Schlüssel vorhanden? Wir haben die Lösungen.
Egal in welcher Branche Sie tätig sind, es ist wahrscheinlich, dass Sie Schlüssel haben – vielleicht zu Autos, Büros, Hotelzimmern, Kurzzeitvermietungen oder etwas anderem –, die Sie verwalten müssen. Ob Sie einen Schlüssel oder Tausende besitzen, Keycafe hilft sicherzustellen, dass nur Personen, denen Sie vertrauen – seien es Mitarbeiter, Auftragnehmer, Mieter oder Kunden –, Zugang dazu erhalten.
Kurz gesagt, das Keycafe-System funktioniert wie folgt: Unternehmen lagern Schlüssel in einer unserer modularen SmartBoxes, die auf Hunderte von Schlüsseln erweitert werden kann. Alle Schlüssel werden mit einem einzigartigen und identifizierbaren Keycafe NFC fob markiert. Benutzer können die Schlüssel, die sie benötigen (und nur die Schlüssel, die sie benötigen), abholen, indem sie sich über eine von mehreren Methoden authentifizieren.
Jedes Mal, wenn ein Schlüssel an einer SmartBox abgeholt oder abgegeben wird, werden Uhrzeit und Ort der Transaktion protokolliert. Da Sie und Ihre Teammitglieder immer wissen, wer welchen Schlüssel hat, sparen Sie Zeit, Sorgen und die Frustration, fehlende Schlüssel aufspüren zu müssen.
Da jedes Unternehmen anders ist, ist die Software von Keycafe flexibel konzipiert. Sie können die für Sie und Ihr Team am besten geeignete unserer acht verschiedenen Authentifizierungsmethoden auswählen und unsere Software an Ihre individuellen Workflow-Anforderungen anpassen.
8 Authentifizierungsmethoden
Jedes Mal, wenn Sie einen neuen Benutzer anlegen, können Sie wählen, wie sich dieser authentifizieren soll. Methoden können bei sich ändernden Workflows und Benutzerbedürfnissen geändert und aktualisiert werden, sodass Sie nie an eine bestimmte Methode gebunden sind.
Für Personal und vertrauenswürdige, regelmäßige Nutzer
Zugangs-Code
Zugangs-Codes werden von einem Administrator des Unternehmens aktiviert, wenn neue Benutzer angelegt werden. Sie können angepasst oder zufällig generiert und jederzeit vom Administrator geändert oder widerrufen werden. Dies gibt dem Benutzer Zugriff auf jeden Schlüssel, für den er im Netzwerk der SmartBoxes eines Unternehmens berechtigt wurde.
QR-Code
Benutzer der Keycafe App erhalten automatisch einen Benutzer-QR-Code, der an der Kamera der MS5 SmartBox gescannt werden kann. Dies ist eine schnelle und einfache Authentifizierungsmethode für Benutzer, die bereits ein Smartphone mit sich führen, wodurch das Merken eines Codes entfällt.
Telefonnummer
Benutzer können sich mit der Telefonnummer authentifizieren, mit der sie ihr Konto registriert haben. Für zusätzliche Sicherheit kann der Administrator des Unternehmens eine 2-Faktor-Authentifizierung aktivieren, bei der Benutzer nach ihrer Telefonnummer entweder eine persönliche PIN oder einen per SMS gesendeten Code eingeben müssen. Dies erfordert natürlich etwas mehr Zeit, unterscheidet sich aber nicht wesentlich von der Anmeldung bei einem Online-Bankkonto. Zudem sind Telefonnummern leicht zu merken, was diese Methode für die meisten Benutzer bequem macht.
Mobile App
Die Methode der mobilen App macht das Merken von Zugangs-Codes und PINs überflüssig. Benutzer melden sich einfach bei der Keycafe Mobile App an und wählen den Schlüssel aus, den sie abholen möchten, um das SmartBox-Fach zu entsperren, in dem er aufbewahrt wird.
Für Benutzer mit Zugang zu einer großen Anzahl von Schlüsseln ist die Keycafe Mobile App die effektivste Methode, den Status und die Historie aller Schlüssel einzusehen, für die sie berechtigt sind. Die App ermöglicht es Benutzern, schnell einen Schlüssel zu suchen und abzuholen, ohne direkt mit der SmartBox zu interagieren.
Benutzer-Badge
Ein Benutzer-Badge macht das Merken von Codes oder das Mitführen eines Telefons überflüssig. Benutzer tippen einfach den fob oder das Badge am SmartBox-Scanner an, um sich zu authentifizieren. Der SmartBox-Bildschirm zeigt die Schlüssel an, auf die sie Zugriff erhalten haben, und der Benutzer kann dann die Schlüssel auswählen, die er abholen möchte.
Das Keycafe Badge kann entweder ein physischer fob oder ein Aufkleber sein, der auf einen Mitarbeiterausweis, eine Visitenkarte oder einen anderen Gegenstand geklebt werden kann, den Benutzer regelmäßig bei sich tragen. Benutzer-Badges sind ideal für Mitarbeiter, die regelmäßig auf eine kleine Anzahl von Schlüsseln zugreifen.
Kunden-Badge (Eigene NFC-Karte verwenden)
Wenn Ihre Organisation bereits NFC-fähige Mitarbeiterausweise oder Unternehmenszugangskarten ausgibt, können Sie mit Keycafe diese Zugangsdaten nun an der SmartBox verwenden, anstatt ein separates Keycafe Badge auszustellen. Mit der Badge-Verknüpfungsfunktion können Administratoren ein bestehendes Unternehmens-Badge direkt über das Admin-Dashboard mit einem Keycafe-Benutzer verknüpfen.
Dies funktioniert mit weit verbreiteten NFC-Zugangsdaten von Unternehmen, einschließlich MIFARE DESFire EV3 8K Karten, einem hochsicheren NFC-Standard, der häufig in der Zutrittskontrolle von Unternehmen eingesetzt wird. Sobald das bestehende Badge eines Benutzers verknüpft ist, tippt er es am SmartBox-Scanner genauso an, wie er es an jedem anderen Lesegerät in seinem Gebäude tun würde, und die SmartBox zeigt die Schlüssel an, die er abholen darf.
Kunden-Badges sind ideal für Organisationen, die bereits ein Zutrittskontrollsystem eingerichtet haben und ihre bestehenden Zugangsdaten auf Keycafe erweitern möchten, anstatt zwei separate Badges zu führen. Mitarbeiter tragen eine Karte statt zwei, IT- und Facility-Teams integrieren neue Benutzer über denselben Workflow, den sie bereits für den Gebäudezugang verwenden, und die Deaktivierung wird vereinfacht, da der Entzug einer einzigen Unternehmensberechtigung gleichzeitig den Gebäudezugang und den Schlüsselzugang unterbindet.
Schlüssel-Code
Schlüssel-Codes sind Codes, die einem Schlüssel und nicht einem Benutzer zugeordnet sind. Sie können von jedem, der den Code kennt, unabhängig von der Berechtigung, zum Abholen eines Schlüssels verwendet werden. Dies ist nützlich für Workflows, bei denen schnelle und einfache Schlüsselaustausche erwünscht sind.
Sie sind auch perfekt für einmalige Abholungen, wenn kein fob am Schlüssel befestigt ist, z. B. für die Abholung von Kundenfahrzeugen außerhalb der Geschäftszeiten in einem Autohaus.
Für einmalige Gäste oder Besucher
Buchungs-Code
Für Hotels, Kurzzeitvermietungen, Autovermietungen und andere einmalige Nutzungen ist die Bequemlichkeit unserer Einmalbuchung unschlagbar. Buchungs-Codes werden Benutzern per E-Mail oder SMS zugesandt oder sind in der Keycafe App abrufbar. Benutzer können diesen Code verwenden, um den zugehörigen Schlüssel innerhalb des vom Ersteller der Buchung festgelegten Zeitraums abzuholen. Sie sind einmalig nutzbar und verfallen am Ende des Buchungszeitraums.
In jeder E-Mail und SMS ist ein QR-Code enthalten, der gescannt werden kann, anstatt den tatsächlichen Code einzugeben.
Personalisieren Sie Ihren Workflow mit benutzerdefinierten Warnungen, Zeitfenstern und Partnerintegrationen
Je nach Ihrer Situation möchten Sie Ihre Workflows möglicherweise für zusätzliche Effizienz anpassen. Keycafe bietet dafür mehrere Möglichkeiten.
Programmierbare Warnungen können von Administratoren für bestimmte Schlüssel oder Schlüsselgruppen eingerichtet und personalisiert werden. Sie senden automatisch eine Benachrichtigung per SMS oder E-Mail an den Administrator, Benutzer oder eine andere Person innerhalb der Organisation nach einer bestimmten Zeitspanne (Minuten, Stunden oder Tage) nachdem ein Schlüssel abgeholt wurde oder nach einer bestimmten Zeitspanne nach dem Ende einer Buchung oder Schicht. Eine gängige Anwendung ist die Erinnerung an Mitarbeiter am Ende einer Schicht, ihre Schlüssel zurückzugeben, wodurch fehlende Schlüssel für die nächste Schicht verhindert werden.
Zeitschichten ermöglichen es Administratoren, den Schlüsselzugang eines Benutzers auf einen vordefinierten Zeitrahmen zu beschränken, z. B. normale Geschäftszeiten oder eine Nachtschicht. Zeitschichten können jederzeit angewendet werden, wenn einem Benutzer Zugang zu einem Schlüssel oder einer Schlüsselgruppe gewährt wird.
Schließlich ist Keycafe so konzipiert, dass es sich nahtlos in eine wachsende Liste von Partner-Apps integrieren lässt, darunter Airbnb, Fleetio, Guesty und RentHub. Wenn Sie eine dieser Apps zur Verwaltung von Immobilien oder Fahrzeugen verwenden, können Sie die Buchungserstellung, die Generierung von Zugangs-Codes und die Kommunikation mit Gästen/Mitarbeitern automatisieren.
Möchten Sie erfahren, wie Keycafe Ihr Geschäft mit einem benutzerdefinierten Workflow optimieren kann? Kontaktieren Sie noch heute unser Vertriebsteam, um eine Produktdemo anzufordern.
