاتيح.

أخيرًا، تم تصميم Keycafe للتكامل بسلاسة مع قائمة متزايدة من تطبيقات الشركاء بما في ذلك Airbnb، وFleetio، وGuesty، وRentHub. إذا كنت تستخدم أحد هذه التطبيقات لإدارة العقارات أو المركبات، يمكنك أتمتة إنشاء الحجوزات، وتوليد رموز الوصول، والتواصل مع الضيوف/الموظفين.

هل ترغب في معرفة كيف يمكن لـ Keycafe تبسيط عملك بسير عمل مخصص؟ اتصل بفريق المبيعات لدينا اليوم لطلب عرض توضيحي للمنتج.