Le società di sicurezza che gestiscono una propria flotta hanno bisogno di un sistema di gestione delle chiavi che registri chi utilizza ciascun veicolo, senza dover fare affidamento sulla memoria delle persone. Con i turni di notte e una flotta in crescita, questo controllo diventa un lavoro a sé stante.
Per una società di sicurezza, ogni veicolo di pattuglia rappresenta una chiave da consegnare, localizzare e recuperare. Quando i turni durano 12 ore e i dipendenti tornano a casa a dormire al termine del servizio, ritrovare una chiave che non si trova dove dovrebbe può richiedere ore.
Per molto tempo il metodo è stato lo stesso: chiavi in una scatola o su un bancone, con un'etichetta per identificare ciascun veicolo. Finché la flotta è piccola, il sistema funziona. Ma man mano che la flotta cresce, si perde tempo, non c'è uno storico da consultare e diventa impossibile sapere chi ha cosa.
Questa è la situazione che Patrick Nalon ha trovato come Fleet Manager presso Signal of Tampa, il franchising di Signal a Tampa, in Florida, che fornisce servizi di sicurezza.
Oggi il team gestisce 36 veicoli con Keycafe.
Una flotta cresciuta più velocemente del suo sistema di gestione delle chiavi
Patrick ricopre questo ruolo da circa cinque anni e mezzo. Quando ha iniziato, la flotta contava 14 veicoli. Oggi ne ha 36, con un altro veicolo appena ordinato e altri due previsti tra un paio di mesi. La posizione di Fleet Manager è stata creata perché il titolare del franchising voleva mettere ordine in un'area che non veniva gestita correttamente, e una delle prime misure è stata l'introduzione di un sistema di gestione delle chiavi.
Il punto di partenza era semplice:
“Quando ho iniziato, le chiavi erano semplicemente in una scatola. E quando non hai molti veicoli, forse è accettabile.”
Questa configurazione, tuttavia, non offriva alcun controllo. Le chiavi venivano tenute in una scatola o lasciate su un bancone, con targhette che il team stesso stampava utilizzando il numero di ciascun veicolo:
“Non c'era alcuna responsabilizzazione. Non sapevi chi avesse cosa. A volte i dipendenti portano le chiavi a casa, oppure le chiavi vanno perse.”
Tracciabilità: sapere chi aveva ogni chiave e quando
Il problema più frequente era legato agli orari di lavoro. La maggior parte degli agenti lavora dalle 18:00 alle 6:00 e torna a casa a dormire alla fine del turno; quindi, quando mancava una chiave, qualcuno doveva contattarli per chiedere informazioni:
“Succedeva di continuo. Dovevamo contattarli per dire: "Ehi, dove sono le chiavi di questo veicolo? Le hai tu?". Rintracciarle richiedeva tempo, e a volte passava anche il giorno successivo prima di riaverle indietro.”
Con Keycafe, questa ricerca si riduce a una singola consultazione:
“Posso guardare sul sito web e vedere esattamente chi l'ha avuta e a che ora, ed è molto più semplice scoprire chi ha cosa.”
Ogni prelievo e riconsegna è ora associato a un utente identificato, quindi non c'è bisogno di chiedere a ogni dipendente. Il team conserva inoltre un mazzo di chiavi principale e uno di riserva per ciascun veicolo, ed entrambi sono custoditi nel sistema.
Un sistema su misura per una flotta di medie dimensioni
Prima di scegliere, Patrick ha partecipato a fiere di settore per gestori di flotte e ha valutato le opzioni sul mercato. Ha scoperto che molti sistemi erano dimensionati sui volumi di una grande concessionaria d'auto, con prezzi proporzionati. Ciò di cui aveva bisogno era un sistema adatto a una flotta di medie dimensioni, e l'approccio modulare di Keycafe era perfetto: un'unità base con unità di espansione che aggiungono scomparti man mano che la flotta cresce, in modo che la capacità aumenti per gradi controllati invece di richiedere un armadietto enorme fin dal primo giorno:
“Gran parte della scelta è dipesa dal prezzo. Non siamo una grande concessionaria d'auto, non abbiamo bisogno di quel livello. [...] Questa era la dimensione giusta per noi.”
Dopo aver ristretto la lista a un paio di opzioni, una dimostrazione di Keycafe ha confermato la decisione e il sistema è stato spedito direttamente al team.
La loro installazione attuale è composta da un'unità principale con nove scomparti e una seconda unità con 42, e può essere ampliata con altri moduli se la flotta continua a crescere. Altri franchising di Signal gli chiedono regolarmente come l'azienda gestisca la flotta e inserisca il nuovo personale, e Patrick ha consigliato loro Keycafe.
Amministrazione da remoto, con i PIN come metodo di accesso
Alla domanda su quale fosse la sua funzione preferita, Patrick ha indicato la dashboard di Keycafe che utilizza per gestire il sistema:
“Porto sempre con me un laptop e il sito web mi piace molto. È davvero intuitivo.”
Dalla dashboard inserisce i numeri dei veicoli e aggiunge i nuovi dipendenti; di recente ha inserito tre persone in questo modo. Per identificarsi presso l'unità, i dipendenti utilizzano il PIN carburante che già possiedono:
“Usiamo i loro PIN carburante. Sono come il codice PIN di una banca. [...] Non devono ricordare due numeri.”
Inoltre, riceve una notifica ogni volta che qualcuno preleva o riconsegna una chiave. L'unità è vicina al suo ufficio, quindi può sentire quando qualcuno la sta usando. Ma anche quando è fuori sede o in un'altra stanza, gli avvisi in tempo reale lo mantengono aggiornato.
Adozione semplice da parte del personale e assistenza clienti
Come per ogni cambiamento nei processi, all'inizio c'è stata una certa resistenza, che però è svanita rapidamente:
“È talmente migliore che se ne sono resi conto e lo usano ogni giorno.”
Per quanto riguarda il supporto, Patrick ha sottolineato un rapporto positivo con il team di Keycafe, sia durante la dimostrazione iniziale sia attraverso l'assistenza continua:
“Rispondono alle mie domande e mi forniscono anche altri consigli utili.”
Poiché Tampa si trova in una zona soggetta a uragani, ha anche menzionato la batteria di backup dell'unità come un punto a favore durante le interruzioni di corrente.
Tempo risparmiato e veicoli sempre in servizio
Per Patrick, il vantaggio principale è il tempo. Poiché il mazzo di riserva è custodito nel sistema insieme a quello principale, i veicoli possono continuare a operare mentre si cerca una chiave, e il sito web mostra chi l'ha avuta per ultimo.
“È sempre un bel risparmio di tempo rispetto a dover chiamare un fabbro o far sostituire un telecomando da 300 dollari.”
Alla domanda su cosa direbbe a un'altra azienda che gestisce ancora le chiavi con una scatola o un registro cartaceo, la sua risposta è stata diretta:
“Dite loro di chiamarmi direttamente. [...] Se lo fanno con una scatola e hanno molte auto, questa sarebbe sicuramente la soluzione per loro.”
L'esperienza di Signal of Tampa offre diversi spunti per qualsiasi organizzazione con una flotta in crescita:
Sostituisci la scatola o il bancone con un sistema connesso che identifica ciascun utente.
Consulta lo storico invece di contattare ogni dipendente quando manca una chiave.
Scegli un sistema dimensionato per la flotta, con margine di espansione.
Usa un PIN che i dipendenti conoscono già, così non dovranno ricordarne un altro.
Conserva un mazzo di riserva per ciascun veicolo, in modo che una chiave smarrita non blocchi le operazioni.
Forma il personale su come posizionare correttamente le chiavi negli scomparti.
Parla con il nostro team per scoprire come altri gestori di flotte hanno sostituito scatole e registri cartacei con uno storico completo di ogni chiave.
