We Host Group utiliza Keycafe para automatizar el check-in y el check-out de los huéspedes en ocho edificios. Los códigos de acceso vinculados a las reservas, la recogida con restricción horaria y los permisos por unidad para el personal de limpieza han eliminado las esperas en la recepción, evitado las entradas anticipadas a unidades que no están listas y puesto fin a la pérdida de llaves.
En los alquileres a corto plazo, los primeros cinco minutos de una estancia marcan la pauta para todo lo que sigue. Un huésped que aterriza tarde por la noche, arrastra su equipaje hasta el edificio y luego tiene que esperar en la recepción por una llave ya está frustrado antes de abrir la puerta. Para los operadores que no cuentan con personal en el lugar, cada entrega que depende de un tercero supone un riesgo para la experiencia del huésped y para sus reseñas.
We Host Group es una empresa de gestión integral de propiedades de alquiler vacacional que opera en todo Estados Unidos. Su equipo de más de 100 profesionales ayuda a los propietarios a maximizar sus ingresos mediante una gestión totalmente delegada, encargándose de todo, desde las tarifas dinámicas y la comunicación con los huéspedes hasta la limpieza y el mantenimiento, con el objetivo de ofrecer una experiencia con calidad de hotel a gran escala.
Carolina Díaz, coordinadora de operaciones en We Host Group, supervisa el flujo diario de huéspedes, personal de limpieza y de mantenimiento en las unidades de la empresa. We Host Group lleva más de dos años utilizando Keycafe.
El problema: esperar en la recepción
Antes de Keycafe, tanto los huéspedes como el personal de We Host Group tenían que solicitar las llaves directamente en la recepción de cada edificio. Cuando la recepción estaba ocupada, lo cual ocurría con frecuencia, la gente tenía que esperar.
"A menudo, el personal de recepción estaba ocupado, lo que significaba que los huéspedes, y a veces incluso nuestro propio personal, tenían que esperar entre 15 y 20 minutos solo para acceder a la llave", explica Carolina. "Esto generaba mucha frustración y quejas frecuentes de los huéspedes, porque se quedaban allí parados esperando la llave para poder entrar al alojamiento".
Entonces, la situación cambió de la noche a la mañana. El administrador de un edificio informó a We Host Group que, a partir del mes siguiente, la empresa sería responsable de gestionar por su cuenta todas las llaves para el check-in y el check-out.
"Ese fue el punto de inflexión para nosotros", dice Carolina. "Como operadores de alquileres a corto plazo, no tenemos anfitriones en el lugar para recibir a los huéspedes en persona cada vez, por lo que necesitábamos encontrar rápidamente una solución fiable y escalable".
Cuando los casilleros para paquetes no sirven como casilleros para llaves
En uno de los edificios, We Host Group ya había probado un sistema de casilleros. El problema era que esos casilleros estaban diseñados para la entrega de paquetes, no para el intercambio de llaves.
Cuando los casilleros se llenaban, el personal del edificio los vaciaba y trasladaba todo a una sala de paquetería separada, incluidas las llaves. Los huéspedes que llegaban tarde, a veces a medianoche, introducían su código solo para descubrir que la llave no estaba allí.
"Te puedes imaginar el tipo de problemas que teníamos cada vez", comenta Carolina. "Desde que cambiamos a Keycafe en ese edificio, el proceso ha mejorado significativamente".
La solución: acceso a las llaves mediante autoservicio vinculado a la reserva
We Host Group conectó Keycafe directamente a su plataforma de reservas, de modo que el acceso a las llaves se crea en el mismo momento en que entra una reserva. Los huéspedes, el personal de limpieza y el de mantenimiento utilizan el mismo Keycafe SmartBox, pero cada uno tiene acceso únicamente a lo que necesita.
Cómo funciona el flujo de trabajo diario
Reserva: Cuando entra una nueva reserva, se genera automáticamente un código de acceso único.
Notificación al huésped: El huésped recibe el código por mensaje o correo electrónico antes de su llegada.
Check-in: A las 4:00 p. m., el código se activa y el huésped recoge la llave del Keycafe SmartBox.
Check-out: Al finalizar la estancia, el huésped devuelve la llave al mismo SmartBox antes de las 11:00 a. m.
Rotación: El personal de limpieza recoge la llave para preparar la unidad para la siguiente estancia, y el equipo de mantenimiento utiliza el sistema siempre que necesita acceder a un alojamiento.
El sistema también se adapta a grupos más grandes. Cuando cinco o seis personas comparten una unidad y tienen diferentes horarios durante el día, los huéspedes pueden solicitar una llave adicional o utilizar los casilleros para compartirse el acceso entre ellos.
Resultados: control total sobre cada check-in y check-out
El acceso con restricción horaria acaba con los problemas de check-in anticipado
Para Carolina, una de las funciones más valiosas es la capacidad de controlar exactamente cuándo funciona un código. Los códigos de los huéspedes están configurados para activarse a las 4:00 p. m., la hora oficial de check-in.
"Incluso si el huésped está físicamente frente a los casilleros antes de tiempo, no podrá acceder a la llave antes de la hora programada", explica. "Esto es fundamental porque las solicitudes de check-in anticipado solían generar problemas. Los huéspedes recogían la llave en la recepción antes de tiempo y entraban en las unidades cuando, en ocasiones, aún estaban sucias. Ahora ese riesgo se ha eliminado por completo".
Acceso por unidad para los equipos de limpieza
El personal de limpieza de We Host Group es asignado a diferentes apartamentos a lo largo del día. Con Keycafe, los códigos de acceso se asignan por unidad, por lo que cada limpiador solo puede acceder a las llaves de las unidades de las que es responsable.
"Esto minimiza las confusiones y nos ayuda a mantener las operaciones funcionando de manera eficiente", afirma Carolina.
Una auditoría diaria de check-out en cuestión de minutos
Cada mañana, alrededor de las 11:00 o las 11:30 a. m., Carolina comprueba si se han devuelto todas las llaves de los check-outs de ese día. Si falta alguna, el equipo puede actuar de inmediato.
"Esto nos permite actuar con rapidez y verificar exactamente qué ha pasado, llamar al huésped y preguntarle: '¿Dónde dejaste la llave?' o '¿Dónde está la llave ahora mismo?'".
No más llaves perdidas
El mayor beneficio de Keycafe ha sido el nivel de control y visibilidad que proporciona sobre las operaciones diarias de gestión de llaves:
"Ahora tengo total visibilidad y control sobre cada check-in y check-out todos los días y, lo más importante, ya no se pierden llaves", señala. "Antes, los huéspedes simplemente dejaban la llave en la recepción y, a veces, el personal de recepción decía: 'No, yo no tengo la llave'. Con Keycafe, podemos verificar quién recogió la llave, quién la devolvió y a qué hora exactamente".
De un edificio a ocho
Más allá del retorno financiero, Carolina afirma que el mayor impacto ha sido la credibilidad operativa ante los administradores de los edificios.
"Hemos podido demostrar a los administradores de los edificios que podemos gestionar a nuestros huéspedes de forma independiente sin interrumpir las operaciones de la recepción", explica. "Eso es realmente importante. Empezamos con un edificio y ahora hemos implementado el sistema en ocho".
Ese historial ha fortalecido las alianzas de We Host Group con los edificios en los que opera.
"Hemos construido una relación sólida con esos edificios, y eso es incluso más valioso que el retorno financiero".
Una solución escalable para operadores de alquileres a corto plazo
Para las empresas que están considerando una solución de gestión de llaves, Carolina destaca una serie de beneficios clave:
"Es una solución excelente, especialmente para los operadores de alquileres a corto plazo. Es sencilla, es escalable y se adapta a diferentes tipos de propiedades, incluidos edificios residenciales, casas o incluso almacenes. Si se implementa correctamente, puede mejorar enormemente tus operaciones y ayudar a llevar tu negocio al siguiente nivel, tal y como lo ha hecho con nosotros".
Conclusiones clave para operadores de alquileres a corto plazo
Elimina a la recepción del proceso de entrega. La recogida de llaves mediante autoservicio significa que los huéspedes nunca tienen que esperar al ocupado personal del edificio para comenzar su estancia.
Conecta las llaves a tu plataforma de reservas. Los códigos generados automáticamente a partir de las reservas eliminan la configuración manual para cada estancia.
Restringe el acceso a la hora del check-in. Los códigos activados por tiempo evitan que los huéspedes entren en las unidades antes de que termine la limpieza.
Asigna el acceso del personal de limpieza por unidad. Cada miembro del equipo accede únicamente a las llaves de las unidades de las que es responsable.
Verifica las devoluciones cada mañana. Una rápida revisión diaria después del check-out te permite hacer un seguimiento con los huéspedes antes de que la falta de una llave se convierta en un problema.
Impulsa tu crecimiento a través de la fiabilidad. Demostrar que puedes gestionar los check-ins de forma independiente genera confianza con los administradores de los edificios y abre la puerta a nuevas propiedades.
Descubre cómo Keycafe puede ayudar a tu negocio de alquileres a corto plazo a automatizar el check-in de los huéspedes y tener cada llave siempre bajo control.
