Per le organizzazioni con una flotta di veicoli, la gestione delle chiavi rappresenta una sfida quotidiana spesso sottovalutata.
Ogni giorno, i team devono assicurarsi che i collaboratori giusti possano accedere ai veicoli giusti al momento giusto, mantenendo una visibilità completa sui movimenti delle chiavi.
Che si tratti di veicoli di servizio, flotte tecniche, veicoli di intervento o veicoli condivisi tra più team, la moltiplicazione di utenti e spostamenti rende rapidamente difficili da mantenere i metodi tradizionali.
Per molto tempo, numerose organizzazioni hanno operato con processi manuali: registri di tracciamento cartacei, tabelle interne, armadi per chiavi classici o scambi informali tra collaboratori.
Se questi metodi possono funzionare con una piccola flotta, diventano rapidamente complessi quando il numero di veicoli aumenta. Il monitoraggio delle chiavi diventa quindi una fonte di perdita di tempo, incertezza e rischi per la sicurezza.
Questa è precisamente la sfida affrontata da Assia Una, un'associazione con sede in Ille-et-Vilaine che assiste persone fragili a causa dell'età, della disabilità o della malattia, sia a domicilio che in strutture.
Con quasi 100 veicoli in servizio, utilizzati quotidianamente da diversi team sul campo e amministrativi, l'associazione aveva bisogno di una soluzione per monitorare meglio gli accessi ai veicoli e rendere più sicura la gestione delle chiavi.
Adottando Keycafe, Assia Una è riuscita a trasformare un processo manuale in un'organizzazione più fluida, più sicura e con una migliore tracciabilità.
Riprendere il controllo sui movimenti delle chiavi dei veicoli
Per i gestori di flotte, una delle principali sfide è sapere precisamente dove si trovano le chiavi e chi le utilizza.
Quando più collaboratori utilizzano gli stessi veicoli, diventa essenziale poter rispondere rapidamente a domande semplici :
Chi possiede attualmente la chiave di un veicolo?
Quando è stata ritirata?
Il veicolo è disponibile?
La chiave è stata restituita correttamente?
Senza un sistema centralizzato, queste informazioni si basano spesso su monitoraggi manuali o sulla memoria dei team.
Presso Assia Una, la crescita della flotta e i costanti spostamenti dei veicoli hanno progressivamente reso questa organizzazione più difficile.
Come spiega Vincent Prido, capo servizio presso Assia Una :
« La nostra attività si basa principalmente sull'assistenza domiciliare, il che significa che abbiamo una flotta in costante movimento. Ciò che era difficile per noi era tracciare e sapere dove si trovavano le auto in un dato momento. »
Con Keycafe, l'associazione beneficia ora di una migliore visibilità sull'utilizzo dei suoi veicoli.
« Oggi, abbiamo uno strumento digitale che ci permette davvero di sapere facilmente e agevolmente dove si trovano le nostre auto e con chi. »
Sostituire il monitoraggio cartaceo con una tracciabilità digitale delle chiavi
Molte organizzazioni utilizzano ancora metodi manuali per monitorare le chiavi dei loro veicoli.
Questi sistemi presentano rapidamente alcuni limiti :
Informazioni difficili da centralizzare
Mancanza di uno storico preciso dei movimenti
Tempo perso a cercare una chiave o un veicolo
Difficoltà a identificare le responsabilità in caso di problema
Una soluzione di gestione delle chiavi connessa permette di centralizzare le chiavi in un armadietto sicuro e connesso al Cloud, registrando automaticamente ogni ritiro e ogni restituzione.
Ogni movimento è associato a un utente, offrendo così una visibilità completa sull'utilizzo dei veicoli.
Per Assia Una, questa tracciabilità rappresenta uno dei principali cambiamenti apportati da Keycafe :
« Avevamo una gestione e una tracciabilità che venivano effettuate tramite registri di bordo cartacei. Oggi, ecco, abbiamo uno strumento digitale che ci permette davvero di sapere dove sono le nostre auto e con chi. »
Facilitare l'accesso ai veicoli per i team sul campo
In molti settori, i veicoli sono utilizzati da team mobili che devono potersi spostare rapidamente.
Questo è particolarmente vero nel settore dell'assistenza domiciliare, dove i professionisti devono effettuare diversi interventi ogni giorno.
Presso Assia Una, gli utenti di Keycafe sono principalmente divisi in due gruppi :
I team sul campo, in particolare assistenti sanitari, infermieri e terapisti occupazionali che utilizzano i veicoli durante i loro giri.
I team amministrativi che necessitano anche di accedere ai veicoli di servizio.
Una soluzione connessa permette di semplificare questa organizzazione fornendo ai collaboratori un accesso rapido alle chiavi necessarie, mantenendo al contempo un controllo completo per i responsabili.
Questa organizzazione permette di ridurre gli scambi manuali e di rendere più fluido il lavoro quotidiano dei team.
Rendere sicuri gli accessi per i collaboratori permanenti e temporanei
La gestione delle chiavi diventa anche una questione di sicurezza quando diversi profili devono accedere ai veicoli.
Le organizzazioni devono spesso gestire gli accessi di :
Collaboratori permanenti
Nuovi impiegati
Sostituti
Lavoratori interinali
Fornitori esterni
Senza un monitoraggio preciso, può essere difficile sapere chi ha utilizzato un veicolo e in quale momento.
Grazie a Keycafe, le organizzazioni possono controllare meglio gli accessi mantenendo uno storico completo degli utilizzi.
Per Assia Una, questo aspetto è particolarmente importante :
« Abbiamo anche personale a breve termine, lavoratori interinali o sostituti, servizi che non conosciamo necessariamente. Possiamo in ogni caso rendere sicuri anche questi accessi in questo modo (con Keycafe). »
Un'adozione semplice per tutti gli utenti
Quando un'organizzazione implementa un nuovo strumento digitale, l'adozione da parte dei team rappresenta spesso una sfida importante.
Per facilitare la transizione, Assia Una ha organizzato sessioni di sensibilizzazione per i team sul campo e amministrativi.
Tuttavia, la semplicità d'uso di Keycafe ha permesso un'adozione rapida.
« Anche per i dipendenti che non avevano una predilezione per gli strumenti informatici o digitali, non ci sono state difficoltà. Lo strumento rimane semplice e davvero accessibile a tutti i dipendenti. »
Una soluzione intuitiva permette così alle organizzazioni di migliorare i loro processi senza rendere più complesso il quotidiano degli utenti.
« C'è un intero sistema di calibrazione all'inizio che richiede un po' di tempo per padroneggiare lo strumento. Ma una volta che si capisce lo strumento, si riesce a mirare e ad adattare in base all'organizzazione di cui si ha bisogno. »
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