Wie SEGAM den 24/7-Ambulanzbetrieb mit lückenloser Schlüsselverfolgung absicherte

Vor der Implementierung von Keycafe verfügte SEGAM über kein strukturiertes Schlüsselverwaltungssystem. Jede ihrer sieben separaten Einheiten nutzte Briefkästen mit Zahlenschloss zur Aufbewahrung ihrer jeweiligen Krankenwagenschlüssel. „Das Problem war, dass wir enorme Rückverfolgbarkeitsprobleme hatten“, so Quentin Roos, der Betriebsleiter.

Rettungssanitäter, die Spätschichten oder Nachteinsätze beendeten, vergaßen manchmal, die Schlüssel zurückzugeben oder legten sie in den falschen Briefkasten. Um 5:30 Uhr morgens, wenn die Morgenteams eintrafen, um mit Dialyse- und Strahlentransporten zu beginnen, fehlten Schlüssel oft oder waren verlegt worden. Dies führte zu Verzögerungen, Verwirrung und operativem Stress zur kritischsten Tageszeit.

Eine echte Nachverfolgbarkeit gab es nicht. Das Management hatte keine zuverlässige Möglichkeit zu sehen, wer einen Schlüssel entnommen oder zurückgegeben hatte. Es ging Zeit verloren mit der Suche, dem Anrufen von Mitarbeitern oder dem Versuch, Fahrzeuge zu orten. SEGAM benötigte eine sichere, rückverfolgbare und zuverlässige Lösung, die den kontinuierlichen Betrieb unterstützen konnte.

Um die Flottenverwaltung zu zentralisieren und abzusichern, hat die Gruppe Keycafe SmartBox-Systeme in ihren sieben Rettungsdienststellen eingesetzt. Zu Beginn einer Schicht geben Sanitäter an der SmartBox einen einzigartigen persönlichen Zugangscode ein und wählen den Schlüssel ihres zugewiesenen Fahrzeugs über den Touchscreen aus. Das Fach mit dem Schlüssel öffnet sich dann automatisch, und die Transaktion wird sofort protokolliert.

Das Einsatzteam verwaltet die Flotte remote über die mobile Anwendung, was es ihnen ermöglicht, sowohl Tag- als auch Nachtschicht-Rettungswagen zu überwachen. Im Falle eines Problems können Manager die App nutzen, um Fächer sofort zu entsperren oder die Zugangshistorie früherer Schichten einzusehen, wodurch sichergestellt wird, dass kein Fahrzeug aufgrund eines verlegten oder vergessenen Schlüssels stillsteht.

Um eine 24/7-Verfügbarkeit für medizinische Notfalltransporte zu gewährleisten, verfügt das System über eine Notstrombatterie, die die Funktionalität während Stromausfällen aufrechterhält. Diese Hardware-Zuverlässigkeit wird durch das reaktionsschnelle technische Supportteam von Keycafe unterstützt, das sofortige Hilfe zur Behebung etwaiger Betriebsrisiken leistet.

Die Umstellung auf ein automatisiertes System brachte sofortige betriebliche Stabilität für die 24/7-Ambulanzdienste von SEGAM. Verlorene Schlüssel sind kein Problem mehr. Morgendliche Verzögerungen aufgrund verlegter Schlüssel wurden beseitigt. Krankenwagen starten pünktlich, was gewährleistet, dass Patienten ihre geplanten Behandlungen ohne Unterbrechung erhalten.

Die Organisation realisierte auch einen klaren Return on Investment. Zuvor musste SEGAM regelmäßig Ersatzschlüssel kaufen, wenn diese verloren gingen. Noch wichtiger: Wenn ein Krankenwagen den Parkplatz nicht verlassen konnte, blieben Teams über 30 Minuten untätig, was zu Umsatzeinbußen führte.

Heute laufen die Abläufe reibungslos, mit voller Transparenz und Kontrolle. Das Management kann schnell den verantwortlichen Mitarbeiter identifizieren und kontaktieren, wenn ein Schlüssel fehlt, wodurch verhindert wird, dass kleine Probleme eskalieren.