Wie das Palmse Herrenhaus Gästen den Selbstzugang ermöglichte, ohne ein historisches Anwesen zu verändern

Palmse Manor, betrieben von den Virumaa Museen, ist ein erstklassiges Touristenziel, das 80 Kilometer von Tallinn, Estland, entfernt liegt. Das Anwesen präsentiert einen restaurierten baltendeutschen Gutskomplex und verwaltet zwei Gästehäuser – das Brennerei-Gästehaus und das Palmse Manor Gästehaus – für die insgesamt 41 Schlüssel verwaltet werden. In einer abgelegenen, ländlichen Umgebung gelegen, litt Palmse Manor das ganze Jahr über unter anhaltendem Personalmangel. Vor Keycafe erfolgte die Schlüsselverwaltung manuell. Das Personal musste zu jeder Zeit physisch vor Ort sein, um Schlüssel zu übergeben, sei es, dass Gäste einen frühen Check-in wünschten oder mitten in der Nacht ankamen.

Dieser traditionelle Arbeitsablauf führte zu erheblichen Reibungsverlusten im Betrieb, hohen Gemeinkosten und Herausforderungen im Zeitmanagement. Die manuelle Übertragung von Reservierungsdaten über Tabellenkalkulationen führte häufig zu administrativen Fehlern, während alternative Hardware-Optionen – wie zum Beispiel schlüsselkartenbetriebene Schlösser – sich als zu kostspielig erwiesen und unvereinbar mit einem historischen Anwesen waren, das nur minimale architektonische Änderungen zuließ.

Um die Notwendigkeit einer 24/7-Besetzung zu eliminieren und gleichzeitig einen durchgängigen Gästeservice aufrechtzuerhalten, installierte Palmse Manor eine Keycafe SmartBox in der Lobby des Gästehauses. Die Unterkunft nutzt das BOUK Hotel-PMS zur Reservierungsverwaltung, das sich direkt in Keycafe integriert, um Reservierungen mit dem Schlüsselzugang der Gäste zu synchronisieren.

Im Rahmen des neuen automatisierten Workflows buchen und bezahlen Gäste ihre Zimmer online über BOUK. Vor der Ankunft absolvieren Gäste einen elektronischen Check-in und erhalten automatisch eine E-Mail oder SMS mit ihrem Schlüsselabholcode. Bei der Ankunft geben Gäste ihren Code in die Keycafe SmartBox ein, entnehmen ihren Zimmerschlüssel und betreten ihre Zimmer. Darüber hinaus erhalten Reinigungskräfte sofortige App-Benachrichtigungen, sobald Schlüssel in die SmartBox zurückgegeben werden, was ein Echtzeit-Turnover-Management ermöglicht.

Die Einführung von Keycafe hat den Betrieb für das Gut Palmse transformiert, indem die Notwendigkeit von rund um die Uhr anwesendem Personal vor Ort entfiel. Die automatisierte Integration zwischen BOUK und Keycafe eliminierte die manuelle Dateneingabe und reduzierte menschliche Fehler vom Zeitpunkt der Zimmerbuchung bis zum Betreten des Zimmers durch den Gast. Das System reduzierte die Arbeitskosten pro Gast drastisch, während es gleichzeitig die betriebliche Effizienz und Flexibilität sowohl für das Personal als auch für die Gäste erhöhte.

Der kontaktlose Workflow bietet Gästen sofortigen Zimmerzugang, unabhängig von der Ankunftszeit, und führte nach seiner ersten Sommersaison zu einer deutlichen Steigerung der Kundenzufriedenheit. Für die Verwaltung des Gästezugangs zu ihren Zimmern bietet Keycafe eine zuverlässige, kosteneffiziente Schlüsselverwaltung, die gleichzeitig das Erbe des Anwesens bewahrt.