Clamens & STPSClamens & STPS erzielen volle Flottenschlüssel-Nachverfolgbarkeit für Betriebe des öffentlichen Sektors
Bauwesen
Villeparisis, Frankreich
480
dreiundneunzig
“Keycafe hat uns geholfen, die Schlüsselverwaltung zu sichern und zu vereinfachen, und bietet gleichzeitig eine zuverlässige, schnelle und benutzerfreundliche Lösung für all unsere Nutzer.”
Jean-Baptiste Bessonnet
System- und Netzwerkadministrator
Über Clamens und STPS
Clamens und STPS, Teil der Ensis Groupe, sind im Baustoffrecycling und Tiefbau tätig. Mit Sitz in Villeparisis, Frankreich, verwalten sie eine Flotte von 93 Fahrzeugen, die in der gesamten Region Île-de-France für Infrastruktur- und Versorgungsprojekte eingesetzt werden.
Gideon ist Product Marketing Manager bei Keycafe, wo er Unternehmen dabei unterstützt, die Vorteile eines intelligenten Schlüsselverwaltungssystems zu verstehen.
Herausforderung
Die Ensis Groupe mit Sitz in Villeparisis, Frankreich, betreibt über ihre Tochtergesellschaften eine vielfältige Fahrzeugflotte: Clamens, ein Unternehmen für das Recycling von Baumaterialien, und STPS, ein Tiefbauunternehmen, das große Versorgungsunternehmen wie GRDF (Gaz Réseau Distribution France) und EDF (Électricité de France) bedient. Mit über 90 Fahrzeugen und 480 Mitarbeitern erfordern ihre Abläufe eine tägliche Koordination zwischen Fahrern, Mechanikern und Managern über mehrere Abteilungen und Schichten hinweg, einschließlich Nacht- und Notbereitschaftsdiensten.
Das Unternehmen verließ sich bei der Verwaltung der Fahrzeugschlüssel auf einen manuellen Prozess, der ein physisches Schlüsselbrett und Büroschränke umfasste. Fahrer ließen Schlüssel oft an informellen Orten liegen, vergaßen, sie zurückzugeben oder gaben sie untereinander weiter, was zu Unsicherheiten bezüglich der Fahrzeugverfügbarkeit führte. Wenn ein Lkw neu zugeordnet, repariert oder dringend eingesetzt werden musste, führte die Ungewissheit über den Verbleib des Schlüssels (oder ob er überhaupt vor Ort war) zu Verzögerungen, internen Reibereien und Dienstleistungsunterbrechungen.
Schmerzpunkte
- Mangel an Rückverfolgbarkeit — Schlüssel wurden häufig informell zwischen Fahrern ohne Aufzeichnungen ausgetauscht, was es schwierig machte, die Fahrzeugnutzung zu verfolgen und die Rechenschaftspflicht sicherzustellen.
- Nicht zurückgegebene oder verlegte Schlüssel — Schlüssel wurden in persönlichen Schließfächern vergessen oder überhaupt nicht zurückgegeben, was die Fahrzeugumplanungen verzögerte und Werkstattpläne unterbrach.
- Unkontrollierter Zugang — Die Schlüsselverwaltung erfolgte über offene Schlüsselbretter oder ungesicherte Abgabestellen, ohne die Möglichkeit, den Zugang nach Rolle, Fahrzeug oder Tageszeit zu beschränken.
- Verwaltungsaufwand — Flottenmanager mussten oft schlüsselbezogene Probleme manuell lösen, wodurch zeitraubende Aufgaben zu ihren täglichen Verantwortlichkeiten hinzukamen.
Lösung
Um Struktur und Sicherheit in ihr Schlüsselmanagement zu bringen, implementierte die Ensis Groupe Keycafe SmartBox-Systeme in ihren Betrieben in Clamens und STPS. Fahrer, Werkstattmitarbeiter und Dispositionsmanager nutzen das System nun täglich, um Schlüssel über sicheren, protokollierten Zugang abzuholen und zurückzugeben.
Jedem Nutzer wird ein einzigartiger PIN-Code zugewiesen, der an spezifische Berechtigungen gekoppelt ist, basierend auf deren Rolle und Verantwortlichkeiten. Zum Beispiel sehen Fahrer nur Schlüssel, die für ihre zugewiesenen Fahrzeuge relevant sind, wobei der Zugang auf bestimmte Zeitfenster beschränkt ist. Werkstattteams können jeden Schlüssel abholen, den sie für Wartungsarbeiten benötigen, während Disponenten den Zugang remote über die Keycafe App erteilen oder entziehen können.
Diese Konfiguration stellt sicher, dass nur autorisiertes Personal Schlüssel handhabt, mit voller Transparenz bei jeder Transaktion. Das SmartBox-System ersetzte informelle Praktiken durch einen standardisierten, auditierbaren Workflow; wodurch Sicherheit, Verantwortlichkeit und die operative Kontrolle verbessert werden.
Implementierung von Clamens und STPS
- Rollenbasierte Zugriffskontrolle — Jeder Nutzer wird dem Keycafe-System mit rollenbasierten Berechtigungen hinzugefügt, zum Beispiel für Fahrer, Werkstattmitarbeiter oder Manager. Der Zugriff wird dadurch ausschließlich auf die benötigten Schlüssel beschränkt.
- Geplante Zugriffsfenster — Zugriffszeiten werden individuell festgelegt, um sie auf die jeweilige Schicht oder die Verantwortlichkeiten jedes Benutzers abzustimmen, wodurch sichergestellt wird, dass Schlüssel nur bei Bedarf zugänglich sind und die Kontrolle verbessert wird.
- Fernverwaltung — Disponenten und IT-Mitarbeiter nutzen die Keycafe App auf ihren Smartphones und Computern, um den Zugang zu verwalten und Probleme in Echtzeit zu beheben, sogar außerhalb der Arbeitszeiten.
- Abteilungsübergreifende Nutzung — Neben den Fahrern verlassen sich das Werkstattteam und die Mitarbeiter der Nachtschicht auf das System, um Fahrzeugschlüssel zu entnehmen, ohne Kollegen oder Vorgesetzte suchen zu müssen.
“Wir können den Verlauf des Schlüssels in Echtzeit lückenlos nachvollziehen. In der App sehe ich, wann er hinterlegt, wann er entnommen wurde und von wem. Das ist wichtig.”
Ergebnis
Mit der Einführung von Keycafe in ihren Betrieben in Villeparisis hat die Ensis Groupe die Schlüsselverwaltung durch Fahrer, Manager und Werkstattpersonal vollständig transformiert. Informelle Übergaben und ungesicherte Aufbewahrungsmethoden wurden durch ein strukturiertes, nachvollziehbares System ersetzt, das es den Nutzern ermöglichte, die benötigten Schlüssel selbstständig zu entnehmen, während Administratoren die volle Kontrolle über Berechtigungen und Zugangszeiten behielten. Dies war besonders wertvoll für Nacht- und Wochenendschichten, da Bereitschaftsteams Schlüssel ohne Verzögerung entnehmen und den Betrieb fortsetzen konnten, ohne vor Ort auf die Unterstützung des Managements angewiesen zu sein.
Das neue System optimierte zudem die teamübergreifende Koordination. Disponenten können Fahrzeuge je nach Verfügbarkeit schnell neu zuweisen, und Wartungspersonal kann bei Bedarf Schlüssel für Reparaturen entnehmen – alles, ohne die Arbeitsabläufe zu unterbrechen. Mit klaren Abläufen und zentralisiertem Zugang wurde die Schlüsselverwaltung schneller, sicherer und wesentlich zuverlässiger für alle Beteiligten.
Das Ergebnis
- Vollständige Systemakzeptanz — 100 % der Schlüssel werden jetzt über Keycafe hinterlegt und abgeholt, wodurch informelle Übergaben zwischen den Mitarbeitern entfallen.
- Drastische Reduzierung von Schlüsselverlusten — Über 80 % Rückgang bei verlorenen oder vergessenen Schlüsseln, wodurch die tägliche Zuverlässigkeit erheblich verbessert wird.
- Zeitersparnis im täglichen Betrieb — Geschätzte 30 % weniger Zeitaufwand für die Verwaltung von Schlüsselzugang und Koordination.
- Verbesserte Sichtbarkeit und Rechenschaftspflicht — Echtzeit-Tracking von Schlüsselbewegungen gewährleistet sicheren Zugang und unterstützt die interne Kontrolle.
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