تتتبع إدارة شرطة أرانساس باس مفاتيح سيارات الدوريات باستخدام Keycafe

مع ما يقرب من 10,000 نسمة، تُعدّ أرانساس باس، تكساس مدينة صغيرة، لكن هذا لا يعني أن قسم شرطتها غير مشغول. يعمل اثنان وثلاثون ضابطاً، وتسعة من ضباط الاتصالات، واثنان من ضباط مكافحة الحيوانات، واثنان من الموظفين الإداريين، وبضعة متطوعين على مكافحة الجريمة، وتوفير ضباط الموارد المدرسية، وإطلاع المجتمع على اللوائح الجديدة، وهم مسؤولون عن خدمات الحيوانات، كما يقدمون دروساً للدفاع عن النفس للمدنيين.

مع انشغالهم الكامل بالحفاظ على سلامة المجتمع، لا يحتاج موظفو قسم شرطة أرانساس باس إلى إضاعة الوقت في البحث عن المفاتيح. لم تكن المفاتيح تُوضع في غير مكانها فحسب، بل كانت بطاقات الائتمان الخاصة بالقسم تُفقد أيضاً، مما يؤدي إلى الإحباط وإضاعة الوقت. كانت تُستخدم سجلات ورقية لتسجيل الخروج، لكنها كانت تُتجاهل في معظم الأحيان. علاوة على ذلك، كانت جميع المفاتيح وبطاقات الائتمان متاحة لجميع الموظفين، مما يجعل إدارة الصلاحيات والتنظيم كابوساً.

أثبتت Keycafe SmartBox أنها الحل الأمثل.

"مفاتيح مركبات الدورية الخاصة بنا تُخزّن في الصندوق،" يقول ديفيد أوفالتر، مدير تكنولوجيا المعلومات في الشرطة. "عندما يبدأ الضباط مناوبتهم، سيجدون مفتاح وحدتهم داخل تطبيق Keycafe للهاتف المحمول ويستلمونه من الصندوق. في نهاية مناوبتهم، يُعيدونه باستخدام شاشة اللمس الموجودة على الصندوق." نظرًا لأن كل ضابط يتم تحديده بواسطة حسابه في Keycafe أثناء تسجيل الدخول إلى تطبيق الهاتف المحمول، فلا يمكن تجاهل السجل الرقمي كما كان الحال مع السجل الورقي.

كان المكتب يواجه صعوبة أيضًا في الحفاظ على أمان بطاقات الائتمان الخاصة بالقسم مع إتاحتها للموظفين المصرح لهم عند الحاجة. صناديق SmartBox ذات نمط الخزائن تسمح بتخزين الأشياء الصغيرة بالإضافة إلى المفاتيح، لذا كان استخدامها لبطاقات الائتمان منطقيًا تمامًا. الآن، تُزوّد جميع مفاتيح القسم بـ Keycafe fob، ويتم إنشاء سجل في كل مرة يتم فيها استلام أو إرجاع مفتاح أو بطاقة ائتمان من صندوق القفل. بالإضافة إلى ذلك، يمكن الآن تقييد استخدام المفاتيح وبطاقات الائتمان على الموظفين المؤهلين لاستخدامها، مما يزيل مخاطر الاستخدام غير المصرح به.

"كانت Keycafe الحل الوحيد الذي وجدناه والذي قدّم حلًا بنمط صناديق الخزائن،" يقول أوفالتر. "[إنه] مصمم ليكون مرنًا لتلبية احتياجات العميل."

لم يعد يتعين على الضباط وأفراد القوة الآخرين البحث المحموم عندما تفقد بطاقات الائتمان أو مفاتيح مركبات القسم. قبل استخدام Keycafe، كان على القسم إرسال بريد إلكتروني جماعي والانتظار حتى يستجيب الموظفون. بفضل السجلات التي يتم إنشاؤها تلقائيًا بواسطة نظام Keycafe، فإنهم يعرفون دائمًا من كان آخر من أخذ المفتاح. وفقًا لرئيس الشرطة إريك بلانشارد، فإن "مستوى الضيق في القسم المتعلق بهذه المشكلات في أدنى مستوياته على الإطلاق".

"الجميع يحب النظام"، يقول أوفالتر. "لقد وفر علينا الكثير من الوقت في تتبع المفاتيح. الآن إذا فُقد مفتاح، نعرف بالضبط أين نذهب للعثور عليه."