Mientras la tormenta perfecta de una pandemia y una economía en declive azotaba a la industria del alquiler de coches, los empleados obtenían beneficios de forma creativa utilizando los recursos de sus empleadores de empresas de alquiler de coches. Desafortunadamente, la situación de esta historia de 2020 de Sarasota, Florida, se replica con más frecuencia de la que debería:
“La policía ha arrestado a un empleado de Hertz en el Aeropuerto Internacional de Sarasota Bradenton a quien, según dicen, dirigía un negocio paralelo, alquilando coches por su cuenta para su propio beneficio. El Departamento de Policía de la Autoridad Aeroportuaria de Sarasota Manatee y el Departamento de Policía de Sarasota iniciaron una investigación en octubre tras descubrir que se estaban robando coches de alquiler del aeropuerto... En octubre y noviembre, la policía descubrió que 10 coches de alquiler habían sido sustraídos de la ubicación de Hertz Car Rental del aeropuerto y que un empleado de Hertz estaba "alquilando los vehículos de forma no oficial para su beneficio económico personal", según un comunicado de prensa.” - Bradenton, Florida.
Afortunadamente, con el sistema de gestión de llaves de Keycafe, esto no tiene por qué ocurrirle a usted.
Desafíos de la gestión de llaves para flotas de alquiler
Sin Keycafe, asegurarse de que un vehículo de su flota de alquiler está con un cliente, fuera de servicio o en uno de los estacionamientos puede ser un desafío. Pero con Keycafe, el seguimiento del uso y la devolución de los vehículos se simplifica y puede ahorrarle dinero.
El seguimiento de las llaves se vuelve sencillo, actualizado y accesible para tantas o tan pocas personas como desee. Tendrá información en tiempo real sobre cuándo salió el vehículo y cuándo se devolvió la llave. El nombre del asistente de atención al cliente de alquiler también aparecerá en el informe de historial con la hora de la extracción de la llave.
Si tiene múltiples estacionamientos, los gabinetes seguros para llaves de Keycafe pueden interconectarse para proporcionar un control completo, independientemente de la ubicación. Tendrá conocimiento en tiempo real de la ubicación de toda la flota de alquiler 24/7.
Pero las llaves no tienen por qué ser robadas para desaparecer. Las llaves perdidas y extraviadas representan una amenaza financiera significativa para cualquier gerente de flota. Volver a hacer llaves es costoso, especialmente con los mandos electrónicos de llave modernos. No es raro que el costo de volver a hacer la llave de un solo vehículo supere los miles de dólares. Y, si se pierde una llave, el negocio corre el riesgo de robo de vehículos. Además, el reemplazo de llaves puede tardar días, y eso es a partir del momento en que se da cuenta de que alguien la perdió. Podrían haber pasado semanas.
Con Keycafe, las llaves se mantienen seguras y bajo llave en un gabinete computarizado de acero laminado en frío y aluminio aleado A383 en una ubicación centralizada y segura.
¿Cuál es el problema de guardar las llaves en un cajón o en un panel de llaves?
Experiencias como el robo por parte de empleados de Hertz en Sarasota demuestran que es esencial para las flotas de alquiler asegurar y rastrear la actividad de las llaves de los coches con algo mejor que un panel de llaves o un cajón. Más de 30,000 son robados cada año, según las estadísticas de 2020 de la Oficina Nacional de Delitos de Seguros. Así que, independientemente de quién maneje los vehículos, Keycafe puede ayudarle a reducir el acceso no autorizado, rastrear de dónde puede provenir el kilometraje excesivo durante el servicio del vehículo y reducir la extravío de llaves.
Una de las opciones más seguras para abordar todas estas necesidades es un sistema de gestión de llaves Keycafe. El diseño fácil de usar de Keycafe asegura y controla de forma segura el acceso a las llaves en el estacionamiento, fuera de las instalaciones, en servicio o en el taller de inspección.
Cómo Keycafe asegura las llaves de los vehículos
El sistema de SmartBox de Keycafe, taquillas de llaves conectadas a IoT, asegura cada llave, y la llave está conectada a un chip de seguimiento NFC anónimo. Las llaves de la flota de alquiler son accedidas y devueltas solo por individuos preautorizados usando un código PIN u otros métodos de identificación a través de una aplicación móvil.
Keycafe le proporciona:
Historial de Acceso - Tendrá un historial completo de todos los intercambios de llaves, incluyendo quién retiró las llaves por última vez.
Control de Acceso - Puede añadir o revocar accesos a llaves fácilmente en tiempo real con una aplicación.
Conveniencia de Acceso - El personal, los clientes y los contratistas pueden autogestionar la recogida y entrega de llaves 24/7.
Keycafe gestiona el acceso a las llaves y las conecta con la persona que las usó o tuvo acceso a ellas por última vez. De esta manera, una empresa de alquiler puede identificar rápidamente cuándo falta o se ha extraviado una llave de automóvil, reduciendo el riesgo de robo y uso indebido de vehículos.
Los compartimentos de las taquillas de llaves IoT conectadas a la nube SmartBox de la serie MS3 de Keycafe son lo suficientemente espaciosos como para guardar múltiples tarjetas de llave, mandos grandes y juegos de llaves. El modelo más pequeño tiene siete compartimentos y se expande a cientos de llaves.
Ampliable con taquillas de expansión de 30 compartimentos hasta cientos de compartimentos
Siempre conectado: WiFi o Ethernet, con conversión celular opcional
Baterías de respaldo en caso de un corte de energía
Códigos sin conexión para permitir la recogida de llaves incluso si el SmartBox no está conectado temporalmente
Keycafe ofrece opciones de marca blanca para mostrar su marca
Soporte multilingüe 24/7 y amplia documentación de ayuda
Keycafe puede proporcionar gestión de llaves de coche para flotas de alquiler en todo el mundo. Este avanzado sistema de control de llaves de coche no solo ahorrará tiempo a su personal, sino que también reducirá sus costos operativos.
Echemos un vistazo más de cerca a lo que los sistemas de control de llaves para flotas de alquiler de coches de Keycafe pueden hacer por usted.
¿Cuáles son los principales beneficios de Keycafe?
Keycafe le da confianza
Keycafe da confianza a los gerentes de flotas de alquiler, con un sistema de control de llaves totalmente auditable. Además, la capacidad de Keycafe para monitorear quién registró la entrada y salida del vehículo puede ayudar a los gerentes a identificar debilidades en los procesos que permiten excesos de kilometraje no registrados o daños.
Keycafe le proporciona un historial completo de llaves
Con el historial accesible de Keycafe, los gerentes pueden ver cuándo se retiró y devolvió la llave y por quién. Además, los gerentes pueden personalizar alertas para la devolución de llaves a tiempo, para que no haya retrasos. Y si hay un retraso, el sistema de Keycafe alertará a todos los involucrados. La capacidad de Keycafe para rastrear el historial y prevenir problemas antes de que ocurran es una herramienta poderosa para promover la eficiencia y aumentar las ganancias.
Keycafe está conectado a la nube
Con el control de llaves para flotas de alquiler de Keycafe, los gerentes de flota pueden rastrear quién tiene la llave, monitorear la actividad y reducir el acceso no autorizado. Esto no solo reduce los costos, sino que también acorta los tiempos de espera al localizar llaves para las reservas de clientes. Además, un gerente puede controlar y dar acceso desde cualquier ubicación a través de la aplicación móvil de Keycafe.
Keycafe es modular
Dado que el número de inventario de vehículos varía, el número de llaves utilizadas también puede variar. El diseño modular de Keycafe puede adaptarse a diferentes necesidades y crecer a medida que crece el inventario de su flota.
Hay dos categorías principales de SmartBox: estaciones base y unidades de expansión.
La estación base de Keycafe incluye un escáner NFC, pantalla táctil, compartimento para NFC fob, compartimentos para llaves y un botón de un solo toque. Cada ubicación tiene solo una estación base que se comunica con el servidor.
A medida que su inventario crece, puede añadir unidades de expansión para capacidad adicional. Cada unidad de expansión incluye todos los componentes listados, pero carece del escáner y el compartimento para NFC fob. La unidad de expansión se conecta a la estación base y se comunica directamente con ella.
Para ver una lista completa de características, consulte Keycafe para alquiler de coches.
Permisos personalizados
Con Keycafe, puede configurar permisos de acceso a llaves por persona o departamento. Por ejemplo, los departamentos de servicio externos pueden necesitar acceso a coches que el servicio al cliente nunca necesitará.
Además, es posible que necesite compartir un grupo de llaves con algunos asociados seleccionados y un grupo diferente de llaves con otros. La función Grupos de Keycafe le permite crear un subconjunto de llaves en su cuenta y compartirlo como si fuera una sola llave.
Por defecto, todas las llaves que cree están en el grupo principal llamado Todas las Llaves. Este grupo le permite compartir todas sus llaves con los usuarios que elija de forma fácil y al instante.
Automatización API
Aproveche una API extensa para integrar Keycafe directamente en sus sistemas para aplicaciones DMS.
Rendición de cuentas
Hay ocasiones en las que alguien puede extraviar las llaves del vehículo; en el peor de los casos, alguien daña el vehículo durante su uso. Pero, desafortunadamente, sin Keycafe, nadie sabe quién tuvo el coche en ese momento.
En lugar de culpar a un cliente de alquiler y causar más problemas, con Keycafe, el administrador puede ver el historial de recogidas y entregas de la llave. Los eventos listados aparecen en orden cronológico con fechas, horas y el tipo de evento que ocurrió.
Keycafe puede salvar su negocio
J.D. Power afirma que la falta de disponibilidad de vehículos y el aumento del coste del alquiler de un coche contribuyen a la disminución de la satisfacción del cliente. Cuando las tarifas suben, es comprensible que los consumidores esperen más. Y, si no obtienen satisfacción, lo publican en las redes sociales para que todos lo sepan.
Lo último que desea añadir a la frustración del cliente es una llave perdida y la imposibilidad de recoger un coche de alquiler.
"Las empresas de alquiler de coches han estado enfrentando desafíos significativos, tanto en términos de suministro de vehículos como de personal, y la combinación de costes crecientes y largas colas en el aeropuerto está teniendo un efecto negativo en la satisfacción del cliente", dijo Michael Taylor, líder de inteligencia de viajes en J.D. Power. Si su proceso falla, el cliente potencial puede marcharse para no volver. Todo porque no pudo localizar una llave. Y después, probablemente encontrará una reseña negativa del cliente en Facebook o Yelp.
Ahora, podría decir: "¿Y qué? Es una mala reseña". Sin embargo, solo se necesita una reseña negativa para perder negocios de otros que la vean. La verdad es que necesitará más de 40 reseñas positivas para deshacer el daño de una reseña negativa.
Sin embargo, incluso si su empresa de alquiler enfrenta tiempos difíciles con el inventario, hacer todo por el cliente trae grandes recompensas. Una experiencia reciente de un cliente con Enterprise mostró ser prometedora. Ronald escribió en una reseña de Consumer Affairs: "El coche estaba impecable y era divertido de conducir. El gerente fue extremadamente amable, servicial y complaciente."
En un estudio de J.D. Power de 2020, el tiempo de espera juega un papel considerable en la experiencia general del cliente. Si desea obtener una alta calificación de sus clientes, no puede permitirles esperar mientras busca las llaves que necesitan. Keycafe puede rastrear eficazmente la actividad de las llaves de los coches.
Prevenir las malas experiencias de los clientes es esencial para su negocio. Keycafe puede ayudarle a proporcionar una excelente experiencia a los clientes durante o fuera del horario de atención.
Keycafe puede ayudar con los problemas cotidianos
El robo de coches o las opiniones de los clientes pueden ser raros, pero los problemas surgirán en las actividades diarias de cualquier empresa de alquiler de coches. Aquí hay algunas operaciones comunes que conllevan gastos innecesarios.
Llaves perdidas
Monitoreo de innumerables vehículos
Daños inexplicables
Kilometraje no identificado
La capacidad del software de gestión de flotas de alquiler de Keycafe para rastrear las llaves siempre le permite saber dónde están ahora y dónde han estado, para que no haya más misterios. Además, con nuestras taquillas de llaves conectadas a IoT, el seguimiento se realiza en real a medida que se acceden las llaves. Con nuestros sistemas de control de llaves de vehículos, obtiene un ROI instantáneo.
Así, prevenir la pérdida de un solo juego de llaves al mes con Keycafe puede ahorrar a una ubicación de alquiler de coches miles de dólares al año.
Cuando se tiene en cuenta el costo de los vehículos dañados, los gastos aumentan aún más. Afortunadamente, el sistema de control de llaves de coche de Keycafe le permite minimizar o eliminar estas preocupaciones. Nuestro rastro de auditoría completo le muestra quién retiró las llaves para una mejor rendición de cuentas.
Cuando se integra con la tecnología de Keycafe, nuestro sistema de gestión de llaves puede incluso ayudar a reducir el papeleo y ofrecer una solución móvil que permite a los empleados de los concesionarios procesar solicitudes de llaves físicas desde sus propios dispositivos móviles.
¿Por qué Keycafe?
Sabemos que tiene muchas opciones para elegir soluciones de gestión de llaves para concesionarios, pero nuestros productos ofrecen cualidades únicas.
Rastro de Auditoría de Llaves
Rastree rápidamente el historial de todas sus llaves que entran y salen del sistema.
Acceso a llaves 24/7
Su personal puede acceder a las llaves 24/7 sin la ayuda de la gerencia. Sus clientes pueden recoger o dejar vehículos fuera del horario de atención.
Aplicación móvil fluida
Gestione el acceso a las llaves desde cualquier lugar y en cualquier momento del día.
Soporte al cliente 24/7
Si surge un problema, nuestros sistemas cuentan con el apoyo de un servicio de atención al cliente global 24/7 a través de una rápida llamada telefónica o plataforma de chat.
Diseño Modular
Puede expandir nuestros sistemas de control de llaves para operaciones de flotas para albergar cientos de llaves simultáneamente.
Constantly Connected
La serie MS3 de SmartBoxes es enabled con WiFi y ethernet out of the box. For remote locations, a cellular conversion kit is available.
Batería de Respaldo
Si se va la luz, aún podrá acceder a las llaves.
Automatización API completa
Utilice nuestra aplicación o la suya para automatizar todos los accesos a las llaves.
Compartimentos Individuales
Keycafe sella cada juego de llaves en compartimentos separados para evitar el uso no autorizado.
Cómo funciona nuestro sistema de gestión de flotas de alquiler
Empezar con nuestro sistema de control de llaves de coche es sencillo.
Primero, instalará el sistema de taquillas de llaves IoT conectadas SmartBox de Keycafe. Con solo 4 pulgadas de profundidad y montado en la pared, nuestro equipo es compacto y fácil de ajustar a su espacio.
A cada llave se le asigna un chip de seguimiento NFC anónimo. Se guarda en un compartimento individual de la taquilla de llaves IoT de acero.
Para las reservas de alquiler, asigne al cliente un acceso único. El cliente recibe un código de ocho dígitos que le permite recuperar las llaves.
Para el acceso del personal, puede asignar permisos para vehículos asociados. Luego, proporcionamos un historial de auditoría completo para ver quién ha accedido a las llaves y cuándo.
Precios transparentes
A diferencia de otros servicios, Keycafe no requiere una cita ni información personal para que conozca los costes iniciales y mensuales. Está todo aquí mismo, ¡configure su sistema hoy!
Solicite su demostración gratuita hoy
Deje de perder llaves, tiempo y clientes y aumente sus ganancias con el sistema de gestión de llaves de Keycafe. ¡Nuestro equipo está listo para mostrarle lo que hace de Keycafe el mejor sistema de gestión de llaves del mercado!
