Heiwa Group modernisiert Hotel-Check-in mit Keycafes Schlüsselverwaltungssystem

Als die auf Kurzzeitvermietung spezialisierte Heiwa Group von Airbnb-Vermietungen in die Hotelbranche expandierte, stand sie vor einer neuen operativen Realität. Im Hôtel de la Poste in Sierre musste der gesamte Gästezugang an einem Ort zentralisiert werden, anders als bei ihrem zuvor über die gesamte französischsprachige Schweiz verteilten Wohnungsportfolio.

Traditionell wurden Hotelzimmerschlüssel persönlich an der Rezeption übergeben. Während dieser Ansatz innerhalb der begrenzten Öffnungszeiten funktionierte, wurde er jedoch schnell einschränkend für das kleine Hotel mit 15 Zimmern. Gäste wollten oft früher oder später als die Rezeptionszeiten anreisen, und eine 24/7-Besetzung der Rezeption war finanziell nicht tragbar.

Das Ziel von Heiwa war es nicht, menschliche Interaktion zu eliminieren, sondern diese zu ergänzen. Sie wollten den Gästen mehr Flexibilität bieten und gleichzeitig sicherstellen, dass das Hotel reibungslos weiterfunktionieren konnte, auch bei Abwesenheit von Personal, und ohne Kompromisse bei Sicherheit oder Professionalität einzugehen.

Die Heiwa Group suchte nach einem automatisierten und zugleich zuverlässigen Schlüsselverwaltungssystem und stieß dabei auf Keycafe. Sie zogen Alternativen in Betracht, wie zum Beispiel die Installation von Smart Locks an jeder Tür, schlossen diese jedoch schnell aufgrund hoher Installationskosten, komplexer Infrastrukturanforderungen und eingeschränkter Flexibilität bei verschiedenen Immobilientypen aus.

Keycafe überzeugte durch sein zentralisiertes Design elektronischer Schlüsselschränke, niedrige Infrastrukturkosten und einfache Implementierung. Anstatt jedes Schloss zu ersetzen, konnte Heiwa den Zugang mithilfe eines einzigen, sicheren Systems digitalisieren, das sich vor Ort in der Hotellobby befindet.

Heute spielt Keycafe eine zentrale Rolle im Check-in-Workflow des Hotels. Gäste können entweder traditionell an der Rezeption einchecken oder sich für ein vollständig selbstbedienbares Erlebnis entscheiden. Automatisierte Nachrichten, die über die Keycafe- und Hostaway-Integration versendet werden, versorgen Gäste mit Anweisungen zum Türzugang und einem einzigartigen Keycafe-Code, der ausschließlich zwischen den Hostaway Check-in- und Check-out-Zeiten aktiv ist, wodurch sie ihren Zimmerschlüssel jederzeit, Tag und Nacht, abholen können.

Bereits in den ersten Wochen der Nutzung von Keycafe verzeichnete die Heiwa Group deutliche operative Verbesserungen. Check-in-bedingte Unterbrechungen gingen deutlich zurück, und die Gäste reagierten positiv auf die Einfachheit und Autonomie des Systems.

Die Öffnungszeiten der Rezeption konnten reduziert werden, ohne den Zugang für Gäste einzuschränken, wodurch das Personal von unnötigen nächtlichen oder kurzfristigen Interventionen befreit wurde. Auch bei Personalengpässen aufgrund von Krankheit oder Dienstplanlücken können Gäste ihre Zimmer weiterhin problemlos betreten.

Neben der Effizienz trug Keycafe zur Modernisierung des Hotelimages bei. Durch die Einführung der Digitalisierung, bei gleichzeitiger Beibehaltung des optionalen persönlichen Service, brachte Heiwa ein traditionelles Schweizer Hotel erfolgreich ins 21. Jahrhundert, ohne Abstriche bei der Gastfreundschaft zu machen.