Obwohl digitale Schlösser sehr fortschrittlich sind, wird Ihr Unternehmen noch viele Jahre physische Schlüssel benötigen. Hier ist ein Leitfaden zu den Vorteilen von physischen Schlüsselmanagementsystemen im Vergleich zu digitalen Schlössern, wenn es um den geschäftlichen Einsatz geht.
Die Bedeutung des Schlüsselmanagements am Arbeitsplatz
Zunächst müssen Sie verstehen, wie wichtig das Schlüsselmanagement ist. Wenn Sie einen physischen Arbeitsplatz oder eine Fahrzeugflotte mit den entsprechenden Schlüsseln haben, unterschätzen Sie niemals die Notwendigkeit eines zuverlässigen Schlüsselmanagementsystems. Es ist die Art und Weise, wie Sie Schlüssel verfolgen, lagern und verteilen, um Zugang zu Arbeitsbereichen und Vermögenswerten zu erhalten.
Mitarbeitern Zugang zu Ihren Vermögenswerten und sensiblen Bereichen zu gewähren, bedeutet, Einzelpersonen Privilegien zu geben, mit dem Verständnis, dass diese nicht missbraucht werden. Es ist wichtig, dass Sie nachvollziehen können, wer Zugang zu welchen Schlüsseln hat und den Status Ihrer Vermögenswerte jederzeit einsehen können.
Warum Sie ein Schlüsselmanagementsystem benötigen
Im Grunde genommen tut ein Schlüsselmanagementsystem, was Sie mit manueller Nachverfolgung nicht leisten können. Es erreicht drei wichtige Dinge für Ihre Organisation:
Lagert und verteilt Schlüssel
Ermöglicht die Verwaltung von Berechtigungen außerhalb des Standorts
Bietet Automatisierung und Analysen
Ohne ein exzellentes System verschwenden Sie wertvolle Arbeitsstunden und Personalressourcen mit der Suche nach verlorenen Schlüsseln. Auch unnötige Ausgaben durch Kosten für den Austausch von Schließzylindern könnten die Folge sein.
Optionen für Schlüsselmanagementsysteme
Digitale Schlösser sind für ihre technologiegestützten Funktionen bekannt. Was Sie vielleicht nicht wissen: Physische Schlüssel und Schlösser können dieselben Funktionen nutzen, wenn sie mit einem modernen Schlüsselmanagementsystem wie der Keycafe SmartBox kombiniert werden.
Zuerst wollen wir die deutlichen Unterschiede zwischen digitalen Schlössern und physischen Schlüsseln besprechen. Danach gehen wir die Vorteile jedes einzelnen durch.
Wie digitale Schlösser funktionieren
Anstelle eines physischen Schlüssels entriegeln Sie eine Tür mit einem Gerät, das elektronische Signale verwendet. Gewöhnlich verwenden digitale Schlösser ein Tastenfeld mit PIN-Codes. Es gibt jedoch auch Optionen für Bluetooth, RFID, Fingerabdrücke, WLAN und mehr.
Sie sind praktisch, da Sie keinen physischen Schlüssel mit sich führen müssen, der verloren gehen oder vergessen werden könnte. Viele Menschen, die ein digitales Türschloss verwenden, tun dies, um die Notwendigkeit eines physischen Schlüssels zu beseitigen.
Wenn Sie jedoch das Schloss an einer Tür in ein digitales Schloss umwandeln möchten, müssen Sie das Schloss an jeder Tür ändern, um die vollen Vorteile zu nutzen. Je nach Anzahl der Türen in Ihrem Unternehmen kann dies unerschwinglich teuer werden. Es gibt auch einige andere Herausforderungen zu berücksichtigen, weshalb Sie bedenken sollten, dass physische Schlüssel und Schlösser trotz des Komforts immer noch ihren Platz in einem modernen Unternehmen haben.
Vorteile physischer Schlüssel
Neben Türen von Büros und Unterkünften nutzen Fahrzeuge und andere Geschäftsvermögenswerte nach wie vor physische Schlüssel. Sie haben sich bewährt und bieten weiterhin Vorteile gegenüber digitalen Technologien.
Kostengünstiger
Physische Schlüssel und Schlösser sind kostengünstiger als die digitale Alternative. Wie bereits erwähnt, stehen Unternehmen mit vielen Türen, deren Schlösser umgerüstet werden müssen, vor immensen Anschaffungskosten. Die Installation kann auch einen längeren Zeitraum in Anspruch nehmen und den Geschäftsbetrieb beeinträchtigen oder sogar zum Stillstand bringen.
Zuverlässig
Einige neue Fahrzeuge ermöglichen zwar digitalen Zugang über mobile Apps, verfügen aber dennoch über einen physischen Schlüssel. Autohäuser verwalten Hunderte von physischen Schlüsseln für ihren Fahrzeugbestand und verlassen sich auf intelligentes Schlüsselmanagement, um den Überblick über Verkäufe, Service und andere Abteilungen zu behalten. Sehen Sie, wie ein Ford Autohaus das Schlüsselmanagementsystem von Keycafe einsetzt, um fehlende Schlüssel zu vermeiden.
Vorteile der Keycafe SmartBox
Sie können physische Schlüssel mit einem System wie der Keycafe SmartBox verwalten und lagern.
Besseres Risikomanagement
Wenn Sie ein Schlüsselmanagementsystem implementiert haben, können Sie ein Transaktionsprotokoll aller Schlüsselzugriffe führen. Dies fördert die Verantwortlichkeit. Sie wissen, wer für die Nutzung jedes Schlüssels verantwortlich ist.
Verbesserung der Abläufe
Sie müssen Ihre physischen Schlüssel streng kontrollieren. Wenn Sie einen Schlüssel zu einem bestimmten Zeitpunkt ausgeben und die Person ihn zu einem bestimmten Zeitpunkt zurückgeben muss, können Sie dies überwachen und die Berechtigung anpassen. Sie können Schlüssel auch reservieren, wenn Sie diese zu einem bestimmten Zeitpunkt verteilen müssen, wenn Aufgaben zeitkritisch sind.
So fangen Sie an
Dies ist eine Investition in Geschäftseffizienz und Klarheit, und ein physisches Schlüsselmanagementsystem muss nicht kompliziert sein. Mit dem richtigen Team, das Sie unterstützt und schult, kann eine gut vorbereitete Implementierung einen großen Unterschied machen. So starten Sie:
1. Planen
Zuerst sollten Sie sich, bevor Sie in ein neues physisches Schlüsselmanagementsystem investieren, etwas Zeit nehmen, um zu entscheiden, was Ihr System leisten soll. Welche Ergebnisse soll es für Sie liefern? Wenn Sie einen Plan haben, wird die Implementierung Ihres physischen Schlüsselmanagementsystems reibungslos verlaufen.
2. Design
Als Nächstes müssen Sie entscheiden, wie viele Schlüssel Sie verwalten müssen und welche Art von Informationen Sie von der Software wünschen. Außerdem müssen Sie wissen, an welchen Orten die Schlüssel gelagert und von wo aus darauf zugegriffen werden sollen.
3. Verfolgen und Integrieren
Sobald Sie Ihr Schlüsselmanagementsystem erfolgreich installiert haben, können Sie Ihre physischen Schlüssel verfolgen und verwalten. Mit einigen Systemen wie Keycafe können Sie von Software-Integrationen profitieren oder eine API verwenden, um Ihre eigene Integration zu erstellen.
Verwalten Sie Ihre Schlüssel mit einer Keycafe SmartBox
Von nur einem Konto aus können Sie alles verfolgen. Ob Mitarbeiter, Kunden, Auftragnehmer oder Mieter – mit einer Keycafe SmartBox können Sie den Schlüsselzugriff von überall aus anpassen.
Dank einfacher Installation kann die Keycafe SmartBox an allen Wandtypen angebracht werden, und ein erfahrenes Onboarding-Team steht zur Verfügung, um einen reibungslosen Aufbau zu gewährleisten.
Machen Sie sich keine Sorgen mehr um Ihre Schlüssel und werden Sie noch heute mit Keycafe aktiv, indem Sie unser Team kontaktieren!
