Im September 2021 wurde die 19-jährige Studentin Miya Marcano ermordet. Obwohl er vorbestraft war, war der Mörder, Armando Caballero, Angestellter des Apartmentkomplexes, in dem sie lebte, und besaß einen Generalschlüssel zu den Apartments des Komplexes. Schlüsselanhänger-Daten zeigen, dass er Marcanos Apartment kurz bevor sie von der Arbeit nach Hause kam, betreten hatte. Es wird angenommen, dass er sie dort überrascht und getötet hat.
Es ist eine schreckliche Geschichte, die die Gefahren eines unkontrollierten Schlüsselzugangs verdeutlicht. Nachlässiges Schlüsselmanagement kann sowohl Mieter als auch ihr Eigentum in Gefahr bringen.
Miyas Gesetz
Wenn es einen Lichtblick in diesem tragischen Ereignis gibt, dann ist es vielleicht der Senatsentwurf (SB) 898, auch bekannt als Miyas Gesetz, das der Gouverneur von Florida am 27. Juni 2022 in Kraft gesetzt hat. Miyas Gesetz macht Mieter und ihre Wohnungen sicherer, indem es Vermieter und Gebäudeverwalter dazu verpflichtet, spezifische Maßnahmen bezüglich des Zugangs zu ihren Wohnräumen zu ergreifen.
Kurz gesagt, das Gesetz verpflichtet Vermieter dazu:
Eine strafrechtliche Hintergrundprüfung von Mitarbeitern durchzuführen
Mietern mindestens 24 Stunden im Voraus eine Benachrichtigung zu geben, bevor eine Wohnung betreten wird
Ein Protokoll über die Ausgabe und Rückgabe aller Schlüssel zu führen
Richtlinien für die Ausgabe, Rückgabe und Aufbewahrung aller Schlüssel festzulegen
Dies legt die Verantwortung auf die Vermieter, sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Schlüssel zu den Wohnungen der Mieter haben und dies nur zu autorisierten Zeiten, sowie eine detaillierte Aufzeichnung darüber zu führen, wer welche Schlüssel wann besitzt. Vermieter, die sich bisher auf Ausgabelisten verlassen oder Schlüssel in einer Schublade aufbewahrt haben, müssen ihre Schlüsselverwaltung schnell modernisieren, wenn sie den neuen Vorschriften entsprechen wollen.
Keycafe Schlüsselmanagement führt Protokolle und sichert autorisierten Zugang
Keycafe bietet elektronische Schlüsselverwaltungssysteme an, die es Vermietern ermöglichen, den Zugang zu Schlüsseln zu verwalten, zu speichern und zu kontrollieren. Jeder Schlüssel wird in einem IoT-verbundenen Schlüsselschranksystem namens Keycafe SmartBox aufbewahrt, und der Schlüssel ist an einen anonymen NFC-Tracking-Chip angebracht. Das Keycafe Schlüsselverwaltungssystem protokolliert, wer wann und wo Zugang hat, und bewahrt Schlüssel zwischen den Nutzungen an einem zentralen Ort auf.
Keycafe ist modular und kann mit Ihren Anforderungen an das Schlüsselmanagement wachsen. Ob Sie eine Handvoll Wohneinheiten, ein Gebäude oder einen ganzen Komplex besitzen, die flexiblen Pläne von Keycafe helfen Ihnen, Ihre Schlüssel zu kontrollieren.
Keycafe hilft Vermietern bei der Einhaltung von Vorschriften
Zwei Abschnitte des Gesetzes sind besonders relevant für die Schlüsselsicherheit:
Abschnitt 4(5)(b) verpflichtet Vermieter dazu, „ein Protokoll über die Ausgabe und Rückgabe aller Schlüssel für jede Wohneinheit zu führen.“
Abschnitt 4(5)(c) verpflichtet Vermieter dazu, „Richtlinien und Verfahren für die Ausgabe und Rückgabe von Schlüsseln zu Wohneinheiten festzulegen und die Aufbewahrung sowie den Zugang zu nicht ausgegebenen Schlüsseln zu regeln.“
Glücklicherweise erleichtern die Tracking-Funktionen von Keycafe die Einhaltung der Vorschriften erheblich.
Das Keycafe System hält Schlüssel physisch in einem IoT-verbundenen Schlüsselschrank, genannt SmartBox, eingeschlossen. Jede Schlüsselentnahme und -rückgabe wird protokolliert, und jeder Schlüssel ist an einen Schlüsselanhänger angebracht, der bei der Rückgabe gescannt wird. Mitarbeiter können auf Schlüssel zugreifen, indem sie eine PIN mit optionaler 2-Faktor-Authentifizierung, eine angemeldete Smartphone-App oder Benutzerauthentifizierungs-Badges verwenden.
Je nach Berechtigungsstufe des Benutzers kann dieser auf einige, alle oder nur einen der Schlüssel zugreifen. Vermieter können einzelnen Mitarbeitern, Abteilungen und Auftragnehmern den Schlüsselzugang in Echtzeit gewähren oder entziehen, um nur autorisierten Zugang sicherzustellen.
Als Vermieter oder Gebäudeverwalter haben Sie die volle Kontrolle darüber, wer wann auf welche Schlüssel zugreifen kann. Jede Schlüsselentnahme und -rückgabe wird in Echtzeit überwacht und in herunterladbaren Protokollen erfasst. Darüber hinaus ermöglichen Schlüsselsuchfilter, den Status mehrerer Schlüssel gleichzeitig anzuzeigen und alle von einem einzelnen Mitarbeiter entnommenen Schlüssel zu sehen. Wenn ein Schlüssel nicht dort ist, wo er sein sollte, kann diese Funktion Zeit sparen und eine schnellere Lösung ermöglichen.
Eine vollständige Zugangshistorie hilft Ihnen, die Anforderung zur Führung von Aufzeichnungen über den Verbleib Ihrer Schlüssel zu erfüllen, während die Kombination aus physischer Aufbewahrung und kontrolliertem Zugang Ihnen hilft, Systeme und Richtlinien für alle Schlüssel Ihrer Immobilie zu etablieren. Miyas Gesetz ist so neu, dass noch nicht klar ist, was für den jährlichen Nachweis der Compliance erforderlich sein wird. Der physische Schlüsselschrank mit den herunterladbaren Protokollen sollte jedoch die Anforderungen für den Nachweis erfüllen.
Jenseits von Miyas Gesetz
Die Vorteile der Nutzung von Keycafe gehen jedoch über die bloße Einhaltung des neuen Gesetzes hinaus. Das Keycafe System erleichtert Ihnen, Ihren Mitarbeitern und Ihren Mietern das Leben, indem es den Schlüsselzugang mit Funktionen wie den folgenden optimiert:
24/7 Schlüsselzugang
Autorisiertes Personal kann Schlüssel, Schlüsselanhänger oder Schlüsselkarten jederzeit problemlos abrufen, ohne Systemadministratoren oder die Geschäftsleitung kontaktieren zu müssen.
24/7 Kundensupport
Die Systeme von Keycafe werden durch einen globalen 24/7-Kundensupport unterstützt. Erreichen Sie uns jederzeit mit einem schnellen Anruf oder über unsere Chat-Plattform.
Granulare Berechtigungen
Vermieter und Gebäudeverwalter können genau festlegen, wer wann auf welche Schlüssel zugreifen darf. Sie können auch Berechtigungen für autorisierte Benutzer basierend auf Schlüsselgruppen zuweisen.
Programmierbare Warnmeldungen
Schlüssel nicht rechtzeitig zurückgegeben? Erstellen Sie eine angepasste, automatisierte Warnmeldung, die an die Person gesendet wird, die die Schlüssel entnommen hat, an einen Administrator oder an jeden anderen Benutzer.
Mobile App
Sie können Berechtigungen von überall aus über die Keycafe App remote und in Echtzeit verwalten.
Volle API-Automatisierung
Sie können unsere App nutzen oder unsere API verwenden, um Keycafe direkt in die Software Ihrer Wahl zu integrieren.
Modulares Design
Die SmartBox ist hoch skalierbar, auch über verschiedene Standorte hinweg, was sie ideal für Immobilieninvestoren mit mehreren Objekten macht. Beginnen Sie mit acht Schließfächern und erweitern Sie auf Hunderte, wenn Sie neue Einheiten erwerben.
Batterie-Backup
Sie müssen sich keine Sorgen machen, wenn der Strom ausfällt. Unsere Backup-Batterien stellen sicher, dass die richtigen Personen weiterhin Zugang zu den richtigen Schlüsseln haben (und die falschen nicht).
Schlüsselhistorien-Audits
Dieses System stellt sicher, dass jede einzelne Interaktion in Ihrem System erfasst wird, mit einer vollständigen, automatisch aktualisierten Liste aller Ein- und Ausgänge auf Schlüssel-, Benutzer- und SmartBox-Ebene.
Möchten Sie mehr erfahren?
Erleichtern Sie Ihr Leben – und das Leben Ihrer Mieter – mit dem Keycafe Schlüsselverwaltungssystem. Kontaktieren Sie noch heute unser Vertriebsteam, um zu erfahren, wie Sie Ihre Schlüssel in den richtigen Händen halten können.
Für weitere Informationen zu Miyas Gesetz siehe Senatsentwurf (SB) 898 des Senats von Florida.
