VAG nv automatisiert Schlüsselübergaben für skalierbare Mietwagenbetriebe

VAG nv bietet seit über 50 Jahren in ganz Belgien Automobildienstleistungen an, von Autovermietung und Fahrzeugverkauf bis hin zu Autowaschanlagen und Wartung. Die Verwaltung einer Mietwagenflotte erfordert, dass Mitarbeiter die Schlüssel direkt an Kunden übergeben. Mit der Entwicklung der Kundenerwartungen hin zu digitalen Interaktionen führte die Notwendigkeit, dass Mitarbeiter an jedem Abholpunkt physisch anwesend sein mussten, zu operativen Reibungen.

Die Schlüsselübergabe an Sonntagen, Feiertagen und an abgelegenen Abholorten erwies sich als Herausforderung. Mitarbeiter mussten nur vor Ort sein, um Schlüssel an Kunden zu übergeben, die digitale Mietverträge und Zahlungen bereits online abgeschlossen hatten. Ohne eine automatisierte Lösung für Abholungen außerhalb der Geschäftszeiten riskierte das Unternehmen, Kunden zu verlieren, die flexible Mietoptionen benötigten.

Die Verwaltung von 100 Fahrzeugschlüsseln an mehreren Abholorten ohne ein automatisiertes Schlüsselverwaltungssystem drohte, das Wachstum zu begrenzen. VAG nv benötigte eine Lösung, die eine vollständig kontaktlose Mietwagenabholung ermöglichen würde, ohne physische Empfangsschalter oder zusätzlichen Personalaufwand an jedem Standort hinzuzufügen.

Um diese Herausforderungen zu lösen, evaluierte VAG nv eine Reihe traditioneller Schlüsseltresore auf dem Markt. Die meisten Lösungen erwiesen sich als sperrig und umständlich im Vergleich zur kompakten SmartBox Hardware und den Softwarefunktionen von Keycafe. Die Systemfunktionen von Keycafe boten die erforderliche Flexibilität für die kontaktlose Schlüsselverteilung an mehreren Standorten.

Der tägliche Betrieb konzentriert sich nun auf einen digitalen Selbstbedienungsworkflow. Kunden unterzeichnen ihre Mietverträge digital und zahlen Kautionen online, bevor sie das Fahrzeug abholen. Nach Bestätigung erhält der Kunde einen eindeutigen Abholcode mit PIN- und QR-Optionen, der über Keycafe gesendet wird. Sie geben die PIN ein oder zeigen den QR-Code an der SmartBox außerhalb des Vermietungsbüros, um ihren Fahrzeugschlüssel abzuholen und ihre Anmietung zu starten.

VAG nv integriert derzeit Keycafe direkt über die API in seine Vermietungssoftware. Diese Verbindung synchronisiert Mietbuchungen mit Schlüsselzugangscodes, eliminiert die manuelle Verwaltung und ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Aufmerksamkeit auf die operativen Kernaufgaben zu richten.

Die Implementierung von Keycafe ermöglichte VAG NV, flexible Fahrzeugabholungen rund um die Uhr für seine Mietflotte anzubieten. Kunden können Schlüssel nun an Sonntagen, Feiertagen und außerhalb der regulären Geschäftszeiten abholen, ohne dass Personal vor Ort sein muss. Diese Umstellung löste den Hauptengpass in ihrem Mietprozess und führte zu sofortigen operativen Verbesserungen.

Die kompakte Bauweise von Keycafe und die Fernverwaltungsplattform eröffneten zudem neue Möglichkeiten für die regionale Expansion. VAG NV hat SmartBoxes an 7 verschiedenen Standorten implementiert und damit Abholpunkte geschaffen, ohne physische Empfangsbüros bauen oder an jedem Standort eigenes Personal einstellen zu müssen.

Die Automatisierung der Schlüsselübergaben hat das Personal von VAG NV von manuellen administrativen Aufgaben entlastet, wodurch sie sich auf Vertrieb, Wartung und Kundenbetreuung konzentrieren können. Sobald das Unternehmen seine API-Integration für die Mietsoftware abgeschlossen hat, positioniert der optimierte Workflow VAG NV, um mehr Mieteinnahmen in seinem expandierenden Geschäftsgebiet zu erzielen.