Während der perfekte Sturm einer Pandemie und die schwächelnde Wirtschaft die Autovermietungsbranche schwer getroffen hat, verdienten Mitarbeiter kreativ Geld mit den Ressourcen ihrer Arbeitgeber in der Autovermietung. Leider wiederholt sich die Situation in dieser Geschichte aus dem Jahr 2020 aus Sarasota, Florida, häufiger, als es sein sollte:
„Die Polizei hat einen Hertz-Mitarbeiter am Sarasota Bradenton International Airport verhaftet, der angeblich ein Nebengeschäft betrieb und Autos für seinen eigenen Gewinn nebenbei vermietete. Die Polizei der Sarasota Manatee Airport Authority und die Polizei von Sarasota leiteten im Oktober eine Untersuchung ein, nachdem sie entdeckt hatten, dass Mietwagen vom Flughafen gestohlen wurden... Im Oktober und November stellte die Polizei fest, dass 10 Mietwagen vom Hertz Car Rental Standort des Flughafens entwendet worden waren und dass ein Hertz-Mitarbeiter die Fahrzeuge „an der Buchhaltung vorbei für seinen persönlichen finanziellen Gewinn vermietete“, heißt es in einer Pressemitteilung.“ - Bradenton, Florida.
Glücklicherweise muss Ihnen das mit dem Schlüsselverwaltungssystem von Keycafe nicht passieren.
Herausforderungen beim Schlüsselmanagement für Mietwagenflotten
Ohne Keycafe kann es eine Herausforderung sein, sicherzustellen, dass ein Fahrzeug Ihrer Mietwagenflotte bei einem Kunden ist, zur Wartung oder auf einem der Parkplätze steht. Doch mit Keycafe wird die Nachverfolgung, wann Fahrzeuge genutzt und wann sie zurückgegeben werden, vereinfacht und kann Ihnen Geld sparen.
Die Schlüsselverfolgung wird einfach, aktuell und für so viele oder so wenige Personen zugänglich, wie Sie möchten. Sie erhalten Echtzeitinformationen darüber, wann das Fahrzeug entnommen und wann der Schlüssel zurückgegeben wurde. Der Name des Kundenbetreuers wird ebenfalls im Verlaufsbericht mit dem Zeitpunkt der Schlüsselentnahme aufgeführt.
Wenn Sie mehrere Standorte haben, können die sicheren Schlüsselkästen von Keycafe vernetzt werden, um eine vollständige Kontrolle zu ermöglichen – unabhängig vom Standort. Sie haben rund um die Uhr eine Echtzeit-Übersicht über den Standort der gesamten Mietwagenflotte.
Aber Schlüssel müssen nicht gestohlen werden, um zu verschwinden. Verlorene und fehlende Schlüssel stellen eine erhebliche finanzielle Bedrohung für jeden Flottenmanager dar. Das Neucodieren ist teuer, besonders bei modernen elektronischen Key Fobs. Es ist nicht ungewöhnlich, dass die Kosten für das Neucodieren eines einzigen Fahrzeugs Tausende von Dollar übersteigen. Und wenn ein Schlüssel verloren geht, besteht für das Unternehmen das Risiko eines Fahrzeugdiebstahls. Außerdem kann der Schlüsselaustausch Tage dauern, und das ab dem Zeitpunkt, an dem Sie feststellen, dass jemand ihn verloren hat. Es könnten Wochen vergangen sein.
Mit Keycafe werden Schlüssel sicher und verschlossen in einem computergesteuerten Schrank aus kaltgewalztem Stahl und A383-legiertem Aluminium an einem zentralen und gesicherten Standort aufbewahrt.
Was ist das Problem daran, Schlüssel in einer Schublade oder an einem Schlüsselbrett aufzubewahren?
Erfahrungen wie der Mitarbeiterdiebstahl von Hertz in Sarasota zeigen, dass es für Mietwagenflotten unerlässlich ist, die Schlüsselaktivitäten der Fahrzeuge besser als mit einem Schlüsselbrett oder einer Schublade zu sichern und zu verfolgen. Laut den Statistiken des National Insurance Crime Bureau aus dem Jahr 2020 werden jährlich über 30.000 gestohlen. Unabhängig davon, wer die Fahrzeuge handhabt, kann Keycafe Ihnen helfen, unbefugten Zugriff zu reduzieren, zu verfolgen, woher übermäßige Kilometerleistungen während des Fahrzeugservices stammen könnten, und das Verlegen von Schlüsseln zu reduzieren.
Eine der sichersten Optionen, um all diese Anforderungen zu erfüllen, ist ein Keycafe Schlüsselverwaltungssystem. Das benutzerfreundliche Design von Keycafe sichert und kontrolliert den Zugang zu Schlüsseln auf dem Parkplatz, extern, im Service oder in der Inspektionswerkstatt.
Wie Keycafe Fahrzeugschlüssel sichert
Das IoT-verbundene Schlüsselboxsystem von Keycafe, SmartBox, sichert jeden Schlüssel, und der Schlüssel ist an einem anonymen NFC-Tracking-Chip befestigt. Mietwagenflotten-Schlüssel werden nur von vorab autorisierten Personen über einen PIN-Code oder andere Identifikationsmethoden mittels einer mobilen App entnommen und zurückgegeben.
Keycafe bietet Ihnen:
Zugriffsverlauf – Sie haben eine vollständige Historie aller Schlüsselaustauschvorgänge, einschließlich der Information, wer die Schlüssel zuletzt entnommen hat.
Zugriffskontrolle – Sie können Schlüsselzugriffe einfach in Echtzeit mit einer App hinzufügen oder entziehen.
Zugriffskomfort – Mitarbeiter, Kunden und Auftragnehmer können die Schlüsselentnahmen und -rückgaben rund um die Uhr selbst verwalten.
Keycafe verwaltet den Zugang zu Schlüsseln und verbindet sie zurück mit der Person, die sie zuletzt benutzt oder Zugriff darauf hatte. Auf diese Weise kann ein Vermietungsunternehmen schnell erkennen, wann ein Fahrzeugschlüssel fehlt oder verlegt wurde, wodurch das Risiko von Fahrzeugdiebstahl und Missbrauch reduziert wird.
Die Cloud-verbundenen IoT-Schlüsselbox-Fächer der Keycafe SmartBox MS3-Serie sind geräumig genug, um mehrere Schlüsselkarten, große Fobs und Schlüsselbunde aufzunehmen. Das kleinste Modell hat sieben Fächer und kann auf Hunderte von Schlüsseln erweitert werden.
Erweiterbar mit 30-Fächer-Erweiterungsschließfächern auf bis zu Hunderte von Fächern
Immer verbunden: WLAN oder Ethernet, mit optionaler Mobilfunkumwandlung
Backup-Batterien im Falle eines Stromausfalls
Offline-Codes ermöglichen die Schlüsselentnahme, auch wenn die SmartBox vorübergehend nicht verbunden ist
Keycafe bietet White-Labeling-Optionen, um Ihre Marke zu präsentieren
Rund um die Uhr mehrsprachiger Support und umfangreiche Hilfedokumentation
Keycafe kann das Fahrzeugschlüsselmanagement für Mietwagenflotten weltweit anbieten. Dieses fortschrittliche Fahrzeugschlüssel-Kontrollsystem spart Ihrem Personal nicht nur Zeit, sondern senkt auch Ihre Betriebskosten.
Werfen wir einen genaueren Blick darauf, was die Schlüsselkontrollsysteme für Mietwagenflotten von Keycafe für Sie tun können.
Was sind die Hauptvorteile von Keycafe?
Keycafe gibt Ihnen Vertrauen
Keycafe gibt Flottenmanagern von Mietwagen Vertrauen – mit einem vollständig auditierbaren Schlüsselkontrollsystem. Darüber hinaus kann die Fähigkeit von Keycafe, zu überwachen, wer das Fahrzeug ein- und ausgecheckt hat, Managern helfen, Prozessschwächen aufzuspüren, die übersehene Kilometerüberschreitungen oder Schäden ermöglichen.
Keycafe bietet Ihnen eine vollständige Schlüsselhistorie
Mit der zugänglichen Historie von Keycafe können Manager sehen, wann der Schlüssel entnommen und zurückgegeben wurde und von wem. Darüber hinaus können Manager Benachrichtigungen für pünktliche Schlüsselrückgaben personalisieren, damit es nicht zu Verspätungen kommt. Und wenn es zu spät ist, benachrichtigt das Keycafe-System alle Beteiligten. Die Fähigkeit von Keycafe, die Historie zu verfolgen und Probleme zu verhindern, bevor sie auftreten, ist ein leistungsstarkes Werkzeug zur Effizienzsteigerung und Gewinnmaximierung.
Keycafe ist Cloud-verbunden
Mit der Schlüsselkontrolle für Mietwagenflotten von Keycafe können Flottenmanager verfolgen, wer den Schlüssel hat, Aktivitäten überwachen und unbefugten Zugriff reduzieren. Dies senkt nicht nur die Kosten, sondern verkürzt auch die Wartezeiten beim Auffinden von Schlüsseln für Kundenreservierungen. Darüber hinaus kann ein Manager den Zugriff von jedem Standort aus über die Keycafe Handy-App steuern und gewähren.
Keycafe ist modular
Da die Anzahl des Fahrzeuginventars variiert, kann auch die Anzahl der verwendeten Schlüssel variieren. Das modulare Design von Keycafe kann unterschiedliche Bedürfnisse erfüllen und mit Ihrem Flotteninventar wachsen.
Es gibt zwei Hauptkategorien von SmartBoxes: Basisstationen und Erweiterungseinheiten.
Die Keycafe Basisstation umfasst einen NFC-Scanner, Touchscreen, Fob-Fach, Schlüsselfächer und einen One-Touch-Knopf. Jeder Standort verfügt nur über eine Basisstation, die mit dem Server kommuniziert.
Wenn Ihr Inventar wächst, können Sie Erweiterungseinheiten für zusätzliche Kapazität hinzufügen. Jede Erweiterungseinheit enthält alle aufgeführten Komponenten, verfügt jedoch nicht über den Scanner und das Fob-Fach. Die Erweiterungseinheit verbindet sich mit der Basisstation und kommuniziert direkt mit ihr.
Für eine vollständige Liste der Funktionen besuchen Sie Keycafe für Autovermietungen.
Benutzerdefinierte Berechtigungen
Mit Keycafe können Sie Schlüsselzugriffsberechtigungen nach Person oder Abteilung einrichten. Zum Beispiel benötigen externe Serviceabteilungen möglicherweise Zugang zu Autos, den der Kundendienst niemals benötigen wird.
Darüber hinaus müssen Sie möglicherweise eine Gruppe von Schlüsseln mit einigen ausgewählten Mitarbeitern und eine andere Gruppe von Schlüsseln mit anderen teilen. Die Keycafe Gruppenfunktion ermöglicht es Ihnen, eine Untergruppe von Schlüsseln in Ihrem Konto zu erstellen und diese zu teilen, als wäre es ein einziger Schlüssel.
Standardmäßig befinden sich alle von Ihnen erstellten Schlüssel in der Hauptgruppe namens „Alle Schlüssel“. Diese Gruppe ermöglicht es Ihnen, alle Ihre Schlüssel einfach und spontan mit den von Ihnen ausgewählten Benutzern zu teilen.
API-Automatisierung
Nutzen Sie eine umfangreiche API, um Keycafe direkt in Ihre Systeme für DMS-Anwendungen zu integrieren.
Verantwortlichkeit
Es kommt vor, dass jemand die Fahrzeugschlüssel verlegt; im schlimmsten Fall beschädigt jemand das Fahrzeug während der Nutzung. Doch leider weiß ohne Keycafe niemand, wer das Auto zu diesem Zeitpunkt hatte.
Anstatt einen Mietkunden zu beschuldigen und weitere Probleme zu verursachen, kann der Administrator mit Keycafe die Historie der Schlüsselentnahmen und -rückgaben einsehen. Die aufgeführten Ereignisse erscheinen in chronologischer Reihenfolge mit Datum, Uhrzeit und der Art des Ereignisses.
Keycafe kann Ihr Geschäft retten
J.D. Power sagt, dass der Mangel an Fahrzeugverfügbarkeit und die steigenden Kosten für die Anmietung eines Autos zur sinkenden Kundenzufriedenheit beitragen. Wenn die Preise steigen, erwarten Verbraucher verständlicherweise mehr. Und wenn sie keine Zufriedenheit erhalten, äußern sie sich in den sozialen Medien, um es allen mitzuteilen. Das Letzte, was Sie zur Kundenfrustration hinzufügen möchten, ist ein verlorener Schlüssel und die Unfähigkeit, einen Mietwagen abzuholen.
„Autovermietungsunternehmen standen vor erheblichen Herausforderungen, sowohl hinsichtlich der Fahrzeugversorgung als auch des Personals, und eine Kombination aus steigenden Kosten und langen Schlangen am Flughafen wirkt sich negativ auf die Kundenzufriedenheit aus“, sagte Michael Taylor, Leiter der Reiseintelligenz bei J.D. Power. Wenn Ihr Prozess zusammenbricht, könnte der potenzielle Kunde weggehen und nie zurückkehren. Alles, nur weil Sie einen Schlüssel nicht finden konnten. Und danach werden Sie wahrscheinlich eine negative Bewertung des Kunden auf Facebook oder Yelp finden.
Jetzt könnten Sie sagen: „Na und? Es ist nur eine schlechte Bewertung.“ Es braucht jedoch nur eine negative Bewertung, um Geschäft von anderen zu verlieren, die die Bewertung sehen. Die Wahrheit ist, dass Sie über 40 positive Bewertungen benötigen, um den Schaden einer negativen Bewertung ungeschehen zu machen.
Doch selbst wenn Ihr Vermietungsunternehmen schwierige Zeiten beim Inventar durchläuft, bringt es große Belohnungen, alles für den Kunden zu tun. Die jüngste Erfahrung eines Kunden mit Enterprise war vielversprechend. Ronald schrieb in einer Consumer Affairs Bewertung: „Das Auto war makellos und machte Spaß zu fahren. Der Manager war äußerst freundlich, hilfsbereit und entgegenkommend.“
In einer J.D. Power Studie aus dem Jahr 2020 spielt die Wartezeit eine erhebliche Rolle für das gesamte Kundenerlebnis. Wenn Sie bei Ihren Kunden gut abschneiden möchten, können Sie nicht zulassen, dass sie herumstehen, während Sie die benötigten Schlüssel suchen. Keycafe kann Fahrzeugschlüsselaktivitäten effektiv verfolgen.
Schlechte Kundenerfahrungen zu vermeiden, ist für Ihr Geschäft unerlässlich. Keycafe kann Ihnen dabei helfen, Kunden auch außerhalb der Geschäftszeiten ein exzellentes Erlebnis zu bieten.
Keycafe kann bei Alltagsproblemen helfen
Autodiebstahl oder Kundenmeinungen mögen selten sein, aber Probleme werden im Alltag mit jedem Autovermietungsunternehmen auftreten. Hier sind einige häufige Vorgänge, die zu unnötigen Ausgaben führen.
Verlorene Schlüssel
Überwachung unzähliger Fahrzeuge
Unerklärliche Schäden
Unidentifizierte Kilometerleistung
Die Fähigkeit der Flottenmanagement-Software von Keycafe für Mietwagen, die Schlüssel zu verfolgen, ermöglicht Ihnen jederzeit zu wissen, wo sie sich gerade befinden und wo sie waren, sodass es keine Geheimnisse mehr gibt. Außerdem erfolgt mit unseren IoT-verbundenen Schlüsselboxen die Verfolgung in Echtzeit, sobald auf Schlüssel zugegriffen wird. Mit unseren Fahrzeugschlüssel-Kontrollsystemen erzielen Sie einen sofortigen ROI.
So kann die Verhinderung des Verlusts von nur einem Schlüsselsatz pro Monat mit Keycafe einem Autovermietungsstandort Tausende von Dollar pro Jahr sparen.
Wenn Sie die Kosten für beschädigte Fahrzeuge berücksichtigen, steigen die Ausgaben noch weiter. Glücklicherweise ermöglicht Ihnen das Fahrzeugschlüssel-Kontrollsystem von Keycafe, diese Bedenken zu minimieren oder zu beseitigen. Unser vollständiger Audit-Trail zeigt Ihnen, wer die Schlüssel entnommen hat, für eine bessere Verantwortlichkeit.
In die Keycafe-Technologie integriert, kann unser Schlüsselverwaltungssystem sogar dazu beitragen, den Papierkram zu reduzieren und eine mobile Lösung anzubieten, die es Mitarbeitern von Autohäusern ermöglicht, physische Schlüsselanfragen von ihren eigenen mobilen Geräten aus zu bearbeiten.
Warum Keycafe?
Wir wissen, dass Sie viele Optionen für die Auswahl von Schlüsselverwaltungslösungen für Händler haben, aber unsere Produkte bieten einzigartige Qualitäten.
Schlüssel-Audit-Trail
Verfolgen Sie schnell die Historie aller Ihrer Schlüssel, die ins System gelangen und es verlassen.
24/7 Schlüsselzugang
Ihr Personal kann rund um die Uhr auf die Schlüssel zugreifen, ohne die Hilfe des Managements. Ihre Kunden können Fahrzeuge auch außerhalb der Geschäftszeiten abholen oder zurückgeben.
Nahtlose Mobile App
Verwalten Sie den Zugriff auf die Schlüssel von überall und zu jeder Tageszeit.
24/7 Kundensupport
Sollten Sie auf ein Problem stoßen, werden unsere Systeme durch globalen 24/7-Kundensupport über einen schnellen Anruf oder eine Chat-Plattform unterstützt.
Modulares Design
Sie können unsere Schlüsselkontrollsysteme für den Flottenbetrieb erweitern, um Hunderte von Schlüsseln gleichzeitig aufzunehmen.
Ständig verbunden
Die MS3-Serie der SmartBoxes ist ab Werk mit WLAN und Ethernet ausgestattet. Für abgelegene Standorte ist ein Mobilfunk-Umrüstsatz erhältlich.
Batterie-Backup
Wenn der Strom ausfällt, können Sie weiterhin auf die Schlüssel zugreifen.
Vollständige API-Automatisierung
Nutzen Sie unsere App oder Ihre eigene, um alle Schlüsselzugriffe zu automatisieren.
Einzelne Fächer
Keycafe versiegelt jeden Schlüsselsatz in separaten Fächern, um unbefugte Nutzung zu verhindern.
So funktioniert unser Flottenmanagement-System für Mietwagen
Der Einstieg in unser Fahrzeugschlüssel-Kontrollsystem ist einfach.
Zuerst installieren Sie das Keycafe SmartBox IoT-verbundene Schlüsselboxsystem. Nur 4 Zoll tief und wandmontiert, ist unsere Ausrüstung kompakt und einfach an Ihren Raum anzupassen.
Jedem Schlüssel wird ein anonymer NFC-Tracking-Chip zugewiesen. Er wird in einem individuellen Fach der IoT-Schlüsselbox aus Stahl aufbewahrt.
Für Mietbuchungen weisen Sie dem Kunden einen einmaligen Zugang zu. Der Kunde erhält einen achtstelligen Code, der es ihm ermöglicht, die Schlüssel abzuholen.
Für den Personalzugang können Sie Berechtigungen für zugehörige Fahrzeuge zuweisen. Anschließend stellen wir eine vollständige Audit-Historie bereit, um zu sehen, wer wann auf die Schlüssel zugegriffen hat.
Transparente Preisgestaltung
Im Gegensatz zu anderen Diensten benötigt Keycafe keinen Termin oder persönliche Informationen, damit Sie die Anfangs- und monatlichen Kosten erfahren. Alles ist hier verfügbar, konfigurieren Sie Ihr System noch heute!
Fordern Sie noch heute Ihre kostenlose Demo an
Hören Sie auf, Schlüssel, Zeit und Kunden zu verlieren, und steigern Sie Ihre Gewinne mit dem Keycafe Schlüsselverwaltungssystem. Unser Team ist bereit, Ihnen zu zeigen, was Keycafe zum besten Schlüsselverwaltungssystem auf dem Markt macht!
