Keycafe bringt flexiblen Check-in und einfache Verwaltung für das Ehon Hotel

Das Ehon Hotel, gelegen in Nara, der japanischen Hauptstadt aus dem 8. Jahrhundert (wobei „Ehon Hotel“ im Japanischen „Bilderbuch-Hotel“ bedeutet), erweckt die Magie fantasievoller Geschichten und wunderschöner Illustrationen aus Bilderbüchern weltweit zum Leben. Kinder und Erwachsene gleichermaßen haben Zugang zu Pop-up-Büchern, Badebüchern und Büchern zu Geschlechter- und Umweltthemen, viele davon aus Italien. Da diese Themen in lokalen Bilderbüchern selten behandelt werden, hofft das Ehon Hotel, seine Gäste mit der Welt außerhalb Japans zu verbinden.

Viele Gäste reisen mit Kindern an und neigen dazu, zu den voreingestellten Check-in-Zeiten zu spät zu kommen. Darüber hinaus nimmt das Hotel nur eine Gästegruppe pro Tag auf, weshalb es ineffizient war, Personal vor Ort nur für den Check-in-/Check-out-Vorgang einzuplanen. Damit sich das Personal vor Ort auf Reinigungsaufgaben konzentrieren konnte, wünschte sich das Hotel, dass Check-in-bezogene Vorgänge von externem Backoffice-Personal abgewickelt werden. Die Anbringung eines Smartlocks an der Tür wurde in Betracht gezogen, doch diese Option war bei ihrem Türtyp nicht umsetzbar.

Eine flexible Check-in-Option war daher eindeutig erforderlich, weshalb das Hotel begann, verschiedene Systeme auf dem Markt zu prüfen. Für das Ehon Hotel waren Stabilität und Benutzerfreundlichkeit für die Gäste Prioritäten bei der Auswahl eines Systems.

Keycafes benutzerfreundlicher Online-Shop, die schnelle Lieferung und der einfache Installationsprozess waren alles entscheidende Faktoren bei ihrer endgültigen Entscheidung. Der Hauptgrund jedoch, warum das Ehon Hotel Keycafe wählte, war die Möglichkeit, Zugänge in Echtzeit remote auszustellen und zu bearbeiten, was es dem Personal ermöglicht, auch außerhalb des Standortes bei Bedarf Gäste zu unterstützen.

Das Ehon Hotel nutzt Keycafes Airbnb-Integration. Sobald eine Reservierung gebucht wird, wird automatisch ein einzigartiger Zugangscode erstellt und dem Gast kurz vor seinem Check-in-Datum zugesandt. Sobald der Gast im Hotel ankommt, kann er seinen Zimmerschlüssel mit dem Code an der Keycafe SmartBox abholen.

Wann immer eine Stornierung oder Reservierungsänderung auftritt, aktualisiert die Keycafe Software den Zugang entsprechend. „Wir müssen uns keine Sorgen mehr machen, ob wir den Gästen die Schlüsselzugänge zugesandt haben oder nicht, was eine große Erleichterung ist“, sagt Frau Hijiya, Managerin des Ehon Hotels.

Als das Hotel im Dezember 2021 eröffnet wurde, war das Managementteam besorgt, ob sich die Kunden mit einem Selbst-Check-in-System wohlfühlen würden. Sie untersuchten andere Hotels mit ähnlichen Systemen und testeten ihren eigenen Betrieb wiederholt.

„Um ehrlich zu sein, waren wir eine Weile besorgt, ob die Gäste reibungslos einchecken könnten. Es stellte sich heraus, dass alles einwandfrei funktionierte. Rückblickend hat die Pandemie die Digitalisierung von Dienstleistungen vorangetrieben, und Selbst-Check-in-Prozesse wurden weit verbreitet und akzeptiert. Bisher haben wir keine größeren Probleme erlebt, und Keycafe ist zur Kernkomponente unseres Betriebs geworden“, kommentierte Frau Hijiya.

„Wir sind keine IT-Experten, daher war es etwas einschüchternd, Keycafe einzurichten. Zum Glück stellten wir fest, dass alle notwendigen Funktionen einfach vorhanden waren und Keycafe sehr intuitiv ist.“