Während sich die Technologie weiterentwickelt, bleibt Keycafe an der Spitze der Innovation in der Geschäfts-Schlüsselmanagement-Branche. Wir freuen uns, unsere neueste Software-Erweiterung bekannt zu geben: die Einführung von Organisationsadministratoren. Diese Funktion wurde entwickelt, um das Schlüssel- und Zugangsmanagement für Unternehmen und Organisationen jeder Größe zu optimieren und bietet eine nahtlose und effiziente Lösung für mehrere Manager gleichzeitig.
Organisationen verstehen
In der Keycafe Software repräsentiert eine „Organisation“ eine eigenständige Einheit mit eigenen Benutzern, Schlüsseln, Berechtigungen, Gruppen, Standorten, SmartBoxes und Kontoeinstellungen. Wenn Sie ein Keycafe Konto erstellen, einen Standort hinzufügen und eine SmartBox anschließen, werden Sie zum Kontoinhaber, und Ihr Unternehmen wird zu Ihrer Keycafe „Organisation“.
Mit unserem neuesten Update haben Sie nun die Möglichkeit, „Organisationsadministratoren“ zu ernennen, die Benutzer, Schlüssel, Gruppen, Standorte und SmartBoxes innerhalb Ihrer Organisation verwalten können, genau wie Sie.
Einführung von Organisationsadministratoren
Organisationsadministratoren sind Mitarbeiter innerhalb Ihrer Organisation, denen eine neue Berechtigungsstufe gewährt wird, die es ihnen ermöglicht, administrative Aufgaben ähnlich denen des Kontoinhabers zu übernehmen. Mit diesem erweiterten Zugriff können sie alle Schlüssel, Zugänge, SmartBoxes und andere Details des Schlüsselmanagements innerhalb des Unternehmens effektiv verwalten, mit Ausnahme der Abrechnungsinformationen.
Diese Erweiterung ermöglicht es Ihnen, Schlüsselmanagementaufgaben zu delegieren und Abläufe zu optimieren, während Sie die Kontrolle über sensible Finanzdaten behalten.
Einrichten eines Organisationsadministrators
Der Prozess zur Einrichtung eines Organisationsadministrators ist unkompliziert und kann in wenigen einfachen Schritten abgeschlossen werden:
Schritt 1 – Einen Mitarbeiter als vollständigen Benutzer einladen:
Melden Sie sich bei Ihrem Keycafe Konto an.
Wählen Sie „+ Hinzufügen“ aus dem Menü.
Wählen Sie „Benutzer“ und dann „Vollständiger Benutzer“.
Geben Sie die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein und klicken Sie auf „Benutzer hinzufügen“. Andere Felder können Sie ignorieren, da sie automatisch ausgefüllt werden, sobald der Mitarbeiter sein Keycafe Konto erstellt hat.
Schritt 2 – Vollständigen Benutzer in einen Organisationsadministrator umwandeln:
Melden Sie sich bei Ihrem Keycafe Konto an.
Wählen Sie „Benutzer“ aus dem linken Menü.
Navigieren Sie zu „Organisationsberechtigung“.
Klicken Sie auf „+ Berechtigung hinzufügen“.
Nach Abschluss hat der Benutzer, den Sie zum Organisationsadministrator ernannt haben, Zugriff auf dieselben Funktionen wie der Kontoinhaber, mit Ausnahme der Abrechnungsdetails. Dies gewährleistet eine reibungslose Koordination und effiziente Verwaltung innerhalb des Keycafe Kontos Ihrer Organisation.
Zwischen Organisationen navigieren
Für den Kontoinhaber ist in der Regel nur eine Organisation mit seinem Keycafe Konto verknüpft. Wenn jedoch einem vollständigen Benutzer die Berechtigung eines „Organisationsadministrators“ erteilt wird, hat er Zugriff auf zwei Organisationen: die Organisation Ihres Unternehmens und seine eigene persönliche Organisation.
Benutzer können einfach zwischen diesen Organisationen navigieren, indem sie den Dropdown-Selektor oben rechts in der Desktop-App verwenden oder in der Telefon-App „Mehr“ auswählen und nach unten scrollen.
Um den Namen Ihrer Organisation zu bearbeiten, öffnen Sie einfach die Keycafe App und befolgen Sie diese Schritte:
Wählen Sie „Mehr“ aus dem linken Menü.
Klicken Sie auf „Organisationen“, dann auf „Über Organisation“.
Wählen Sie „Bearbeiten“ und geben Sie dann einen neuen Namen für Ihre Organisation ein.
Klicken Sie auf „Speichern“.
Einen Organisationsadministrator entfernen
Die Nachverfolgungs- und Überwachungsfunktionen von Key-Orgs führen nicht nur zu Zeiteinsparungen, sondern verbessern auch die Schlüsselverantwortung unter Ihren Mitarbeitern. Dies führt zu weniger verlorenen, verlegten oder gestohlenen Schlüsseln, wodurch die Notwendigkeit einer Neuverriegelung reduziert wird. Dies ist eine kostengünstige Lösung, da sie die mit der Neuverriegelung verbundenen Kosten (die besonders bei modernen Fahrzeugschlüsseln teuer sein können) sowie die Kosten für den Austausch von Schlössern im Falle eines verlorenen oder gestohlenen Schlüssels eliminiert.
Melden Sie sich bei Ihrem Keycafe Konto an.
Wählen Sie „Benutzer“ aus dem linken Menü.
Suchen Sie den Namen des Benutzers, den Sie als Administrator entfernen möchten.
Greifen Sie auf „Organisationsberechtigung“ zu.
Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol neben dem Namen der Organisation.
Indem Sie diese Schritte befolgen, wird der administrative Zugriff des Benutzers auf Ihre Organisation widerrufen, wodurch die Kontrolle und nur der autorisierte Zugriff auf Ihr Schlüsselverwaltungssystem gewährleistet wird.
Abschließende Gedanken zu Key-Orgs am Arbeitsplatz
Wir verstehen, dass die Anpassung an neue Funktionen zusätzliche Unterstützung oder Klärung erfordern kann. Wenn Sie mehr über Organisationen, Organisationsadministratoren oder andere Aspekte der Keycafe Software erfahren möchten, besuchen Sie unser umfassendes Hilfezentrum.
Wenn Sie eine Live-Schulung für Ihre Organisation bevorzugen, empfehlen wir Ihnen, sich an unser engagiertes Success-Management-Team zu wenden. Sie werden Ihnen gerne weiterhelfen und zusätzliche Unterstützung bieten. Kontaktieren Sie uns gerne unter support@keycafe.com.
Bei Keycafe sind wir bestrebt, die effizientesten und benutzerfreundlichsten Schlüsselmanagementlösungen zu liefern. Mit der Einführung von Organisationen und Organisationsadministratoren sind wir zuversichtlich, dass unsere Software Ihrer Organisation verbesserte Kontrolle, Flexibilität und Komfort bieten wird. Bleiben Sie dran für weitere spannende Updates, während wir uns weiterentwickeln und innovieren.
