Wie Vest Bilutleie mit Keycafe die 24/7-Autovermietung automatisierte

Vest Bilutleie bietet Fahrzeugvermietungen in ganz Westnorwegen an. Vor Keycafe verließ sich das Unternehmen darauf, dass Mitarbeiter die Schlüssel persönlich übergaben, sodass bei jeder Abholung und Rückgabe ein Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar sein musste.

Die Abwicklung von Vermietungen außerhalb der regulären Geschäftszeiten war besonders schwierig, da Mitarbeiter oft zu den Fahrzeugstandorten fahren mussten, nur um Kunden zu unterstützen. Zudem verlangsamten die bisherigen Schlüsselschränke die Abholungen, da die Zugangsdaten erst weitergegeben werden konnten, sobald das Fahrzeug bereitstand und sich der Schlüssel physisch in der Box befand. Da das Unternehmen wachsen und eine eigene Vermietungsplattform entwickeln wollte, benötigte es eine völlig neue Schlüsselverwaltungsstrategie.

Vest Bilutleie entschied sich für Keycafe als moderne Alternative zu den bestehenden Schlüsselschränken. Die intuitive Benutzeroberfläche und die einzelnen Schlüsselfächer machen die Abholung sowohl für Kunden als auch für Mitarbeiter einfacher und schneller.

Kunden buchen nun über die Website von Vest Bilutleie und erhalten eine SMS mit den Abholdetails, sobald ihre Buchung erstellt wurde. Die Mitarbeiter legen den Fahrzeugschlüssel einfach in die SmartBox, sobald alle Vorbereitungen abgeschlossen sind. Darüber hinaus ist Keycafe über eine API direkt in das Buchungssystem von Vest Bilutleie integriert, wodurch der Status bei der Abholung oder Rückgabe von Schlüsseln automatisch synchronisiert und E-Mail-Benachrichtigungen an die Mitarbeiter ausgelöst werden.

Wie Mitgründer und CEO Thomas Tufta Løberg erklärt: „Wir können genau sehen, wann das Auto abgeholt und zurückgebracht wurde – ganz ohne Rätselraten.“

Vest Bilutleie stellte die operativen Vorteile von Keycafe bereits innerhalb der ersten ein bis zwei Wochen fest. Da Kunden Fahrzeuge nun rund um die Uhr abholen und zurückgeben können, verliert das Personal keine Zeit mehr mit Fahrten zu den Standorten für Übergaben am späten Abend oder frühen Morgen. Das Team kann nun mehrere Kunden gleichzeitig bedienen, wodurch das Unternehmen sein Vermietungsvolumen skalieren kann, ohne zusätzliches Personal einstellen zu müssen.

Der automatisierte Workflow hat auch die interne Teamkoordination grundlegend verändert. Dank Echtzeitsynchronisierung und automatisierten Benachrichtigungen hat das Team an allen Standorten einen präzisen Echtzeit-Überblick über jedes einzelne Fahrzeug. Dadurch entfällt ein erheblicher Teil des administrativen Aufwands und der Ungewissheit im Tagesgeschäft, sodass Vest Bilutleie optimal aufgestellt ist, um weiteres Wachstum in ganz Westnorwegen voranzutreiben.