Heizungsinstallationsbetrieb Wärme Wimmer spart Stunden an administrativer Arbeit für über 90 Schlüssel

Mit Sitz in Gröbenzell bei München ist Wärme Wimmer auf Umwelttechnik spezialisiert und installiert Wärmepumpen, Solaranlagen und Klimaanlagen. Mit über 30 Mitarbeitern verwaltet das Unternehmen täglich eine große Anzahl physischer Schlüssel. Dazu gehören Fahrzeugschlüssel für ihren Fuhrpark und Kundenschlüssel, die dem Team für regelmäßige Wartungsarbeiten und Reparaturen anvertraut werden.

Vor der Einführung des Keycafe-Systems verließ sich das Unternehmen auf eine physische Papierliste und Stifte, um die Ein- und Ausgabe von Schlüsseln zu protokollieren. Diese manuelle Methode war fehleranfällig, bot keine Echtzeit-Sichtbarkeit und führte zu Desorganisation im Team.

Das Verlegen von Kundenschlüsseln war eine ständige Bedrohung, und die Suche nach fehlenden Schlüsseln verschwendete wertvolle Zeit. Die Büroangestellten mussten Stunden damit verbringen, Techniker zu kontaktieren, um herauszufinden, wer einen bestimmten Fahrzeug- oder Kundenschlüssel hatte, was zu Verzögerungen im Tagesablauf führte.

Um einen besseren Weg zu finden, suchte das Unternehmen nach einem digitalen und benutzerfreundlichen System. Geschäftsführer Tobias Wimmer wünschte sich ein App-basiertes Tool, auf das Mitarbeiter einfach mit ihren iPads oder physischen Zugangsdaten zugreifen konnten. Nach einer kurzen Testphase stellte sich Keycafe als die perfekte Lösung heraus und wurde schnell in ihren IT-Stack integriert.

Wärme Wimmer verwaltet nun 93 Schlüssel mit Keycafe, verfolgt dabei Fahrzeugflotten- und Kundenschlüssel für regelmäßige Wartungs- und Reparaturarbeiten. Mitarbeiter können die Schlüsselverfügbarkeit direkt auf ihren iPads überprüfen, bevor sie eine Arbeit beginnen. Diese Funktion ist besonders hilfreich bei Notfalleinsätzen, da das Personal sehen kann, ob ein Schlüssel in der Box ist oder sich noch bei einem Kollegen befindet.

Das System ermöglicht es Administratoren, spezifische Zugriffsrechte zuzuweisen, wodurch sichergestellt wird, dass nur autorisiertes Personal bestimmte Schlüssel entnehmen kann. Mitarbeiter authentifizieren sich an der Keycafe SmartBox entweder über die mobile App oder einen persönlichen Zugangsausweis, um ihre zugewiesenen Schlüssel schnell zu entnehmen oder zurückzugeben.

Seit der Installation von Keycafe hat Wärme Wimmer den Stress und die Unordnung durch Papierlisten eliminiert. Die Schlüsselverfolgung ist nun vollständig automatisiert, was der gesamten Organisation vollständige Transparenz über ihre 93 Schlüssel verschafft. Mitarbeiter gehen sorgfältiger mit den Schlüsseln um, weil sie wissen, dass jede Transaktion elektronisch unter ihrem Profil erfasst wird.

Das System hat im Hauptbüro erhebliche Zeit eingespart. Anstatt nach verlorenen Schlüsseln zu suchen oder Mitarbeiter zu verfolgen, um ein Fahrzeug zu lokalisieren, können Administratoren den Schlüsselstatus sofort online einsehen. Diese Geschwindigkeit führt direkt zu schnelleren Abläufen und besserem Service für die Kunden.

Aus finanzieller Sicht hat sich die Investition unglaublich schnell amortisiert. Tobias Wimmer schätzt, dass sich das System innerhalb von fünf bis sechs Monaten amortisiert hat, indem es die hohen Kosten, die mit dem Ersatz verlorener Schlüssel verbunden sind, vermieden hat.