Schlüsselmanagement für Immobilien: Engel & Völkers Madrids Weg zur Automatisierung

Engel & Völkers ist ein globales Immobilienunternehmen mit Präsenz in über 30 Ländern, das erstklassige Immobiliendienstleistungen anbietet. In ihrer Madrider Niederlassung wollten sie die internen Prozesse für die Verwaltung von Immobilienschlüsseln, die von ihrem Team von Immobilienberatern verwendet werden, optimieren. Das Ziel war klar: die Schlüsselübergaben zu automatisieren und die Effizienz im Tagesgeschäft zu steigern, ohne sich ausschließlich auf manuelle Prozesse zu verlassen.

Zuvor wurde das gesamte Schlüsselmanagement manuell von den Mitarbeitern am Empfang abgewickelt, die Schlüssel mithilfe eines analogen Systems erfassten und verteilten. Dies führte zu Engpässen und einer hohen administrativen Belastung für das Team. Da Makler den ganzen Tag über regelmäßig Schlüssel ein- und auscheckten, suchte Engel & Völkers nach einem System, das die Verantwortlichkeit verbessern, menschliche Fehler reduzieren und ihre interne Koordination optimieren würde.

Juan San Martin Rico, IT-Techniker in der Madrider Niederlassung, erklärte ihr Problem: „Wir wollten eine Möglichkeit, diesen Prozess zu automatisieren, um die Abläufe zu beschleunigen, ohne dass es für unser Empfangspersonal oder andere Mitarbeiter umständlich wird.“

Um die Effizienz und Rechenschaftspflicht zu verbessern, implementierte Engel & Völkers Madrid das Keycafe SmartBox Schlüsselverwaltungssystem in ihrem Büro. Ziel war es, den Maklern direkten, sicheren Zugriff auf Schlüssel zu ermöglichen und gleichzeitig die vollständige administrative Kontrolle zu behalten.

Mit Keycafe können Makler Schlüssel jetzt mithilfe persönlicher Zugangscodes oder Benutzerkarten abholen und zurückgeben, ohne das Rezeptionspersonal einbeziehen zu müssen. Jede Aktion wird in Echtzeit protokolliert, was dem Managementteam ermöglicht, die Nutzung zu überwachen und Arbeitsabläufe zu optimieren. Die Videoaufzeichnungsfunktion der SmartBox sorgt für eine zusätzliche Ebene der Rechenschaftspflicht, indem sie eine visuelle Bestätigung jeder Schlüsselinteraktion liefert.

Zuvor wurde die gesamte Schlüsselverwaltung manuell vom Rezeptionspersonal durchgeführt, das Schlüssel mithilfe eines analogen Systems verfolgte und verteilte. Dies führte zu Engpässen und einer erheblichen administrativen Belastung für das Team. Da Makler den ganzen Tag über regelmäßig Schlüssel abholten und zurückgaben, suchte Engel & Völkers nach einem System, das die Rechenschaftspflicht verbessern, menschliche Fehler reduzieren und die interne Koordination optimieren würde.

Juan San Martin Rico, IT-Techniker im Madrider Büro, erläuterte das Problem: „Wir wollten diesen Prozess automatisieren, um die Abläufe zu beschleunigen, ohne unser Personal oder andere zu belasten.“

Um die Effizienz und Rechenschaftspflicht zu verbessern, implementierte Engel & Völkers Madrid das Keycafe SmartBox Schlüsselverwaltungssystem in ihrem Büro. Ziel war es, den Maklern direkten, sicheren Zugriff auf Schlüssel zu ermöglichen und gleichzeitig die vollständige administrative Kontrolle zu behalten.

Mit Keycafe können Makler Schlüssel jetzt mithilfe persönlicher Zugangscodes oder Benutzerkarten abholen und zurückgeben, ohne das Rezeptionspersonal einbeziehen zu müssen. Jede Aktion wird in Echtzeit protokolliert, was dem Managementteam ermöglicht, die Nutzung zu überwachen und Arbeitsabläufe zu optimieren. Die Videoaufzeichnungsfunktion der SmartBox sorgt für eine zusätzliche Ebene der Rechenschaftspflicht, indem sie eine visuelle Bestätigung jeder Schlüsselinteraktion liefert.

„Wir hatten bereits Lösungen bei anderen Unternehmen gesucht. Allerdings hatte uns keines eine Lösung wie Keycafe angeboten.“

Keycafe half Engel & Völkers Madrid, die Kontrolle über einen Kernbereich ihrer Abläufe zu erlangen: den Immobilienzugang. Durch die Beseitigung der Engpässe bei der manuellen Schlüsselverwaltung steigerten sie die Teameffizienz und reduzierten das Fehlerrisiko.

„Die größten Vorteile, die wir durch die Nutzung von Keycafe erfahren haben, waren Geschwindigkeit, Verwaltung und Kontrolle“, erklärte Juan San Martin Rico.

Die Möglichkeit, Aktivitäten zu überwachen und die Abhängigkeit vom Personal für jede Schlüsseltransaktion zu reduzieren, setzte wertvolle Ressourcen frei, während der digitale Audit-Trail die interne Rechenschaftspflicht verbesserte. Makler haben jetzt Selbstbedienungszugriff auf Schlüssel und können Besichtigungen ohne logistische Verzögerungen durchführen.

Keycafe half Engel & Völkers Madrid dabei, die Kontrolle über einen zentralen Teil ihrer Geschäftsprozesse zu erlangen: den Immobilienzugang. Durch die Beseitigung der Engpässe bei der manuellen Schlüsselverwaltung steigerten sie die Effizienz des Teams und reduzierten das Fehlerrisiko.

„Die größten Vorteile, die wir durch die Nutzung von Keycafe erfahren haben, waren Geschwindigkeit, Verwaltung und Kontrolle“, erklärte Juan San Martin Rico.

Die Möglichkeit, Aktivitäten zu überwachen und die Abhängigkeit von Mitarbeitern bei jeder Schlüsseltransaktion zu reduzieren, setzte wertvolle Ressourcen frei, während der digitale Audit-Trail die interne Verantwortlichkeit verbesserte. Makler haben jetzt selbstständigen Zugang zu Schlüsseln und sind in der Lage, Besichtigungen ohne logistische Verzögerungen durchzuführen.

Zuvor wurde die gesamte Schlüsselverwaltung manuell vom Empfangspersonal abgewickelt, das die Schlüssel mit einem analogen System verfolgte und verteilte. Dies führte zu Engpässen und einer hohen administrativen Belastung für das Team. Da die Makler im Laufe des Tages regelmäßig Schlüssel aus- und eincheckten, suchte Engel & Völkers nach einem System, das die Verantwortlichkeit verbessern, menschliche Fehler reduzieren und die interne Koordination optimieren würde.

Juan San Martin Rico, IT-Techniker im Madrider Büro, erläuterte das Problem: „Wir wollten diesen Prozess automatisieren, um die Dinge zu beschleunigen, ohne dass es für unser Empfangspersonal oder andere Mitarbeiter umständlich wird.“

Um die Effizienz und Verantwortlichkeit zu verbessern, implementierte Engel & Völkers Madrid das Keycafe SmartBox Schlüsselverwaltungssystem in ihrem Büro. Ziel war es, den Maklern direkten, sicheren Zugang zu Schlüsseln zu ermöglichen, während gleichzeitig die vollständige administrative Aufsicht gewahrt blieb.

Mit Keycafe entnehmen und geben Makler Schlüssel jetzt mit persönlichen Zugangscodes oder Nutzer-Badges zurück, ohne das Empfangspersonal einbeziehen zu müssen. Jede Aktion wird in Echtzeit protokolliert, sodass das Management-Team die Nutzung überwachen und Arbeitsabläufe optimieren kann. Die Videoaufnahmefunktion der SmartBox fügt eine zusätzliche Ebene der Verantwortlichkeit hinzu und liefert eine visuelle Bestätigung jeder Schlüsselinteraktion.

„Wir haben nach Lösungen bei anderen Unternehmen gesucht. Doch keines von ihnen hatte uns eine Lösung wie Keycafe angeboten.“

Keycafe half Engel & Völkers Madrid dabei, die Kontrolle über einen zentralen Teil ihrer Geschäftsprozesse zu erlangen: den Immobilienzugang. Durch die Beseitigung der Engpässe bei der manuellen Schlüsselverwaltung steigerten sie die Effizienz des Teams und reduzierten das Fehlerrisiko.

„Die größten Vorteile, die wir durch die Nutzung von Keycafe erfahren haben, waren Geschwindigkeit, Verwaltung und Kontrolle“, erklärte Juan San Martin Rico.