Einblicke in Uruguays größten Flughafen: Wie Carrasco International die Schlüsselverwaltung für über 400 Mitarbeiter automatisierte

Vor der Einführung von Keycafe verwaltete Aeropuertos Uruguay Hunderte von Schlüsseln durch einen vollständig manuellen Prozess am internationalen Flughafen Carrasco, Uruguays größtem Flughafen. Der Betrieb umfasste die Verfolgung von Schlüsseln für eine Flotte von Bodenabfertigungsfahrzeugen, eingeschränkte Anlagenbereiche und spezielle Luftfahrtausrüstung am gesamten Flughafen, wobei jede Schlüsselentnahme und -rückgabe manuell in einer Tabelle erfasst wurde. Als die Anzahl der Schlüssel zunahm, wurde der Prozess für die über 400 Mitarbeiter und externen Auftragnehmer immer schwieriger zu handhaben. Mitarbeiter verbrachten oft wertvolle Zeit damit, in überfüllten Schlüsselschränken nach bestimmten Schlüsseln zu suchen, was den täglichen Betrieb verlangsamte und die Transparenz der Schlüsselnutzung einschränkte. Verzögerungen beim Auffinden oder Abrufen von Schlüsseln störten geplante Arbeiten mit externen Dienstleistern, beeinträchtigten die Betriebseffizienz und schufen unnötigen administrativen Aufwand.

Aeropuertos Uruguay hat Keycafe implementiert, um seinen manuellen Schlüsselverwaltungsprozess durch ein sicheres, automatisiertes System zu ersetzen, das kontrollierten Zugriff und Echtzeit-Transparenz über alle Flughafenabläufe hinweg bietet. Die Plattform wurde so konfiguriert, dass sie der Organisationsstruktur des Flughafens entspricht, wodurch sichergestellt wird, dass Mitarbeiter und externe Dienstleister nur auf die Schlüssel zugreifen können, die für ihre Aufgaben relevant sind – eine kritische Anforderung für eine Einrichtung, die unter strengen Luftsicherheitsstandards arbeitet.

Administratoren verwalten das gesamte System, indem sie Einstellungen konfigurieren, Benutzer anlegen, Schlüsselgruppen organisieren und Zugriffsrechte definieren. Manager, wie zum Beispiel Bereichsleiter, überwachen Schlüssel in ihren Abteilungen und können bei Bedarf temporären Zugriff an Mitarbeiter oder externe Dienstleister gewähren. Basisanwender haben fortlaufenden Zugriff auf die operativen Schlüssel, die sie für ihre täglichen Aufgaben benötigen, während externe Dienstleister zeitlich begrenzten Zugriff ausschließlich für genehmigte Aufgaben erhalten.

Diese Struktur ermöglicht es Benutzern, autorisierte Schlüssel schnell zu lokalisieren und zu entnehmen, wobei die Verantwortlichkeit durch automatisierte Aktivitätenverfolgung und zentralisierte Überwachung gewahrt bleibt.

In einer Einrichtung, in der jede Minute operativer Verzögerung sich auf Flugpläne, Auftragnehmerarbeiten und Passagierdienste auswirken kann, verzeichnete Aeropuertos Uruguay nach der Implementierung von Keycafe sofortige Verbesserungen bei Effizienz und Reaktionszeiten. Mitarbeiter können nun selbstständig autorisierte Schlüssel über einen schnelleren, optimierteren Prozess abholen und zurückgeben, während eine zugriffsbasierte Suchfilterung Nutzern hilft, genau das zu finden, was sie benötigen. Der Flughafen reduzierte auch die Kosten im Zusammenhang mit doppelten Schlüsseln, Schlosserneuerungen und neu angesetzten Auftragnehmerarbeiten. Durch die Anpassung an die spezifischen Anforderungen von Sicherheit, Wartung, Betrieb und externen Anbietern lieferte Keycafe eine Lösung, die sich nahtlos in die täglichen Arbeitsabläufe des Flughafens einfügte.