Keycafe und Mews kooperieren, um den Schlüsselzugang für Gäste über Gastgewerbeportfolios hinweg zu automatisieren

Keycafe, ein weltweit führendes Unternehmen im Bereich der automatisierten physischen Schlüsselverwaltung, hat eine direkte Integration mit Mews, dem branchenführenden Cloud-Property-Management-System, gestartet. Die Partnerschaft verbindet die Sicherheit physischer Zimmerschlüssel direkt mit Live-Buchungsdaten und eliminiert so Check-in-Warteschlangen, Engpässe am Empfang und die manuelle Nachverfolgung an der Rezeption.

Wenn Hotels ihre Zimmer, Annehmlichkeiten und ihr Personal erweitern, wird die Handhabung physischer Schlüssel häufig zu einem unsichtbaren Engpass. Hotelmanager, die weiterhin auf traditionelle Schlüsseltresore oder Papier-Logbücher setzen, setzen sich der Gefahr von verlegten Generalschlüsseln, Sicherheitsrisiken und einem vollständigen Mangel an Verantwortlichkeit aus. Der Versuch, einen Betrieb zu vergrößern, während die Schlüsselübergabe manuell bleibt, stellt eine betriebliche Falle dar, die wertvolle Arbeitsstunden verschlingt.

Die neue Integration löst diese Reibung, indem sie die Buchungsmaschine von Mews mit der Cloud-verbundenen Schlüsselverwaltungsplattform von Keycafe verbindet. Diese Echtzeit-Synchronisierung ermöglicht es Hoteliers, den Zugang zu optimieren, ohne ihre bestehenden Arbeitsabläufe zu ändern. Durch das automatische Abrufen von Live-Reservierungsaktualisierungen von Mews, um sofort den Schlüsselzugang zu planen und sichere Abhol-PINs zu generieren, eliminiert das System die doppelte Dateneingabe für das Personal.

Synchronisierung von Objektdaten mit dem Cloud- und Hardware-Ökosystem von Keycafe

Die Integration fungiert als direkte Datenbanksynchronisation zwischen zwei robusten Softwareplattformen: Mews PMS und dem Cloud-Schlüsselverwaltungssystem von Keycafe. Anstatt den physischen Schlüsselschrank als isoliertes Terminal zu behandeln, verbindet die Integration die Reservierungsdaten von Mews direkt mit der Zugangskontrollsoftware von Keycafe, die die physische MS5 SmartBox vor Ort nativ verwaltet.

• Echtzeit-Cloud-Synchronisierung: Wenn eine Reservierung in Mews erstellt, geändert oder storniert wird, werden die Daten innerhalb von zwei Minuten an die Cloud-Konsole von Keycafe übertragen. Die Software von Keycafe programmiert das Zugangsfenster automatisch passend zum Aufenthalt des Gastes, wodurch manuelle Planung und doppelte Dateneingabe entfallen.

• Automatisierte Zugangsvergabe: Sobald die Plattform von Keycafe die Reservierungsaktualisierung verarbeitet hat, generiert sie automatisch eine einzigartige, zeitlich begrenzte Abhol-PIN und sendet klare Abholanweisungen direkt an den Gast.

• Gäste-Schlüsselzugang: Der Gast gibt seine PIN direkt an der MS5 SmartBox ein, um seinen Schlüssel eigenständig abzuholen.

Verlängerung der Saisons und Erhöhung der Personalkapazität: Die Fallstudie Motel Impérial

Die praktischen Auswirkungen dieses vereinheitlichten Arbeitsablaufs werden in der betrieblichen Fallstudie Motel Impérial in Percé, Quebec, detailliert beschrieben. Als stark ausgelastetes Objekt in einer saisonalen Tourismusdestination sah sich das Motel mit erheblicher betrieblicher Reibung bei der Verwaltung physischer Schlüssel mit begrenzten Empfangszeiten konfrontiert.

Durch die Verknüpfung von Keycafe mit Mews hat das Objekt erfolgreich auf ein sicheres Self-Service-Check-in-Modell umgestellt. Nadia Minassian, Miteigentümerin des Motel Impérial, erklärte, wie die Technologie entscheidende Arbeitsstunden einsparte:

"Einer der großen Vorteile bei Keycafe und Mews ist, dass die Integration zwischen den beiden sehr flüssig ist. Zunächst einmal verfügt Keycafe über ein außergewöhnlich einfaches Backoffice, so dass es sehr einfach zu konfigurieren ist. Es ist ein Plug-and-Play-System. Sobald es läuft, harmoniert es wirklich gut mit Mews, und es hat uns ermöglicht, unseren Prozess und unsere Customer Journey bis zum Check-in zu optimieren."

Granulare Arbeitsabläufe für Housekeeping, Personal und Lieferanten

Neben der Vereinfachung der Gästeankünfte etabliert das System von Keycafe eine strikte Nachverfolgung der Verantwortungskette für interne Abläufe:

• Übergaben im Housekeeping: Reinigungsteams verwenden zugewiesene PINs oder NFC-Fobs, um Generalschlüssel aus der SmartBox zu entnehmen. Die Software von Keycafe registriert einen Echtzeit-Audit-Trail, der genau zeigt, wer welchen Schlüssel wann besaß.

• Technik und Gebäudemanagement: Kritische Infrastrukturbereiche, wie Serverräume oder Elektroschränke, bleiben verschlossen, wobei Schlüssel nur autorisiertem Personal während geplanter Schichten zugänglich sind.

• Drittanbieter: Manager können temporäre, automatisch ablaufende PIN-Codes für externe Wartungsdienstleister generieren, die es ihnen ermöglichen, bestimmte Schlüssel ohne Aufsicht an der Rezeption abzuholen.

Hoteliers können mehr über die Funktionen der automatisierten Mews-Integration von Keycafe erfahren.