Luxus-Technologie-Villa AshitokuKeycafe ermöglicht zuverlässiges Self-Check-in in der LUXE TECH VILLA ASHITOKU
Hotels
Amami Oshima, Japan
663 (&Do Holdings)
“Keycafe erwies sich als unglaublich zuverlässig, läuft stets reibungslos und ist sogar im Falle von Stromausfällen mit einer Notstromversorgung ausgestattet. Darüber hinaus ist es so intuitiv, dass Gäste es ohne Zögern nutzen können.”
Takumi Ikeda
Management-Team
Über LUXE TECH VILLA ASHITOKU
Betrieben von &Do Holdings und 2023 auf der UNESCO-Welterbeinsel Amami Ōshima eröffnet, bietet LUXE TECH VILLA ASHITOKU ihren Gästen eine einzigartige Mischung aus modernster Technologie und Natur.
Gideon Leung ist Marketing Manager bei Keycafe, wo er das globale Marketing leitet und als Produktexperte des Unternehmens fungiert. Er verfasst die technischen Dokumentationen, Funktionsankündigungen, Produktaktualisierungen und Anleitungen, die Kunden weltweit dabei unterstützen, das Beste aus der Plattform herauszuholen.
Herausforderung
Die Villenzimmer von LUXE TECH VILLA ASHITOKU sind auf höchste Privatsphäre ausgelegt und ermöglichen den Gästen den direkten Zugang von außen. Anfangs war jede Tür mit einem numerischen Touchpad-Schloss ausgestattet, doch wiederholte Fehlfunktionen – nicht reagierende Tasten und unerwartete Fehler – entwickelten sich zu einem ernsten Problem. Das heiße und feuchte Klima der Insel, das für Elektronik strapaziös ist, wurde als Ursache identifiziert. Dies führte zu Kondensation und häufigen Ausfällen der elektronischen Schlösser.
Als im Sommer 2024 ein neues Gebäude mit gemeinsamem Empfangsbereich eröffnet wurde, beschloss das Team, auf ein zuverlässigeres Schließsystem umzusteigen. Sie wechselten zu traditionellen Türschlössern und Schlüsseln, um das Risiko elektronischer Schlossprobleme zu vermeiden, und suchten nach einer Indoor-Schließfachlösung, die mit ihrem Self-Check-in-System kompatibel ist. Die Integration mit ihrer Reservierungsplattform HotelSmart war ebenfalls entscheidend, um ein vollständig automatisiertes und reibungsloses Gasterlebnis zu gewährleisten.
Schmerzpunkte
- Häufiger Ausfall elektronischer Schlösser — Touchpad-Schlösser für Zimmer fielen oft aufgrund von Hitze und Feuchtigkeit aus, was Gästen den Zugang zu ihren Zimmern verwehrte.
- Gästefrustration — Trotz eines beworbenen Selbst-Check-in-Systems musste Personal oft eingreifen, wenn die Schlösser versagten, was zu Check-in-Verzögerungen und einer Belastung des Personals führte.
- Reservierungssystem-Integration — Eine zuverlässige Lösung, die sich automatisch mit dem bestehenden Reservierungssystem synchronisierte, wurde benötigt.
Lösung
Um ihren Anforderungen gerecht zu werden, führte LUXE TECH VILLA ASHITOKU das SmartBox Schlüsselverwaltungssystem von Keycafe ein, mittels der Integration mit HotelSmart. Dieses Setup ermöglicht es den Gästen, während ihres gesamten Aufenthalts alles eigenständig zu handhaben, von der Buchung und dem Check-in über die Schlüsselabholung und -rückgabe bis hin zum Check-out.
Gäste checken an einem Tablet im Lobbybereich ein und erhalten einen automatisch generierten Zugangscode, um ihren Zimmerschlüssel aus der SmartBox zu entnehmen. Die Schlüsselrückgabe ist ebenso einfach: Gäste scannen den an ihren Schlüsseln befestigten fob an der SmartBox und deponieren sie in dem Fach, das sich öffnet.
Dem Reinigungspersonal werden Zugangsrechte für alle Zimmer zugewiesen, während das Managementteam Protokolle überwachen, Schlüsselzugriffshistorien überprüfen und die SmartBox bei Bedarf aus der Ferne steuern kann.
LUXE TECH VILLA ASHITOKUs Implementierung
- Echte Self-Check-in Erfahrung — Dank vollständiger Systemintegration können Gäste jeden Schritt eigenständig abwickeln, von der Reservierung bis zum Check-out.
- Check-in Systemintegration — Zimmerschlüssel-Zutrittscodes werden bei Buchungsbestätigung automatisch generiert und sind zeitlich auf die Dauer des Aufenthalts begrenzt.
- Flexibles Personalmanagement — Dem Reinigungspersonal wird eine durchgehende Zugangsberechtigung gewährt, während das Managementpersonal über Fernsteuerungs- und Überwachungsfunktionen verfügt.
Ergebnisse
Seit der Implementierung von Keycafe sind schlüsselbezogene Probleme und Gästebeschwerden drastisch zurückgegangen. Da es keine Ausfälle elektronischer Schlösser mehr gibt, stellt der Zimmerzugang für Gäste kein Problem mehr dar. Die Möglichkeit, den Schlüsselrückgabestatus in Echtzeit zu überwachen, hat auch die Checkout-Prozesse optimiert, wobei die Arbeitsbelastung des Personals erheblich reduziert wurde.
„Beim Self-Check-in sind Zuverlässigkeit und Benutzerfreundlichkeit das A und O. Eine einzige Fehlfunktion kann das Gästeerlebnis ruinieren und dem Personal zusätzliche Arbeit verursachen. Daher haben wir ein System gewählt, dem wir voll und ganz vertrauen konnten“, so Herr Ikeda vom Management-Team.
Keycafe hat sich genau so bewährt: Es ist unglaublich zuverlässig, funktioniert immer reibungslos und ist sogar mit einer Notstromversorgung für den Fall von Ausfällen ausgestattet. Darüber hinaus ist es so intuitiv, dass Gäste es ohne Zögern nutzen können. Wir sind mit unserer Entscheidung äußerst zufrieden.
Das Ergebnis
- Sorgenfreiheit — Dank der zuverlässigen Leistung der SmartBox und der integrierten Backupsysteme muss sich das Management nicht länger um den Gästezugang sorgen.
- Müheloses Erlebnis für Gäste — Das intuitive, benutzerfreundliche Design ermöglicht Gästen einen einfachen und angenehmen Self-Check-in, selbst für diejenigen, die nicht besonders technikaffin sind.
- Geringerer Wartungsaufwand — Weniger schlüsselbezogene Probleme, verbesserte Raumnutzung und geringere Arbeitsbelastung für das Personal.
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