Concord HospitalityConcord Hospitality ersetzt Tabellenkalkulationen und verlorene Schlüssel durch die automatisierte Nachverfolgung von Keycafe.
“Keycafe ist eine unglaubliche Bereicherung für die Sicherheit unserer Organisation, unsere Sorgenfreiheit und die Verantwortlichkeit unserer Mitarbeiter.”
Kevin Krause
Chefingenieur
Über Concord Hospitality
Concord Hospitality ist eines der größten Hotelmanagementunternehmen in den USA und betreibt über 140 Hotels sowie eine Vielzahl von Marken.
Gideon Leung ist Marketing Manager bei Keycafe, leitet das globale Marketing und fungiert als Produktexperte des Unternehmens. Er verfasst technische Dokumentationen, Feature-Ankündigungen, Produkt-Updates und Anleitungen, die Kunden weltweit dabei helfen, das Beste aus der Plattform herauszuholen.
Herausforderung
Als eines der größten Hotelmanagementunternehmen des Landes war Concord Hospitality bestens vertraut mit den Mängeln traditioneller Schlüsselverwaltungsmethoden für Mitarbeiterschlüssel. Ihre Objekte nutzten umständliche Systeme wie Tabellenkalkulationen, Papierprotokolle und große, ungesicherte Schlüsselkästen. Diese Prozesse führten zu Ineffizienzen, einschließlich der Unfähigkeit, Berechtigungen nachzuverfolgen, und Schwierigkeiten, Mitarbeiter für verlorene Schlüssel zur Rechenschaft zu ziehen.
Ohne ein zuverlässiges System war die Sicherheit für das Management stets ein großes Anliegen. Verlegte oder verlorene Generalschlüssel konnten die Sicherheit der Gäste und die Integrität der Objekte gefährden, während das Fehlen einer Echtzeit-Nachverfolgung die operative Transparenz beeinträchtigte. Das Unternehmen benötigte eine skalierbare Lösung, um das hohe Schlüsselaufkommen in ihren weitläufigen Objekten zu verwalten.
Schmerzpunkte
- Schlüsselfreie Sicherheit — Traditionelle Methoden boten kein Echtzeit-Tracking, was zu potenziellen Sicherheitsverletzungen führte.
- Mangelnde Verantwortlichkeit — Ohne Nachweis oder Aufzeichnung der Schlüsselnutzung konnte Personal nicht zuverlässig für verlorene Schlüssel oder unerklärliche Nutzung zur Rechenschaft gezogen werden.
- Zeitaufwändige Verwaltung — Manuelles Schlüsselmanagement erforderte erheblichen Zeit- und Arbeitsaufwand, mit wenig Mehrwert.
Lösung
Concord Hospitality integrierte das Schlüsselmanagementsystem von Keycafe in die Eröffnung eines neuen Doppelhotelkomplexes in Michigan – des AC Hotel by Marriott und des Hyatt House Lansing – und stellte so von Anfang an eine einfache, aber leistungsstarke Schlüsselkontrolle sicher. Die Mitarbeiter passten sich schnell an das System an, das nur minimale Einarbeitung erforderte – nur wenige Minuten, um PINs zuzuweisen und die Touchscreen-Bedienung zu demonstrieren.
Zu Beginn ihrer Schichten stempeln sich die Mitarbeiter ein, begeben sich dann sofort zur SmartBox und geben ihre PIN ein, um die ihnen zugewiesenen Schlüssel für den Tag abzuholen. Am Ende ihrer Schicht werden die Schlüssel auf die gleiche Weise zurückgegeben. Manager nutzen die Keycafe App, um die gesamte Schlüsselnutzung in Echtzeit zu überwachen und bei Bedarf Zugriffsrechte zu ändern. Diese digitale Transformation hat die Verantwortlichkeit, Sicherheit und die Effizienz der Arbeitsabläufe verbessert.
Concord Hospitalitys Implementierung
- Einfache Installation — Vom Auspacken bis zur Inbetriebnahme wurden die SmartBoxes in unter 2 Stunden an der Wand montiert und mit der Cloud verbunden.
- Mühelose Schulung — Mitarbeiter lernen, das System in unter 5 Minuten zu bedienen, dank intuitiver Touchscreen- und PIN-Funktionalität.
- Fernverfolgung — Manager nutzen die Desktop- und Mobil-App, um Schlüsselaktivitäten in Echtzeit zu überwachen und Probleme wie verspätete Rückgaben aus der Ferne zu beheben.
“Jemanden einzuarbeiten dauert nur 5 Minuten; es ist denkbar einfach. Das spart erheblich Arbeitsaufwand.”
Ergebnisse
Seit der Einführung von Keycafe hat Concord Hospitality in über 20 ihrer Hotelobjekte erhebliche Verbesserungen bei Sicherheit und betrieblicher Effizienz erzielt. Die Schlüsselverfolgung ist jetzt automatisiert, wodurch Manager die Nutzung prüfen und Unstimmigkeiten sofort und proaktiv beheben können. Das System hat durch den Wegfall manueller Protokollierungs- und Verfolgungsprozesse erhebliche Arbeitsstunden eingespart.
Hauptschlüssel, die Zugang zu kritischen Bereichen gewähren, werden jetzt in der SmartBox aufbewahrt und ihr Verbleib ist dokumentiert, wodurch die Wahrscheinlichkeit unbefugten Zugriffs reduziert wird. Manager schätzen die Sorgenfreiheit, die Echtzeit-Benachrichtigungen und die Fernsteuerung des Systems bieten.
Für Chefingenieur Kevin Krause ist Keycafe zu einem unverzichtbaren Werkzeug in seinem Arbeitsalltag geworden: „Zu wissen, wo die Schlüssel sind und wann sie abgeholt werden, das ist für mich der größte Vorteil. Wenn Sie ein anderes System als Keycafe nutzen, verpassen Sie etwas.“
Ich brauche 5 Minuten, um jemanden einzuarbeiten, es ist sehr, sehr einfach. Das spart viel Arbeit.
The Outcome
- Verbesserte Sicherheit — Die Schlüsselverfolgung reduzierte die Risiken unbefugten Zugriffs und steigerte so die Sicherheit der Gäste und den Objektschutz.
- Reduzierter Arbeitsaufwand — Durch die Eliminierung manueller Schlüsselverwaltungsprozesse eingesparte Arbeitsstunden führten zu einem besseren operativen Fokus.
- Erhöhte Rechenschaftspflicht — Die Mitarbeiter werden nun für die Schlüsselnutzung zur Verantwortung gezogen, wobei Echtzeitdaten und Videomaterial Audits unterstützen.
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