Si su empresa utiliza múltiples juegos de llaves y gestiona empleados con diversos niveles de acceso, un sistema de gestión de llaves es esencial. ¿Pero qué es un sistema de gestión de llaves? ¿Y cómo ayuda?
Hoy, vamos a explorar los aspectos clave de los sistemas de gestión de llaves empresariales y hablaremos sobre cómo pueden ayudarle a simplificar el acceso, mejorar la rendición de cuentas y reducir los riesgos en sus operaciones diarias.
¿Quién Necesita un Sistema de Gestión de Llaves?
La gestión de llaves es esencial en cualquier organización que gestiona múltiples llaves o juegos de llaves utilizados por múltiples individuos.
Cuantas más personas y llaves necesite gestionar, más complejo se vuelve el proceso. Un sistema de gestión de llaves asegura que solo las personas adecuadas tengan acceso en el momento oportuno y le ayuda a saber quién tiene las llaves en su poder.
Los tipos de empresas que utilizan o necesitan la gestión de llaves incluyen concesionarios de automóviles, empresas de gestión de propiedades, operadores de alquileres a corto plazo (STRs), empresas de construcción, proveedores de logística, gestores de instalaciones, hoteles, agencias de alquiler de coches, flotas de vehículos gubernamentales, universidades y decenas de otras industrias y casos de uso.
¿Qué Hace un Sistema de Gestión de Llaves?
Un sistema de gestión de llaves facilita la recogida y devolución de llaves de forma sencilla en una ubicación específica sin necesidad de supervisión del personal, al tiempo que garantiza un alto nivel de rendición de cuentas.
Un sistema de gestión de llaves mantiene las llaves en una ubicación central y accesible y le permite asignar permisos para que solo los usuarios autorizados puedan recoger las llaves. Una aplicación de software habilitada para la nube controla el acceso, proporcionándole un historial de acceso para cada llave y cada usuario en tiempo real, simplificando y automatizando la gestión de llaves incluso en múltiples ubicaciones y propiedades.
Los gerentes pueden establecer permisos de forma remota basándose en tarjetas de acceso, códigos PIN únicos, franjas horarias y otros parámetros para asegurar que solo ciertas personas puedan acceder a las llaves y que las llaves de los activos críticos estén siempre disponibles en coordinación con las operaciones de la empresa. Dependiendo del nivel de las necesidades de su organización, los sistemas de gestión de llaves pueden integrarse con la infraestructura de TI y los flujos de trabajo de la empresa.
Beneficios de un Sistema de Gestión de Llaves
Un sistema de gestión de llaves automatiza y optimiza lo que normalmente sería un proceso complicado, ineficiente y que consume mucho tiempo en la empresa. Estos son solo algunos de los beneficios.
Reducción de los costes de reemplazo de llaves perdidas. Siempre sabrá quién ha recogido las llaves, lo que facilita su localización cuando sea necesario.
Se acabó la búsqueda de llaves, ya que se guardan en su propio compartimento único hasta que el personal asignado las recoge.
Asigne permisos complejos para grupos, departamentos, etc., asegurando que solo las personas autorizadas tengan acceso a las llaves. Los permisos pueden ser revocados o cambiados en cualquier momento.
Controle todo desde la nube en tiempo real. Los sistemas de gestión de llaves permiten la gestión remota, garantizando un proceso simple y fiable. Los interesados pueden ver su inventario y estado de llaves desde una única fuente de verdad.
Ahorra tiempo y dinero, elimina errores. La gestión remota y automatizada de llaves elimina la necesidad de personal 24 horas para facilitar o registrar los intercambios de llaves.
Tipos de Sistemas de Gestión de Llaves
Los sistemas de gestión de llaves se han utilizado durante décadas de una forma u otra. Estos son los tipos más comunes de sistemas de gestión de llaves manuales y basados en tecnología:
Panel perforado (Pegboard). Todas las llaves están visibles y colgadas en un panel perforado que puede estar abierto o cerrado. Verá este método utilizado en algunas instalaciones de aparcamiento, talleres de reparación de coches, cabañas, instalaciones de almacenamiento y más.
Armarios. Las llaves se guardan dentro de armarios, de forma similar al método del panel perforado, pero generalmente cerrados con llave y bajo custodia.
Tipo taquilla. Cada llave está guardada en un compartimento individual, por lo que solo la llave a la que se accede es visible. No hay confusión sobre qué llave tomar, y ofrece una apariencia más limpia para aplicaciones de cara al cliente que utilizan este método.
No basado en la nube. Cajas de gestión de llaves programables, normalmente accesibles con un código o una llave física. Aunque algunos datos pueden ser reportados a software local no conectado, no se puede gestionar de forma remota y aún requiere la intervención directa del operador.
La gestión de llaves basada en la nube es un sistema SmartBox conectado a internet que permite la gestión remota, la automatización y el acceso basado en permisos.
Cómo Elegir el Mejor Sistema de Gestión de Llaves para Su Negocio
El sistema de gestión de llaves adecuado puede ayudarle a reducir costes, automatizar y simplificar procesos, y obtener nuevas eficiencias que añaden valor al usuario final —y al resultado final. Al elegir el sistema de gestión de llaves adecuado para usted, considere sus necesidades y prioridades, quién utilizará el sistema y lo fácil que es gestionar el flujo de trabajo.
Aquí hay algunas cosas a considerar:
¿Cómo se controla el sistema? ¿Requiere una entrada manual en el punto de uso, exigiendo al personal que visite físicamente la ubicación de la taquilla, o puede gestionarse en línea desde cualquier lugar?
¿Qué tipos de niveles de permiso ofrece? Algunos sistemas solo tienen PINs simples basados en la llave, permitiendo que cualquiera con ese PIN acceda a esa llave. Otros basan los permisos en el usuario, permitiendo un control de acceso al minuto a cualquier llave individual por parte de cualquier usuario.
Facilidad de uso. Cuantos más usuarios necesiten acceder al sistema, más sencillo debe ser. Asegúrese de que el proceso sea lo suficientemente sencillo como para que cualquiera pueda usarlo.
Atención al cliente. ¿Cuáles son sus opciones de servicio y soporte al cliente? Si algo sale mal, necesita poder contactar con una persona en vivo 24/7.
¿Cómo se accede a las llaves? Algunos sistemas ofrecen múltiples opciones de acceso a través de credenciales de usuario, fob, PIN, aplicación móvil y autenticación de dos factores (2FA), mientras que otros sistemas utilizan códigos PIN universales para todas las llaves.
Opciones de personalización. No hay dos negocios que operen exactamente igual. Asegúrese de que el sistema de gestión de llaves que elija simplifique o sea fácil de integrar con su flujo de trabajo actual. Es recomendable obtener una consulta para entender exactamente cómo necesita gestionar las llaves, asegurando que obtenga un sistema que le proporcione el retorno de inversión más rápido.
¿Cuántas llaves utiliza su negocio? Un sistema de gestión de llaves modular ofrece mayor capacidad y es más fácil de escalar a medida que crece.
¿Qué tipos de llaves necesita almacenar? Por ejemplo, ¿utiliza tarjetas de acceso? ¿Llaveros inteligentes de coche? ¿Grandes manojos de llaves? Algunos sistemas son más adecuados para almacenar juegos de llaves más grandes, manteniéndolos ordenados y organizados.
¿Sus necesidades de gestión de llaves son solo para uso interno del personal o están orientadas al cliente? Algunos sistemas de gestión de llaves son más fáciles de entender y usar para usuarios puntuales, clientes y el público en general.
Consideraciones de costes. Algunos sistemas de gestión de llaves conllevan un gran coste inicial, mientras que otros tienen costes de inicio más bajos y tarifas de suscripción continuas.
¿Es la estética un factor? Si va a instalar el sistema de gestión de llaves en el exterior o para uso del cliente, ¿el aspecto de la caja se alinea con su marca? ¿Puede personalizarse o marcarse su apariencia?
Opciones de integración. ¿Puede el sistema de gestión de llaves integrarse con su pila de software existente para automatizar los flujos de trabajo?
Esperamos que haya obtenido una mejor comprensión de los beneficios de los sistemas de gestión de llaves habilitados por software y cómo pueden ayudar a su negocio.
Keycafe ofrece una gestión de llaves remota completa a través de una aplicación móvil o de escritorio muy fácil de usar. Keycafe ofrece una gama completa de tipos de permisos, desde códigos de llave simples asignados a una llave hasta códigos de usuario que limitan el acceso por tiempo o número de llaves. Keycafe también ofrece la opción de usar autenticación de dos factores para una mayor tranquilidad. El sistema de taquillas de llaves de Keycafe, llamado “SmartBox”, garantiza que cada juego de llaves esté oculto a la vista y evita el acceso no autorizado.
Una consulta con un representante de cuentas de Keycafe le proporcionará el conocimiento sobre qué flujo de trabajo se adapta mejor a su organización para que pueda sacar el máximo provecho del sistema. Contáctenos hoy mismo, y empecemos la conversación.
