كيف أتمتت Vest Bilutleie تأجير السيارات على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع مع Keycafe

تقدم شركة Vest Bilutleie خدمات تأجير السيارات في جميع أنحاء غرب النرويج. وقبل Keycafe، كانت الشركة تعتمد على الموظفين لتسليم المفاتيح يدوياً، مما يعني أن كل عملية استلام وإرجاع كانت تتطلب وجود موظف في المكان والوقت المحددين.

وكانت إدارة عمليات التأجير خارج ساعات العمل الرسمية صعبة للغاية، حيث كان يتعين على الموظفين في كثير من الأحيان القيادة إلى مواقع المركبات فقط لمساعدة العملاء. بالإضافة إلى ذلك، تسببت خزائن المفاتيح السابقة لديهم في إبطاء عمليات الاستلام؛ إذ لم يكن بالإمكان مشاركة تفاصيل الوصول إلا بعد أن تصبح المركبة جاهزة ويكون المفتاح داخل الصندوق فعلياً. ومع تخطيط الشركة للنمو وتطوير منصة التأجير الخاصة بها، باتت بحاجة إلى استراتيجية جديدة كلياً لإدارة المفاتيح.

اختارت Vest Bilutleie نظام Keycafe كبديل حديث لخزائن المفاتيح الحالية لديها. وتسهم واجهته البديهية وحجيرات المفاتيح الفردية في جعل عمليات الاستلام أكثر بساطة وسرعة لكل من العملاء والموظفين على حد سواء.

يحجز العملاء الآن عبر موقع Vest Bilutleie الإلكتروني ويتلقون رسالة نصية قصيرة تتضمن تفاصيل الاستلام بمجرد إنشاء حجزهم. ويكتفي الموظفون بوضع مفتاح السيارة في SmartBox بمجرد اكتمال التجهيزات. علاوة على ذلك، تم دمج Keycafe مباشرة في نظام الحجز الخاص بـ Vest Bilutleie عبر API، مما يتيح مزامنة الحالات تلقائيًا عند استلام المفاتيح أو إعادتها، وإرسال تنبيهات عبر البريد الإلكتروني إلى الموظفين.

وكما يوضح الشريك المؤسس والرئيس التنفيذي توماس توفتا لوبيرغ: "يمكننا معرفة وقت استلام السيارة وإعادتها بدقة تامة، دون أي مجال للتخمين."

بدأت شركة Vest Bilutleie في ملاحظة الفوائد التشغيلية لـ Keycafe خلال الأسبوع الأول إلى الأسبوعين الأولين. ونظراً لأن العملاء بات بإمكانهم الآن استلام المركبات وإعادتها في أي وقت، لم يعد الموظفون يهدرون الوقت في الانتقال إلى المواقع لإتمام عمليات التسليم في أوقات متأخرة من الليل أو في الصباح الباكر. كما أصبح الفريق قادراً على خدمة عدة عملاء في وقت واحد، مما أتاح للشركة زيادة حجم التأجير دون الحاجة إلى توظيف كوادر إضافية.

كما أحدث سير العمل المؤتمت تحولاً في التنسيق الداخلي بين أفراد الفريق؛ فبفضل المزامنة الفورية والتنبيهات المؤتمتة، بات لدى الفريق رؤية دقيقة ولحظية لكل مركبة عبر مختلف فروعه. ويقضي ذلك على قدر كبير من الأعباء الإدارية والتخمين في العمليات اليومية، مما يضع Vest Bilutleie في موقع مثالي لدعم مسيرة النمو المستمر في جميع أنحاء غرب النرويج.