Wie Laurenty die Schlüsselverwaltung für Fuhrpark und Einrichtung mit Keycafe verbesserte

Bevor Keycafe implementiert wurde, nutzte Laurenty bereits ein anderes Schlüsselverwaltungssystem. Laut Account Managerin Julie Andry bot das System zwar ein grundlegendes Maß an Organisation, ließ aber in puncto Benutzerfreundlichkeit und Zuverlässigkeit zu wünschen übrig: „Wir nutzten ein System namens Traka. Es war jedoch weitaus weniger intuitiv und viel schwieriger zu bedienen – insbesondere für die Mitarbeiter des Unternehmens. Insgesamt fühlte es sich ziemlich veraltet an.“ Der Zugangsprozess basierte auf Codes, die nicht immer zuverlässig funktionierten, was zu Frustration führte und die Schlüsselentnahme verlangsamte. Darüber hinaus bot das System nicht das Maß an Kontrolle, das Laurenty benötigte, da Benutzer auf alle verfügbaren Schlüssel zugreifen konnten, anstatt nur auf die ihnen zugewiesenen. Mit einer Flotte von etwa 20 Firmenfahrzeugen benötigte Laurenty eine Lösung, die eine bessere Nachverfolgbarkeit und Verantwortlichkeit gewährleistete. Das Unternehmen musste wissen, welcher Mitarbeiter welchen Fahrzeugschlüssel täglich entnommen hatte, und sicherstellen, dass die Schlüssel während des täglichen Betriebs sicher verwaltet wurden.

Laurenty implementierte das Schlüsselverwaltungssystem SmartBox von Keycafe, um den Zugriff auf seine Fahrzeug- und Gebäudeschlüssel zu zentralisieren und zu sichern. Täglich nutzt das Reinigungsteam die SmartBox, um die ihnen zugewiesenen Schlüssel abzuholen, bevor es seine Arbeit beginnt, und gibt sie zurück, sobald die Arbeit erledigt ist. Das System ist zu einem wesentlichen Bestandteil des täglichen Workflows von Laurenty geworden. Über die Keycafe-Plattform kann Laurenty mühelos Schlüsselbewegungen und die Zugriffshistorie überwachen und so vollständige Transparenz darüber gewährleisten, wer welchen Schlüssel wann entnommen hat.

Die Einführung von Keycafe führte zu sofortigen Verbesserungen in den täglichen Abläufen von Laurenty, insbesondere in Bezug auf Effizienz, Transparenz und Verantwortlichkeit. Mitarbeiter können nun täglich ihre zugewiesenen Schlüssel schnell über einen einfachen und zuverlässigen Prozess abholen und zurückgeben, was Verzögerungen reduziert und den Schlüsselaustausch reibungsloser gestaltet. Gleichzeitig profitieren Manager von vollständiger Nachverfolgbarkeit und der Möglichkeit, zu sehen, wer wann auf welchen Schlüssel zugegriffen hat. Diese erhöhte Transparenz hat die Verantwortlichkeit in den Teams gestärkt und die Kontrolle über den Zugang zu Fahrzeugen und Einrichtungen verbessert. Über Fahrzeugschlüssel hinaus nutzt Laurenty Keycafe auch zur Verwaltung von Schlüsseln für gesicherte Standorte und Geräte, was es zu einer vielseitigen Lösung für verschiedene betriebliche Anforderungen macht. Mit einem intuitiven System, das einfach zu bedienen und zu erweitern ist, hat Keycafe Laurenty dabei geholfen, einen veralteten Prozess durch einen effizienteren, sichereren und skalierbaren Ansatz zur Schlüsselverwaltung zu ersetzen.