Le cassette portachiavi meccaniche rimangono uno dei modi più comuni per custodire le chiavi della flotta di un dipartimento di polizia. Soddisfano un'esigenza di base, ovvero tenere le chiavi in un luogo fisso e chiuso a chiave, ma non sono state progettate per rispondere alle domande a cui un dipartimento deve far fronte oggi: chi ha in custodia ogni chiave, da quando e cosa è successo quando una chiave non è stata restituita.
Le esperienze di tre dipartimenti di polizia negli Stati Uniti mostrano il punto in cui questo tipo di sistema smette di essere sufficiente.
Le cassette meccaniche sono inadeguate in termini di dimensioni e durata
Il primo limite è solitamente fisico. Le chiavi dei veicoli di pattuglia non sono più semplici pezzi di metallo, ma telecomandi più grandi che molte vecchie cassette non riescono a contenere.
Il Dipartimento di Polizia di Champlin in Minnesota, responsabile della sicurezza pubblica in un sobborgo di Minneapolis di 25.000 residenti, gestisce una flotta di oltre 20 volanti. Il suo sistema precedente consisteva in alcune piccole cassette montate a parete, con scomparti troppo piccoli per contenere tutte le chiavi, in particolare i telecomandi più grandi.
Quando le chiavi non hanno un posto adeguato, tendono a finire fuori dalla cassetta, ed è proprio quello che è successo a Champlin. Il dipartimento perdeva regolarmente le chiavi e la sostituzione di alcuni di quei telecomandi costava fino a 500 $ ciascuno.
Le dimensioni non erano l'unico limite fisico. A Champlin, la cassetta precedente ha anche iniziato a cedere strutturalmente, spingendo il dipartimento a cercare una soluzione più duratura. Per un'agenzia che dipende dalla disponibilità dei propri veicoli a ogni turno, un'attrezzatura che si deteriora rappresenta un rischio operativo e non solo un fastidio di manutenzione.
Senza una gestione online, nessuno può ricostruire l'accaduto
Il secondo limite riguarda le informazioni. Una cassetta a muro custodisce le chiavi ma non registra chi le prende o quando, quindi ogni chiave smarrita dà il via a un'indagine informale.
A Champlin, il sistema precedente non offriva alcuna gestione o tracciamento online. Senza un registro in tempo reale, gli agenti non potevano determinare chi avesse usato una chiave per ultimo, il che creava confusione, perdite di tempo e discussioni su chi fosse il responsabile. Il tenente Matt Smith, che doveva rintracciare le chiavi perse senza alcun indizio da seguire, dedicava a questa attività più tempo di chiunque altro.
L'alternativa abituale consiste nell'abbinare la cassetta a un registro cartaceo, e gli altri due dipartimenti dimostrano perché questa combinazione fallisce. Presso il Dipartimento di Polizia di Norman in Oklahoma, che serve 120.000 residenti con 180 agenti e una flotta di 34 veicoli di pattuglia, gli agenti dimenticavano spesso di firmare il registro. Di conseguenza, capitava di frequente che un agente arrivasse per il proprio turno e scoprisse che il veicolo assegnato era ancora in uso da parte di qualcuno del turno precedente, perdendo così dai 15 ai 30 minuti all'inizio della giornata.
Presso il Dipartimento di Polizia di Aransas Pass in Texas, esisteva un registro cartaceo che però veniva ignorato la maggior parte delle volte dai suoi 32 agenti. Inoltre, ogni chiave era accessibile a tutto il personale, indipendentemente dal ruolo.
Cosa cambia con un sistema elettronico
I tre dipartimenti hanno sostituito i loro sistemi manuali con Keycafe. Dopo aver valutato diverse alternative, Champlin lo ha scelto per la sua gestione basata sul cloud, il design e le dimensioni delle cassette e le funzionalità software incluse. Il tenente Matt Smith ha sottolineato che il dipartimento desiderava installare nella sala appello un sistema dall'aspetto professionale, e non una grande scatola metallica industriale appesa al muro.
Il flusso di lavoro è semplice: gli agenti si identificano con un badge o un PIN, selezionano la chiave di cui hanno bisogno su un touchscreen e il sistema registra automaticamente l'operazione. In tutti e tre i dipartimenti, ogni prelievo e riconsegna viene registrato senza dover dipendere dal fatto che qualcuno si ricordi di firmare. Gli agenti non hanno bisogno di installare un'app, perché la gestione spetta agli amministratori, che possono controllare il sistema da qualsiasi dispositivo connesso a Internet.
Una volta che questo registro esiste, i dipartimenti possono fare cose che prima non erano possibili. Ad esempio:
Assegnare le chiavi a specifici agenti e ricevere notifiche quando una chiave non viene restituita in tempo.
Fornire al personale di supervisione un accesso separato a chiavi specifiche, come quelle degli uffici chiusi a chiave, senza dare accesso al resto dell'inventario.
Risolvere i problemi da remoto, ad esempio quando un agente dimentica il PIN.
Assegnare la stessa chiave a più utenti senza duplicarla fisicamente, riducendo così i costi.
Il risultato più citato è anche il più semplice. Secondo il tenente Matt Smith di Champlin: "Non abbiamo più perso una chiave o un telecomando da quando abbiamo installato questo sistema". Scomparse le perdite, sono sparite anche le sostituzioni fino a 500 $ per telecomando, e il tracciamento in tempo reale ha migliorato la responsabilizzazione tra gli agenti.
L'effetto non dipende dalle dimensioni del dipartimento. A Norman, dove in precedenza un agente poteva perdere dai 15 ai 30 minuti alla ricerca di una volante ancora in uso, ora è possibile vedere chi ha ogni veicolo già all'arrivo, e non c'è più bisogno di occupare il canale radio per localizzare le chiavi. Ad Aransas Pass, il registro cartaceo che un tempo veniva ignorato la maggior parte delle volte viene ora generato digitalmente ogni volta che una chiave viene prelevata o restituita, senza fare affidamento sul fatto che qualcuno si ricordi di firmare.
Cosa verificare prima di sostituire una cassetta meccanica
Per un dipartimento che sta valutando se il proprio sistema attuale sia sufficiente, sono utili quattro domande:
Gli scomparti riescono a contenere tutti i telecomandi della flotta, inclusi quelli più grandi?
È possibile sapere in questo preciso momento chi ha in custodia ogni chiave senza dover chiedere a nessuno?
Quante chiavi sono state sostituite l'anno scorso e a quale costo?
Il registro viene compilato sempre o solo quando qualcuno se ne ricorda?
Se anche una sola risposta è no, probabilmente la cassetta sta svolgendo la sua funzione di custodia, ma non quella di controllo.
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