How can organizations provide system access to staff who do not have a company email or phone number?

A new user category called "SmartBox Users" allows administrators to create staff profiles without requiring an email address or phone number for registration. These individuals can access the keys they have permission for by using a unique, auto-generated access code or a physical User Badge. This update simplifies onboarding for teams where employees may not have individual digital contact information.

What resources are available to help train staff and minimize errors during key exchanges?

Keycafe has released a series of instructional posters that detail the proper steps for picking up and dropping off keys. These posters can be printed and placed directly next to a SmartBox to serve as a quick reference for staff. Each poster also includes a QR code that links to a video demonstration, providing a visual guide to help new employees understand the system.

Can the system manage different levels of security for different types of keys?

Yes, administrators can organize keys into specific "Key Groups" and assign granular permissions at the user or group level. For example, a facility manager might allow all cleaning staff access to general utility rooms while restricting server room or executive office keys to a smaller, more senior team. This layered approach allows a single cabinet to serve the entire organization while maintaining strict control over high-security assets.

How can organizations provide system access to staff who do not have a company email or phone number?

A new user category called "SmartBox Users" allows administrators to create staff profiles without requiring an email address or phone number for registration. These individuals can access the keys they have permission for by using a unique, auto-generated access code or a physical User Badge. This update simplifies onboarding for teams where employees may not have individual digital contact information.

What resources are available to help train staff and minimize errors during key exchanges?

Keycafe has released a series of instructional posters that detail the proper steps for picking up and dropping off keys. These posters can be printed and placed directly next to a SmartBox to serve as a quick reference for staff. Each poster also includes a QR code that links to a video demonstration, providing a visual guide to help new employees understand the system.

Can the system manage different levels of security for different types of keys?

Yes, administrators can organize keys into specific "Key Groups" and assign granular permissions at the user or group level. For example, a facility manager might allow all cleaning staff access to general utility rooms while restricting server room or executive office keys to a smaller, more senior team. This layered approach allows a single cabinet to serve the entire organization while maintaining strict control over high-security assets.

Features Update

تحديثات ميزات Keycafe الجديدة - أغسطس 2022

2 minutes

Written by Gideon Leung

نُشر في August 30, 2022

Go Back

تحديثات Keycafe الجديدة: مستخدمي SmartBox، رموز الوصول المكونة من 6 أرقام، الخطط السنوية، وملصقات إرشادية لإدارة مفاتيح أبسط وأكثر أمانًا.

المؤلف

Gideon Leung

Product Marketing Manager

Gideon Leung is the Marketing Manager at Keycafe, leading global marketing and serving as the company's product expert. He writes the technical documentation, feature announcements, product updates, and how-to guides that help customers worldwide get the most out of the platform.

الوسوم

Features Update Business Key Management

أنشئ مستخدمين بدون رقم هاتف أو عنوان بريد إلكتروني

لم يعد يُطلب من الموظفين تقديم رقم هاتف/عنوان بريد إلكتروني للوصول إلى المفاتيح!

يمكن الآن إنشاء فئة مستخدمين جديدة تسمى **مستخدمو SmartBox** للموظفين دون الحاجة لتسجيل حساب مع Keycafe.

ما عليك سوى تزويد الموظفين برمز الوصول الفريد الذي يتم إنشاؤه تلقائيًا أو شارة المستخدم، ويمكنهم الوصول إلى المفاتيح التي مُنحوا صلاحية لها.

تعرف على مستخدمي SmartBox وأنشئهم.

رموز وصول بسيطة وقابلة للتتبع

يتم الآن تعيين **رمز وصول** عشوائي وفريد مكون من 6 أرقام لجميع المستخدمين، يمكن استخدامه للوصول إلى المفاتيح التي مُنحوا صلاحية لها. يمكن للمسؤولين تعديل هذه الرموز (4-6 أرقام) أو تعطيلها.

رموز الوصول متاحة لكل من المستخدمين الكاملين ومستخدمي SmartBox، وهي بديل مريح (وأكثر أمانًا) لأرقام الهواتف.

ابدأ باستخدام رموز الوصول الآن.

وفر بالتحول إلى خطة سنوية

نقدم الآن خيارًا سنويًا لكل من خططنا Lite و Premium، بسعر أقل مقارنة بالخطط الشهرية. لم تتغير ميزات الخطة.

اتصل بنا لتوفير المال على خطتك عن طريق التحول إلى الدفعات السنوية!

اطلع على الخطط السنوية الجديدة.

ملصقات إرشادية لموظفيك

بناءً على طلب مستخدمينا المتكرر، قمنا بإنشاء ملصقات إرشادية لكل طريقة من طرق استلام وتسليم المفاتيح!

يمكن طباعة هذه الملصقات ووضعها بجوار SmartBox الخاص بك، مما يضمن معرفة الموظفين بالخطوات الصحيحة. يحتوي كل ملصق أيضًا على رمز QR يربط بعرض فيديو توضيحي للخطوات.

قلل أخطاء تبادل المفاتيح وساعد الموظفين الجدد على فهم النظام اليوم!

قم بتنزيل ملصقات لـ: