كيف أتمتت BGA Location الوصول إلى مفاتيح المركبات وقللت الاعتماد على الموقع

BGA Location هي شركة لتأجير المركبات تعمل في جميع أنحاء منطقة بوردو، وتدير أسطولًا يضم ما يقرب من 300 إلى 400 سيارة ومركبة نفعية موزعة على عدة وكالات. يتمحور عملها الأساسي حول تقديم خدمات تأجير مرنة وموثوقة للعملاء من الأفراد والمهنيين على حد سواء. مع وجود مواقع متعددة وعدد كبير من المركبات لإدارتها، سرعان ما واجهت الشركة تحديات لوجستية وتشغيلية أعاقت الكفاءة وتجربة العملاء.

قبل تطبيق Keycafe، كانت الشركة تعتمد كليًا على الإدارة اليدوية للمفاتيح، مما خلق اعتمادًا كبيرًا على الموظفين المتواجدين في الموقع. كان استلام المركبات وإرجاعها مرتبطًا بشكل صارم بساعات العمل الرسمية، مما حدّ من مرونة العملاء وأنشأ اختناقات في الجدولة. تطلبت كل عملية تأجير حضور الموظفين لتسليم المفاتيح واستلامها، مما زاد من عبء العمل وأبطأ العمليات. بالإضافة إلى ذلك، فإن الافتقار إلى الرؤية في الوقت الفعلي لعمليات إرجاع المركبات جعل تتبع الأسطول بدقة أمرًا صعبًا. أثرت هذه التحديات على الكفاءة التشغيلية والاستقلالية، وفي نهاية المطاف على تجربة العملاء، مما سلط الضوء على الحاجة إلى حل أكثر آلية ومرونة.

اعتمدت BGA Location نظام Keycafe SmartBox لإدارة المفاتيح لأتمتة عملية إدارة مفاتيح مركباتهم بالكامل.

بمجرد إبرام عقد الإيجار، يرسل الفريق إلى العميل ملخص الإيجار، وكذلك رمز دخول فريد يولده Keycafe. يمكن للعملاء بعد ذلك استلام مركبتهم بشكل مستقل عن طريق إدخال الرمز في SmartBox، فيقوم بفتح الخزانة التي تحتوي على مفتاحهم. يتم تخزين كل مفتاح مركبة مع Keycafe fob يحدد المفتاح، مما يتيح تتبعًا آمنًا طوال دورة حياة الإيجار.

عند إرجاع المركبة، يقوم العميل ببساطة بمسح Keycafe fob ضوئيًا في SmartBox. تفتح الخزانة تلقائيًا، ويتم إيداع المفتاح دون أي تدخل من الموظفين.

أحدثت Keycafe تحولاً كبيراً في النموذج التشغيلي لـ BGA Location. قللت الشركة بشكل كبير اعتمادها على الموظفين في الموقع، مما أتاح إتمام عمليات التأجير والإرجاع بشكل ذاتي. أصبحت عملية التأجير بأكملها مؤتمتة بالكامل الآن، بدءًا من التحقق من العقد وحتى إرجاع المركبة.

حقق هذا التحول توفيراً واضحاً في الوقت، وزيادة في الحرية التشغيلية، وعائداً استثمارياً قابلاً للقياس، وتجربة عملاء أكثر سلاسة واحترافية.

كما وفرت Keycafe رؤية شاملة للأسطول، مما أتاح للفريق معرفة مكان المركبات، ومن يستخدمها، ومتى يتم إرجاعها، وهو تحسن كبير مقارنة بنظامهم اليدوي السابق.