Is it possible to prevent employees from holding too many keys at once?

Administrators can now set a specific cap on the number of keys an individual user is permitted to have checked out simultaneously. This "Maximum Keys" setting helps prevent key hoarding and ensures that essential keys remain available for the rest of the team. By controlling these limits, organizations can maintain better asset rotation and operational availability.

How can I quickly identify who is currently using a specific key?

A new "Keyholder" field has been added to the key details, allowing administrators and users to see exactly who has a key checked out at a glance. This update is designed to help team members quickly identify the person they need to contact for a key retrieval. It streamlines communication by removing the guesswork from tracking down missing or in-use assets.

Can staff members hand off keys to each other without returning them to the cabinet?

The "Field Swaps" feature allows users to transfer custody of a key directly to a colleague while in the field. While the key is never physically returned to a SmartBox during this process, the system still records the transfer and updates the audit trail to reflect the new Keyholder. This saves significant time for mobile teams while ensuring that a complete record of custody is maintained.

Can our company use its existing employee ID cards to access the key system?

Organizations can link their existing non-Keycafe NFC staff access badges directly to the system for user authentication. This allows employees to use their current company badges or fobs instead of requiring a separate Keycafe code or dedicated credential. Integrating existing cards simplifies the login process and aligns key access with established internal security policies.

Is it possible to prevent employees from holding too many keys at once?

Administrators can now set a specific cap on the number of keys an individual user is permitted to have checked out simultaneously. This "Maximum Keys" setting helps prevent key hoarding and ensures that essential keys remain available for the rest of the team. By controlling these limits, organizations can maintain better asset rotation and operational availability.

How can I quickly identify who is currently using a specific key?

A new "Keyholder" field has been added to the key details, allowing administrators and users to see exactly who has a key checked out at a glance. This update is designed to help team members quickly identify the person they need to contact for a key retrieval. It streamlines communication by removing the guesswork from tracking down missing or in-use assets.

Can staff members hand off keys to each other without returning them to the cabinet?

The "Field Swaps" feature allows users to transfer custody of a key directly to a colleague while in the field. While the key is never physically returned to a SmartBox during this process, the system still records the transfer and updates the audit trail to reflect the new Keyholder. This saves significant time for mobile teams while ensuring that a complete record of custody is maintained.

Can our company use its existing employee ID cards to access the key system?

Organizations can link their existing non-Keycafe NFC staff access badges directly to the system for user authentication. This allows employees to use their current company badges or fobs instead of requiring a separate Keycafe code or dedicated credential. Integrating existing cards simplifies the login process and aligns key access with established internal security policies.

Features Update

Benutzerschlüssel-Limits, Gerätetausch vor Ort und nutzen Sie Ihre Firmenausweise

2 minutes

Written by Gideon Leung

Veröffentlicht am June 3, 2025

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Feature-Update 2025: Benutzer-Schlüsselbeschränkungen, Feldtausch und nutzen Sie Ihre Firmenausweise

Autor

Gideon Leung

Product Marketing Manager

Gideon Leung is the Marketing Manager at Keycafe, leading global marketing and serving as the company's product expert. He writes the technical documentation, feature announcements, product updates, and how-to guides that help customers worldwide get the most out of the platform.

Maximale Schlüssel pro Benutzer festlegen

Möchten Sie begrenzen, wie viele Schlüssel ein Benutzer gleichzeitig ausleihen kann? Jetzt ist das möglich! Mit der neuen Einstellung Maximale Schlüssel können Sie festlegen, wie viele Schlüssel ein bestimmter Benutzer gleichzeitig ausleihen darf. Dies verhindert das Horten von Schlüsseln und gewährleistet die Verfügbarkeit für Ihr gesamtes Team.

Erfahren Sie, wie Sie „Maximale Schlüssel“ verwenden.

Neues Schlüsseldetail: Schlüsselhalter

Das Behalten des Überblicks über Ihre Schlüssel ist jetzt einfacher geworden, dank des neuen Feldes Schlüsselhalter, mit dem Sie auf einen Blick sehen können, wer den Schlüssel gerade ausgeliehen hat. Dieses kleine, aber leistungsstarke Update ermöglicht es Administratoren und Benutzern, schneller herauszufinden, wen sie kontaktieren müssen, um einen Schlüssel zurückzuerhalten.

Field Swaps

Unsere neue Funktion Field Swaps ermöglicht es Benutzern, die Schlüsselverwahrung an einen anderen Benutzer zu übertragen – ohne den Schlüssel an einer SmartBox abzugeben. Mit anderen Worten: einen neuen Schlüsselhalter für den Schlüssel bestimmen, während dieser in Gebrauch ist. Diese Funktion ist perfekt für Benutzer, die Schlüssel unterwegs miteinander teilen, spart Zeit und eröffnet neue Arbeitsabläufe.

Erfahren Sie, wie Field Swaps funktionieren.

Unternehmens-Zugangskarten

Organisationen können jetzt ihre vorhandenen NFC-Mitarbeiterzugangskarten (die nicht von Keycafe stammen) mit Keycafe-Benutzern verknüpfen, was die Benutzerauthentifizierung ohne eine spezielle Keycafe-Karte oder einen Code ermöglicht. Dies ist ideal für Unternehmen mit internen Zugangskarten oder fobs, die bereits für die Zugangskontrolle verwendet werden.

Erfahren Sie, wie externe Ausweise verknüpft werden.

Fragen?

Haben Sie Feedback zu diesen neuen Funktionen oder Vorschläge für weitere Verbesserungen, die Sie gerne sehen würden? Teilen Sie uns dies in unserem Subreddit mit!

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