Hotel Gran Arena senkt Kosten und erhöht die Gästezufriedenheit mit Keycafe

Am Rande des historischen Einkaufsviertels in Okinawa gelegen, ist das Hotel Gran Arena bei Einheimischen und Touristen gleichermaßen beliebt. Bars und Restaurants befinden sich in unmittelbarer Nähe, und ein Mehrzweckstadion ist fußläufig erreichbar, wo Einheimische Sportveranstaltungen und Konzerte besuchen. Für Touristen ist die gute Anbindung an den Flughafen ein attraktiver Vorteil. Im Dezember 2019 neu ausgestattet und wiedereröffnet, bietet das Hotel saubere, geräumige Suiten mit getrennten Räumen für Bad und Toilette, was von japanischen Gästen sehr geschätzt wird.

Für das Managementteam war die Kontrolle der Personalkosten eine der größten Herausforderungen bei der Planung der Wiedereröffnung des Hotels. Sie wollten die Betriebskosten auf ein Minimum reduzieren, um den Kunden erschwingliche Preise beibehalten zu können. Ein wesentlicher Bestandteil dieses Plans war eine unbemannte Rezeption und ein personaloser Check-in-/Check-out-Prozess.

Keycafe wurde aufgrund der Kompatibilität mit dem vom Hotel Gran Arena gewählten Self-Check-in-System von Airhost ausgewählt. Zimmerschlüssel werden in einer Keycafe SmartBox in der Lobby des Hotels aufbewahrt. Bei ihrer Ankunft füllen die Gäste ein Check-in-Formular auf einem Tablet aus. Nachdem dies abgeschlossen ist, wird ihr einzigartiger Keycafe-Zugangscode angezeigt, und sie geben den Code an der SmartBox ein, um ihren Schlüssel zu entnehmen.

Das Hotel Gran Arena beschäftigt sechs Mitarbeiter, die tagsüber bei Bedarf bereit sind, Gäste herzlich beim Self-Check-in-Prozess zu unterstützen. Nachts, sollten Probleme bei der Schlüsselabholung oder -rückgabe auftreten, kann ein Manager die Situation mit der Keycafe App handhaben, selbst wenn er nicht vor Ort ist. Mithilfe der App kann ein Manager Schlüsselboxen für Gäste aus der Ferne öffnen, Schlüsselzugangsrechte erstellen und ändern sowie bei Bedarf den Schlüsselbestand in der SmartBox kontrollieren.

Die Wiedereröffnung des Hotels und die Einführung des Self-Check-in-Systems erfolgten nur einen Monat vor dem ersten gemeldeten COVID-19-Fall in Japan. Keycafe wurde sowohl von den Gästen als auch vom Hotelpersonal gut angenommen und somit gerade rechtzeitig zur Pandemie implementiert.

Die Möglichkeit, die SmartBox und Schlüsselzugriffe in Echtzeit fernzusteuern, war der größte Vorteil der Einführung von Keycafe, zusammen mit den minimierten Arbeitskosten. Die Pandemie hat die sozialen Normen in Japan grundlegend verändert, und Gäste schätzen heute die Privatsphäre, Sicherheit und Bequemlichkeit von Self-Check-ins.

Mit Keycafe hat sich der Arbeitsaufwand für Check-ins und Check-outs für das Personal tagsüber merklich reduziert, und das Management hat die Personalkosten für Nachtschichten drastisch gesenkt. Diese Kosteneinsparungen wurden an die Gäste weitergegeben, was ihnen ein flexibles Check-in- und Check-out-Erlebnis nach ihrem eigenen Zeitplan ermöglicht, und das alles zu einem niedrigeren Preis im Vergleich zu Wettbewerbern, die eine traditionelle Rezeption betreiben.