El Jardín de Infantes Sumire mejora la rendición de cuentas al integrar las notificaciones de Keycafe en Slack.

Operado por la Corporación de Bienestar Social Nagatanagasaki, Kindergarten Sumire es un programa preescolar y extraescolar enfocado en el desarrollo emocional para niños de 0 a 5 años. La empresa se enorgullece de ser el segundo hogar para los niños pequeños, ofreciendo clases de expresión y comprensión oral en inglés, nutrición a través de lecciones de cocina, lecciones de Eisar (danza tradicional de las islas de Okinawa) y programas de arte. Kindergarten Sumire prioriza a los padres que trabajan, esforzándose siempre por beneficiarlos mientras brindan servicios educativos a los niños.

En el kindergarten, el enfoque operativo está en mejorar la eficiencia y la seguridad a través de la tecnología de la información y las comunicaciones. Para lograr esto, a cada miembro del personal se le proporciona un iPad para realizar diversas tareas. Keycafe se introdujo inicialmente para facilitar el intercambio de llaves entre los maestros de turnos tempranos y tardíos, y para implementar la responsabilidad por el uso de llaves para áreas sensibles y vehículos.

Las llaves de las puertas de entrada, cerraduras de seguridad, vehículos y un almacén se guardan en el SmartBox del Jardín de Infancia Sumire. Todo el personal está registrado con su propia cuenta de Keycafe, y el acceso a los grupos de llaves se configura según la antigüedad y las responsabilidades del personal. Por ejemplo, solo los conductores y otro personal que periódicamente necesita conducir tienen permiso para las llaves de los vehículos, lo que previene el acceso no autorizado a los autobuses escolares y otros vehículos. De la misma manera, las llaves de las áreas sensibles del campus solo son accesibles para el personal autorizado con la habilitación requerida.

El personal utiliza la aplicación Keycafe en sus iPads para iniciar las recogidas y devoluciones de llaves en el SmartBox, y para verificar el estado en tiempo real de cualquier llave. Esto les permite ver si una llave está disponible o en uso antes de intentar recogerla. Keycafe también proporciona registros que muestran quién utilizó una llave por última vez y a qué hora, de modo que las llaves extraviadas siempre pueden ser localizadas.

Antes de implementar Keycafe, el Jardín de Infancia Sumire centralizaba las notificaciones de varios softwares en Slack, por lo que, naturalmente, utilizaron la sencilla API de Keycafe para integrar las notificaciones de gestión de llaves de la misma manera. Esto permitió a todo el equipo disponer siempre de la información más reciente sobre la ubicación o el estado de cualquier llave.

Desde la implementación de Keycafe, Kindergarten Sumire ha experimentado mejoras significativas en la eficiencia de la gestión de llaves. Con el SmartBox de Keycafe y la aplicación en sus iPads, el personal puede acceder rápidamente a las llaves que necesita, eliminando el tiempo perdido buscando llaves extraviadas. El sistema de gestión transparente, con seguimiento en tiempo real y registros de usuario, ha creado una cultura de responsabilidad entre los miembros del personal, lo que ha resultado en menos llaves perdidas o extraviadas y un aumento de la eficiencia operativa general. El acceso a las áreas sensibles y vehículos de la escuela está ahora estrictamente limitado al personal autorizado, reduciendo los riesgos asociados con el uso no autorizado.

La integración de la API de Keycafe con la plataforma de comunicación Slack de la escuela ha facilitado una coordinación fluida entre el equipo. Cualquier movimiento de llaves se comunica instantáneamente a todo el equipo, mejorando aún más la responsabilidad de cada miembro. Este sistema también permite una respuesta rápida en casos de emergencias o actividad inusual de llaves, lo que contribuye a la seguridad general y al funcionamiento eficiente del jardín de infancia. Con Keycafe, Kindergarten Sumire ha logrado su objetivo de aprovechar la tecnología para impulsar tanto la eficiencia como la seguridad en sus operaciones, brindando más tranquilidad tanto al personal como a los padres.

“Además de las recogidas y devoluciones diarias de llaves, la creación y terminación del acceso a las llaves cuando el personal se iba o se unía se volvió mucho más fluida. Esto fue una ventaja inesperada”, dijo el Sr. Momoo, Director General del jardín de infancia.