We Host Group nutzt Keycafe zur Automatisierung von Gäste-Check-ins und -Check-outs in acht Gebäuden. Reservierungsgebundene Zugangscodes, zeitgesteuerte Abholungen und einheitenbasierte Berechtigungen für Reinigungskräfte haben Wartezeiten an der Rezeption beendet, verfrühtes Betreten noch nicht bezugsfertiger Unterkünfte verhindert und dem Verlust von Schlüsseln ein Ende gesetzt.
Bei der Kurzzeitvermietung geben die ersten fünf Minuten eines Aufenthalts den Ton für alles Weitere an. Ein Gast, der spät in der Nacht landet, sein Gepäck zum Gebäude schleppt und dann an einer Rezeption auf einen Schlüssel warten muss, ist bereits frustriert, bevor er überhaupt die Tür öffnet. Für Betreiber ohne Personal vor Ort stellt jede Schlüsselübergabe, die von Dritten abhängt, ein Risiko für das Gästeerlebnis und die Bewertungen dar.
We Host Group ist ein Full-Service-Verwaltungsunternehmen für Ferienunterkünfte, das in den gesamten USA tätig ist. Das Team aus mehr als 100 Fachleuten unterstützt Immobilieneigentümer dabei, ihre Rendite durch eine komplett sorgenfreie Vermietung zu maximieren. Dabei übernimmt das Unternehmen alles von der dynamischen Preisgestaltung und Gästekommunikation bis hin zur Reinigung und Instandhaltung – mit dem Ziel, ein Erlebnis in Hotelqualität im großen Maßstab zu bieten.
Carolina Diaz, Operations Coordinator bei We Host Group, koordiniert den täglichen Ablauf für Gäste, Reinigungskräfte und Wartungspersonal in den Unterkünften des Unternehmens. We Host Group nutzt Keycafe bereits seit mehr als zwei Jahren.
Das Problem: Wartezeiten an der Rezeption
Vor Keycafe mussten sowohl die Gäste als auch die Mitarbeitenden von We Host Group die Schlüssel direkt an der Rezeption des jeweiligen Gebäudes anfordern. Wenn die Rezeption ausgelastet war – was häufig vorkam –, mussten alle warten.
„Oft war das Rezeptionspersonal beschäftigt, was bedeutete, dass die Gäste und manchmal sogar unsere eigenen Mitarbeitenden 15 bis 20 Minuten warten mussten, nur um an den Schlüssel zu kommen“, erklärt Carolina. „Das sorgte für viel Frustration und häufige Beschwerden von Gästen, weil sie dort standen und auf den Schlüssel warten mussten, um in ihre Unterkunft zu gelangen.“
Dann änderte sich die Situation über Nacht. Ein Gebäudemanager teilte We Host Group mit, dass das Unternehmen ab dem Folgemonat selbst für die Verwaltung aller Schlüssel beim Check-in und Check-out verantwortlich sein würde.
„Das war für uns der Wendepunkt“, sagt Carolina. „Als Anbieter von Kurzzeitvermietungen haben wir keine Gastgeber vor Ort, die die Gäste jedes Mal persönlich empfangen können. Deshalb mussten wir schnell eine zuverlässige und skalierbare Lösung finden.“
Wenn Paketschließfächer keine Schlüsselschließfächer sind
In einem Gebäude hatte We Host Group bereits ein Schließfachsystem ausprobiert. Das Problem war jedoch, dass diese Schließfächer für Paketzustellungen und nicht für Schlüsselübergaben konzipiert waren.
Wenn die Schließfächer voll waren, räumte das Gebäudepersonal sie aus und brachte alles in einen separaten Paketraum – einschließlich der Schlüssel. Gäste, die spät ankamen, manchmal erst um Mitternacht, gaben ihren Code ein, nur um festzustellen, dass der Schlüssel nicht da war.
„Sie können sich vorstellen, welche Probleme wir jedes Mal hatten“, sagt Carolina. „Seit wir in diesem Gebäude auf Keycafe umgestiegen sind, hat sich der Prozess deutlich verbessert.“
Die Lösung: Reservierungsgebundener Schlüsselzugang zur Selbstbedienung
We Host Group hat Keycafe direkt mit seiner Reservierungsplattform verbunden, sodass der Schlüsselzugang genau in dem Moment erstellt wird, in dem eine Buchung eingeht. Gäste, Reinigungskräfte und Wartungspersonal nutzen alle dieselbe Keycafe SmartBox, wobei jeder nur auf das Zugriff hat, was er benötigt.
So sieht der tägliche Arbeitsablauf aus
Buchung: Wenn eine neue Reservierung eingeht, wird automatisch ein individueller Zugangscode generiert.
Gästebenachrichtigung: Der Gast erhält den Code vor der Anreise per Nachricht oder E-Mail.
Check-in: Um 16:00 Uhr wird der Code aktiviert und der Gast holt den Schlüssel an der Keycafe SmartBox ab.
Check-out: Am Ende des Aufenthalts gibt der Gast den Schlüssel bis 11:00 Uhr an derselben SmartBox zurück.
Gästewechsel: Reinigungskräfte holen den Schlüssel für die nächste Endreinigung ab, und das Wartungsteam nutzt das System immer dann, wenn es Zugang zu einer Unterkunft benötigt.
Das System passt sich auch an größere Gruppen an. Wenn sich fünf oder sechs Personen eine Unterkunft teilen und tagsüber unterschiedliche Zeitpläne haben, können die Gäste einen zusätzlichen Schlüssel anfordern oder die Schließfächer nutzen, um den Schlüssel untereinander weiterzugeben.
Ergebnisse: Volle Kontrolle über jeden Check-in und Check-out
Zeitgesteuerter Zugang beendet Probleme durch verfrühten Check-in
Für Carolina ist eine der wertvollsten Funktionen die Möglichkeit, genau zu steuern, wann ein Code funktioniert. Gästecodes sind so eingestellt, dass sie um 16:00 Uhr, der offiziellen Check-in-Zeit, aktiviert werden.
„Selbst wenn der Gast physisch früher an den Schließfächern steht, kann er vor der geplanten Zeit nicht auf den Schlüssel zugreifen“, erklärt sie. „Das ist entscheidend, denn Anfragen für einen frühen Check-in haben früher oft zu Problemen geführt. Gäste holten den Schlüssel vorzeitig an der Rezeption ab und betraten die Unterkünfte, die manchmal noch nicht gereinigt waren. Jetzt ist dieses Risiko vollständig ausgeschlossen.“
Einheitenbasierter Zugang für Reinigungsteams
Die Reinigungskräfte von We Host Group werden im Laufe des Tages verschiedenen Apartments zugewiesen. Mit Keycafe werden die Zugangscodes nach Einheiten vergeben, sodass jede Reinigungskraft nur auf die Schlüssel der Unterkünfte zugreifen kann, für die sie zuständig ist.
„Das minimiert Verwechslungen und hilft uns, den Betrieb effizient am Laufen zu halten“, sagt Carolina.
Tägliche Check-out-Überprüfung in wenigen Minuten
Jeden Vormittag gegen 11:00 bis 11:30 Uhr überprüft Carolina, ob alle Schlüssel der Check-outs des jeweiligen Tages zurückgegeben wurden. Sollte einer fehlen, kann das Team sofort reagieren.
„So können wir schnell handeln und genau überprüfen, was passiert ist, den Gast anrufen und fragen: ‚Wo haben Sie den Schlüssel gelassen?‘ oder ‚Wo befindet sich der Schlüssel gerade?‘“
Keine verlorenen Schlüssel mehr
Der größte Vorteil von Keycafe ist das Maß an Kontrolle und Transparenz, das das System bei der täglichen Schlüsselverwaltung bietet:
„Jetzt habe ich jeden einzelnen Tag volle Transparenz und Kontrolle über jeden Check-in und Check-out, und was am wichtigsten ist: Es gehen keine Schlüssel mehr verloren“, sagt sie. „Früher gaben die Gäste den Schlüssel einfach an der Rezeption ab, und manchmal sagte das Rezeptionspersonal dann: ‚Nein, ich habe den Schlüssel nicht.‘ Mit Keycafe können wir genau überprüfen, wer den Schlüssel abgeholt hat, wer ihn zurückgegeben hat und zu welcher genauen Uhrzeit.“
Von einem Gebäude auf acht
Abgesehen vom finanziellen Nutzen war laut Carolina der größte Effekt die operative Glaubwürdigkeit gegenüber den Gebäudemanagern.
„Wir konnten den Gebäudemanagern zeigen, dass wir unsere Gäste eigenständig verwalten können, ohne den Rezeptionsbetrieb zu stören“, erklärt sie. „Das ist wirklich wichtig. Wir haben mit einem Gebäude begonnen und das System mittlerweile in acht Gebäuden implementiert.“
Diese Erfolgsbilanz hat die Partnerschaften von We Host Group mit den Gebäuden, in denen das Unternehmen tätig ist, gestärkt.
„Wir haben eine starke Beziehung zu diesen Gebäuden aufgebaut, und das ist noch wertvoller als ein finanzieller Ertrag.“
Eine skalierbare Lösung für Anbieter von Kurzzeitvermietungen
Für Unternehmen, die eine Schlüsselverwaltungslösung in Betracht ziehen, hebt Carolina eine Reihe wichtiger Vorteile hervor:
„Es ist eine hervorragende Lösung, insbesondere für Anbieter von Kurzzeitvermietungen. Sie ist einfach, skalierbar und passt sich an verschiedene Arten von Immobilien an, darunter Wohngebäude, Häuser oder sogar Lagerhallen. Wenn sie richtig implementiert wird, kann sie Ihre Abläufe wirklich optimieren und dazu beitragen, Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe zu heben – genau wie bei uns.“
Wichtige Erkenntnisse für Anbieter von Kurzzeitvermietungen
Entlasten Sie die Rezeption bei der Schlüsselübergabe. Durch die Schlüsselabholung zur Selbstbedienung müssen Gäste zu Beginn ihres Aufenthalts nie auf beschäftigtes Gebäudepersonal warten.
Verknüpfen Sie Schlüssel mit Ihrer Reservierungsplattform. Automatisch aus Buchungen generierte Codes machen die manuelle Einrichtung für jeden Aufenthalt überflüssig.
Koppeln Sie den Zugang an die Check-in-Zeit. Zeitaktivierte Codes verhindern, dass Gäste die Unterkünfte betreten, bevor die Reinigung abgeschlossen ist.
Weisen Sie den Zugang für Reinigungskräfte nach Einheiten zu. Jedes Teammitglied erhält nur Zugriff auf die Schlüssel der Unterkünfte, für die es verantwortlich ist.
Überprüfen Sie jeden Morgen die Rückgaben. Eine kurze tägliche Überprüfung nach dem Check-out ermöglicht es Ihnen, bei Gästen nachzuhaken, bevor ein fehlender Schlüssel zum Problem wird.
Nutzen Sie Zuverlässigkeit für Ihr Wachstum. Der Beweis, dass Sie Check-ins eigenständig abwickeln können, schafft Vertrauen bei Gebäudemanagern und öffnet die Tür zu neuen Immobilien.
Erfahren Sie, wie Keycafe Ihrem Unternehmen für Kurzzeitvermietungen dabei helfen kann, Gäste-Check-ins zu automatisieren und jederzeit den Überblick über jeden Schlüssel zu behalten.
