Wie East Sussex Healthcare NHS Trust die Kontrolle über seine Poolfahrzeugschlüssel zurückgewann

Der East Sussex Healthcare NHS Trust betreibt mehrere Akutversorgungseinrichtungen, darunter das Eastbourne District General Hospital. Um dieses weitläufige Netzwerk zu unterstützen, verlässt sich ESHT auf eine eigene Flotte von Poolfahrzeugen, die vom Post- und Kurierteam verwaltet wird, um den effizienten, täglichen Transport von Krankenakten, Proben und wichtigen Gütern zwischen allen Standorten zu gewährleisten. Diese Fahrzeuge werden von Mitarbeitern im gesamten Unternehmen genutzt. Fahrzeugschlüssel wurden in einem separaten Parkbüro aufbewahrt, sodass Mitarbeiter dort Zugang anfordern mussten, während das Transportteam Reservierungen in einem gemeinsamen Kalender protokollierte, der vom Parkpersonal gepflegt wurde.

Als die Nachfrage nach der Flotte stieg, begann der geteilte Arbeitsablauf, echte Probleme zu verursachen. Die Abhängigkeit von einer anderen Abteilung bei der Schlüsselübergabe führte zu wiederkehrenden Verwaltungsfehlern, nicht synchronisierten Kalendern und doppelt gebuchten Fahrzeugen. Ohne ein dediziertes Tracking-System und ohne Schlüssel vor Ort waren Abholungen schwer zu koordinieren und Buchungen verliefen regelmäßig fehlerhaft.

Der Trust führte Keycafe ein, um den Flottenzugang zu zentralisieren und die Schlüsselverwaltung unabhängig, rund um die Uhr zu betreiben. Mitarbeiter reichen nun einen Fahrzeugantrag mit den benötigten Daten und Zeiten ein. Das Post- und Kurierteam prüft die Verfügbarkeit, weist ein Fahrzeug zu und trägt die Buchung in die Keycafe Software ein.

Von dort aus sendet das System dem Benutzer sichere Abhol- und Rückgabeanweisungen, die nur während des gebuchten Zeitraums gültig sind. Mitarbeiter verwenden einen eindeutigen Code, um ihre zugewiesenen Schlüssel von der SmartBox abzuholen und sie dem System zurückzugeben, wenn sie mit der Nutzung des Fahrzeugs fertig sind. Während dieses gesamten Prozesses erhält das Post- und Kurierteam automatisierte Benachrichtigungen, die den Abhol- und Rückgabeprozess verfolgen. Niemand muss für eine Übergabe anwesend sein, und die Abteilung behält die volle Kontrolle über ihre Schlüssel.

Keycafe sorgte sofort für Stabilität im Fuhrparkbetrieb des Trusts, und das Feedback der Fahrer war sehr positiv: Das System ist unkompliziert zu bedienen und durchweg zuverlässig. Die Verwaltung der Schlüssel durch ein einziges Team hat Planungsfehler reduziert und bei jeder Buchung Personalzeit gespart. Die Ergebnisse waren so eindeutig, dass der Trust seitdem ein zweites Keycafe System an einem anderen Krankenhausstandort installiert hat.

Die Nutzungsdaten haben sich ihrerseits als wertvoll erwiesen. Mit einer genauen Echtzeitansicht darüber, wie und wann Schlüssel verwendet werden, konnte das Management neu bewerten, wo Dienstfahrzeuge auf dem gesamten Campus geparkt werden. Der Trust stellte fest, dass Keycafe die Investition schnell rechtfertigte, indem es administrative Fehler eliminierte und das finanzielle Risiko durch verlorene Schlüssel und Fahrzeuge reduzierte.