Kashiwabara CorporationNie wieder unverschlossene Türen: Zugang zum Gelände der Kashiwabara Corporation mit Keycafe
Einrichtungen & Logistik
Yamaguchi, Japan
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“Keycafe löste unser größtes Problem – Ausfälle digitaler Schlösser, die den Zugang für Mitarbeiter verhinderten.”
Rin Odahara
Facility Management, Kashiwabara Hands
Über Kashiwabara Corporation
Kashiwabara Corporation ist ein Bau- und Infrastrukturreparaturunternehmen mit Sitz in Japan, das Dienstleistungen für Wohn- und Geschäftsgebäude anbietet.
Gideon Leung ist der Marketing Manager bei Keycafe, leitet das globale Marketing und ist der Produktexperte des Unternehmens. Er verfasst die technische Dokumentation, Funktionsankündigungen, Produktaktualisierungen und Anleitungen, die Kunden weltweit dabei helfen, das Beste aus der Plattform herauszuholen.
Herausforderung
Die Kashiwabara Corporation betreibt in Yamaguchi eine interne Schulungseinrichtung, in der Auszubildende Reparaturarbeiten an maßstabsgetreuen Gebäudemodellen durchführen. Das Schulungszentrum wird ohne Personal vor Ort betrieben, wobei die Verantwortung für den Türzugang – sowohl das Ver- als auch das Entriegeln – vollständig bei den Nutzern liegt.
Vor der Einführung von Keycafe war jeder Raum mit einem QR-Code-basierten Zugangssystem ausgestattet, das jedoch anfällig für häufige technische Probleme war. Die Codes ließen sich oft nicht korrekt scannen, Türen ließen sich nicht entriegeln und die elektronischen Schließmechanismen waren unzuverlässig. Da alle Zugangspunkte in der Einrichtung auf diesem instabilen System basierten, verließen Benutzer die Räume manchmal, ohne die Türen ordnungsgemäß zu verschließen, was erhebliche Sicherheitsrisiken mit sich brachte. Es war offensichtlich, dass eine zuverlässigere und benutzerfreundlichere Lösung erforderlich war.
Schmerzpunkte
- Unzuverlässiges Zugangssystem — Häufige Fehlfunktionen des QR-Code-basierten Systems verhinderten, dass Nutzer Türen zuverlässig entriegeln oder verriegeln konnten.
- Benutzerfrustration — Als eine selbstverwaltete Einrichtung führte jedes Zugangsproblem zu Frustration bei den Nutzern, ohne sofortige Lösung.
- Erhöhter Verwaltungsaufwand — Zeitaufwändige Eingriffe durch Remote-Administratoren reduzierten die gesamte betriebliche Effizienz.
- Sicherheitsrisiken — Die Unfähigkeit, Türen aufgrund von Systemfehlern ordnungsgemäß zu verschließen, führte nach Gebrauch zu ungesicherten Einrichtungen.
Lösung
Um die bestehenden Probleme beim Türzugang zu lösen, begann das Managementteam von Kashiwabara, alternative Lösungen anhand zweier Hauptkriterien zu prüfen: die Ermöglichung einer unbeaufsichtigten Schlüsselübergabe und die Möglichkeit zur Fernverwaltung der Einrichtung. Obwohl intelligente Schlösser zunächst in Betracht gezogen wurden, wurden sie letztendlich ausgeschlossen, da dies den Austausch aller bestehenden Türen erfordert hätte – ein Vorhaben, das hinsichtlich Kosten und Zeitrahmen nicht realisierbar war. Keycafe wurde aufgrund seiner Einfachheit und schnellen Bereitstellung als optimale Lösung ausgewählt. Von der Auftragserteilung über die Installation bis hin zur Betriebsbereitschaft wurde der gesamte Prozess in kurzer Zeit abgeschlossen – was es zu einer effizienten und praktischen Wahl für die spezifischen Anforderungen der Einrichtung machte.
Kashiwabara Corporation-Implementierung
- Nutzer-Zugangscodes — Das Personal erhält im Voraus einen Zugangscode, um Schlüssel zu entnehmen, wodurch Schlüsselübergaben außerhalb der Geschäftszeiten ermöglicht werden.
- Echtzeit-Management — Wenn Mitarbeiter Anfragen haben, können Administratoren Zugriffslogs in Echtzeit fernüberprüfen und haben die Möglichkeit, den Verlauf über die mobile App einzusehen, was zusätzliche Sicherheit bietet.
- Fernsteuerung der SmartBox — Die Möglichkeit, die SmartBox remote zu steuern, bietet einen entscheidenden Vorteil beim Management einer unbemannten Einrichtung.
Ergebnisse
Der größte Vorteil der Implementierung von Keycafe war die Beseitigung des Problems, dass Türen in der Einrichtung nicht verriegelt oder entriegelt werden konnten. Im seltenen Fall, dass Türen unverschlossen bleiben, lässt sich der Schlüsselnutzungsverlauf und Status jetzt leicht über das Management-Dashboard überprüfen. Nach der Implementierung äußerte Rin Odawara ihr Feedback: „Wir sind überzeugt, dass die Wahl von Keycafe die richtige Entscheidung war. Benutzer können das System intuitiv bedienen, und Administratoren finden die Remote-Verwaltung mit Echtzeit-Benachrichtigungen und Protokollprüfungen sowohl über die Desktop- als auch über die mobile App effizient.“
Nach der Implementierung teilte Rin Odawara ihr Feedback mit: „Wir sind überzeugt, dass die Entscheidung für Keycafe die richtige war. Nutzer können das System intuitiv bedienen, und Administratoren empfinden es als effizient, es remote mit Echtzeit-Benachrichtigungen und Protokollprüfungen über die Desktop- und mobile App zu verwalten.“
Das Ergebnis
- Nie wieder unverschlossene Türen — Nutzer können physische Schlüssel aus der SmartBox entnehmen, um Türen zu entriegeln und zu verriegeln. Dies löst das Hauptproblem, dass Türen nicht richtig öffnen oder schließen.
- Zeitgewinn — Sowohl Nutzer als auch das Management werden von unnötigem Stress und zeitraubender Fehlerbehebung entlastet.
- Verbesserte Sicherheit — Mit dem Management-Dashboard von Keycafe kann das Team nachverfolgen, wer welchen Schlüssel wann verwendet hat, und somit ein Höchstmaß an Sicherheit für das Schulungszentrum gewährleisten.
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