Cómo Assia UNA aseguró y estructuró la gestión de llaves de vehículos en 4 ubicaciones

A medida que Assia UNA expandía sus servicios de atención médica domiciliaria, la gestión del acceso a su flota de vehículos se volvió cada vez más compleja. Con hasta 100 vehículos distribuidos en cuatro sucursales de servicio separadas, la coordinación y la supervisión eran fundamentales para las operaciones diarias.

Anteriormente, no existía un sistema estructurado de gestión de llaves. Las llaves de los vehículos eran de libre acceso, sin seguimiento ni rendición de cuentas. Si bien era manejable a menor escala, este enfoque se volvió rápidamente insostenible a medida que la organización se expandió más allá de los 500 empleados.

Cada mañana, los cuidadores y enfermeros necesitaban recoger las llaves de los vehículos antes de salir a sus rondas. Algunos vehículos se retenían durante varios días consecutivos según los horarios. Sin visibilidad en tiempo real, los gerentes no tenían una forma clara de saber quién tenía qué vehículo en un momento dado.

Esta falta de control generó tanto ineficiencias operativas como preocupaciones de seguridad, especialmente con trabajadores temporales, reemplazos y personal a corto plazo que requerían acceso. La gestión de llaves en cuatro ubicaciones independientes aumentó aún más el desafío logístico.

Assia UNA necesitaba un sistema seguro, estructurado y fácil de usar, capaz de aportar visibilidad y coherencia a la gestión de vehículos en todas las sedes.

Tras realizar un estudio de mercado exhaustivo de proveedores de sistemas de gestión de llaves, Assia UNA seleccionó a Keycafe por su equilibrio entre simplicidad, funcionalidad y rentabilidad. Se implementaron SmartBoxes en las cuatro sucursales de servicio, estandarizando la gestión de llaves en toda la organización. Cada llave de vehículo se guarda de forma segura en un SmartBox y se organiza por sucursal de servicio y departamento, asegurando que los empleados solo accedan a los vehículos asignados a su equipo.

Los permisos de acceso se gestionan directamente a través de la plataforma. Los administradores asignan derechos de usuario según el rol y el departamento, con la capacidad de conceder, modificar o revocar el acceso en solo unos pocos clics: Una característica esencial para trabajadores temporales y personal de reemplazo. Cada enfermero o cuidador recibe un código de acceso personal; al llegar, introducen su código en el SmartBox, visualizan los vehículos que están autorizados a usar, y la taquilla correspondiente se abre automáticamente en segundos, sin supervisión gerencial.

Si un vehículo permanece asignado durante varios días, el sistema continúa rastreando la asignación en tiempo real. Los gerentes pueden ver al instante quién tiene qué vehículo, cuándo fue recogido y si ha sido devuelto. Esta configuración estructurada combina la autonomía del personal con una supervisión centralizada, ofreciendo una solución escalable, segura y fácil de usar que respalda las operaciones diarias mientras se adapta al crecimiento futuro.

La implementación de Keycafe aportó una estructura y un control inmediatos a las operaciones de vehículos de Assia UNA. Lo que antes era un sistema de acceso abierto, ahora está completamente organizado, seguro y trazable en sus cuatro ubicaciones. El personal solo tiene acceso a los vehículos específicos que está autorizado a usar, eliminando los riesgos del acceso ilimitado a las llaves.

La organización ahora se beneficia de una visibilidad de la flota en tiempo real, lo que permite a los gerentes ver al instante quién tiene qué vehículo, incluidas las asignaciones de varios días. Esta transparencia ha mejorado la coordinación y ha reducido la incertidumbre operativa diaria.

La distribución matutina de llaves es más rápida y eficiente, lo que ahorra tiempo administrativo y permite al personal centrarse en brindar atención. Con más de 500 empleados, incluido personal temporal y de reemplazo, el acceso controlado y trazable ha fortalecido significativamente la seguridad y la rendición de cuentas.

En general, la solución proporciona un sistema escalable y fiable que apoya el crecimiento de Assia UNA al tiempo que refuerza la eficiencia operativa y el profesionalismo.