Wenn Sie als Hausverwalter für die Betreuung der Immobilien Ihrer Kunden zuständig sind, ist die organisierte Verwaltung ihrer Schlüssel wahrscheinlich eine Top-Priorität. Ein modernes Schlüsselmanagementsystem vereinfacht nicht nur die Administration, sondern erhöht auch die Gesamteffizienz Ihres Unternehmens.
Hier werden wir darüber sprechen, warum jedes Mehrfamilienhaus-Verwaltungsunternehmen in ein solides Schlüsselsystem investieren sollte. Lesen Sie weiter, um die Grundlagen des modernen Schlüsselmanagements zu erfahren und warum es wichtig ist, dass Sie so schnell wie möglich umsteigen.
Schlüsselinventar verfolgen
Traditionell nutzten Hausverwalter Boxen, Schließfächer oder Tresore, um Schlüssel physisch zu verwalten. Mitarbeiter und Mieter konnten Schlüssel in diese Fächer legen. Dies ist jedoch nicht sicher, da Unbefugte Schlösser leicht knacken und Schlüssel aus den Boxen stehlen können.
Cloud-basierte Schlüsselmanagementsysteme sind eine moderne Alternative. Sie ermöglichen es Ihnen, die Schlüssel zu den Immobilien Ihrer Kunden über ein Online-Dashboard zu verfolgen. Jeder Schlüssel ist mit einem einzigartigen NFC fob versehen, der beim Abholen und Zurückgeben des Schlüssels gescannt wird.
Von jedem Gerät aus erhalten Sie einen klaren Überblick über den Status jedes Schlüssels. Sie können sehen, wer zuletzt einen Schlüssel entnommen hat und wie die Übergabekette für jeden Schlüssel aussieht. Sie können Schlüssel auch in Gruppen organisieren und mehrere Standorte verwalten, um sicherzustellen, dass Sie alle Schlüssel Ihrer Kunden im Blick behalten.
Mehr Kontrolle
Das Verfolgen Ihrer Schlüssel gibt Ihnen und Ihren Kunden Sicherheit. Es stellt auch sicher, dass Sie keine Schlüssel verlieren und dass sie nicht in die falschen Hände geraten. Dies ist ein großartiger erster Schritt zur effizienten Schlüsselverwaltung, da es Ihnen das nötige Wissen vermittelt.
Dieses Wissen wäre jedoch nutzlos ohne die Kontrolle, die ein Schlüsselmanagementsystem für Immobilien bietet. Sie können über Ihr Desktop- oder mobiles Dashboard steuern, wer Zugriff auf Schlüssel hat. Das bedeutet, dass Sie Schlüssel bestimmten Mietern, Kurzzeitgästen oder Wartungspersonal zuweisen können, um ihnen exklusiven Zugang zu Räumen und eingeschränkten Bereichen zu ermöglichen.
Funktionen für einmaligen Zugang
Sie können bestimmten Personen auch einen zeitlich begrenzten Zugang gewähren. Einige Dienstleister wie Reinigungspersonal und Wartungstechniker benötigen nur zu bestimmten Stunden Zugang zum Gebäude. Sie können Berechtigungen so einstellen, dass die Schlüssel nur während ihres vordefinierten Zeitfensters zugänglich sind. Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass Schlüssel außerhalb der Arbeitszeiten verwendet werden.
Ein vollständig cloud-basierter Dienst ermöglicht es Ihnen, Ihr Schlüsselinventar in Echtzeit zu steuern. Sie müssen sich keine Sorgen machen, von einer plötzlichen und dringenden Zugriffsanfrage überrascht zu werden und zum Standort eilen zu müssen. Die vollständige Kontrolle ist nur einen einfachen Klick entfernt.
Das bedeutet auch, dass Sie bestimmten Personen ganz einfach einen einmaligen Zugang zu einem Bereich ermöglichen können. Wenn zum Beispiel jemand kommt, um ein Problem an einer Immobilie zu beheben oder Geräte auszutauschen, benötigt er möglicherweise einen Schlüssel für den einfachen Zugang zum Bereich. Sie können den Zugang kurzfristig oder gar ohne Vorankündigung einrichten, und der Dienstleister kann den Schlüssel selbst abholen, ohne dass Personal vor Ort sein muss.
Wenn sie ihre Arbeit abgeschlossen haben, können sie den Schlüssel selbst zurückgeben, ebenfalls ohne dass Personal die Übergabe überwachen muss. Dies ist eine einfache und effektive Methode, um jederzeit zu wissen, wer Zugang zu Ihrer Immobilie hat.
Einfachere Objektbesichtigungen
Ein gutes Schlüsselmanagementsystem ermöglicht auch selbstgeführte und kontaktlose Objektbesichtigungen. Dies ist in einer Post-COVID-Welt äußerst beliebt geworden. Angesichts der Tatsache, dass kontaktlose Besichtigungen die Verbreitung von Keimen einschränken und potenziellen Mietern ermöglichen, die Immobilie nach ihrem eigenen Zeitplan zu besichtigen, kann dies eine hervorragende Funktion sein, die Sie anbieten können.
Mit Keycafe können vorab geprüfte Mieter Schlüssel selbst abholen. Sie als Hausverwalter können die Nutzung von Schlüsseln für Mieter und/oder deren Makler, die die Wohnung besichtigen, genehmigen. Sie können die Immobilie dann in ihrem eigenen Tempo besichtigen, bevor sie die Schlüssel selbst zurückgeben.
Interessierte Mieter können die Immobilie persönlich statt online besichtigen. Dies erhöht Ihre Zufriedenheitsraten und die Wahrscheinlichkeit, gute Mieter zu finden. Menschen werden sich bei ihren Entscheidungen, einen Mietvertrag zu unterschreiben, sicherer fühlen.
Da Sie eine Benachrichtigung erhalten, wenn der Schlüssel zurückgegeben wird (oder wenn der Schlüssel nicht pünktlich zurückgegeben wird), können Sie von überall auf der Welt sicherstellen, dass Objektbesichtigungen planmäßig verlaufen.
Erhöhte Verantwortlichkeit
Die Organisation von Schlüsseln ist für Hausverwalter aus vielen Gründen wichtig, kann aber auch eine rechtliche Frage sein. Wenn Sie mit einem Schlüsselmanagementsystem arbeiten, entfällt die Notwendigkeit für individuelle Schlüsselkästen. In vielen Fällen sind diese Kästen nicht nur unansehnlich – sie sind in vielen Gemeinden auch illegal.
Schlüsselmanagementsysteme erhöhen die rechtliche Verantwortlichkeit Ihrer Immobilienverwaltungsgesellschaft. Schlüssel werden innerhalb gesetzlicher Grenzen gelagert, verwaltet und verteilt.
Sie machen auch Personal und Gäste für die Schlüssel, die sie nutzen dürfen, verantwortlich.
Mitarbeiter und Besucher können nicht ungestraft mit Schlüsseln verschwinden. Wenn doch, können Sie sehen, dass sie der letzte Nutzer waren, der einen Schlüssel entnommen hat. Jede Schlüsselabholung und -rückgabe wird notwendigerweise mit der Uhrzeit und dem Ort des Vorgangs sowie der Identität des Nutzers, der den Schlüssel entnommen hat, protokolliert.
Die Nutzerinformationen sind auch über das Keycafe Dashboard deutlich zugänglich. Das bedeutet, dass diejenigen, die Schlüssel abholen, stets für deren Rückgabe verantwortlich gemacht werden. Sie müssen sich keine Sorgen um Diebstahl oder versehentliches Mitnehmen machen.
Investieren Sie noch heute in ein Schlüsselmanagementsystem
Ein Schlüsselmanagementsystem ist für alle Hausverwalter unerlässlich. Nachdem Sie nun die Grundlagen dieser Systeme kennen, ist es an der Zeit, nach den besten Lösungen für Ihr Immobilienverwaltungsgeschäft zu suchen.
Keycafe hat sich der Verwaltung von Schlüsselbeständen für Ihr Gebäude, Mieter und Personal verschrieben. Kontaktieren Sie unsere Experten bei allen verbleibenden Fragen und fordern Sie noch heute ein Angebot für Ihr neues Schlüsselmanagementsystem an.
