Lange & Fetter Motors: dire addio alle chiavi perse e alle lunghe ricerche in una concessionaria Ford ad alto volume

Prima di adottare Keycafe, Lange & Fetter Motors gestiva il suo vasto inventario di 300-400 chiavi di veicoli utilizzando un sistema manuale e privo di controlli. Le chiavi dei veicoli nuovi e usati venivano custodite indistintamente in un unico armadietto condiviso. Questa configurazione obsoleta non lasciava alcuna traccia e non garantiva alcuna responsabilizzazione quando le chiavi passavano di mano tra i reparti vendite, detailing, assistenza e le carrozzerie esterne.

Il personale perdeva spesso tempo prezioso a cercare le chiavi tra il piazzale principale e i depositi secondari. Senza una chiara tracciabilità delle responsabilità, le chiavi smarrite interrompevano le operazioni quotidiane, facevano perdere tempo ai dipendenti e generavano costi continui per la concessionaria.

Lange & Fetter Motors ha implementato Keycafe per migliorare la gestione delle chiavi all'interno della concessionaria. Ogni dipendente utilizza un PIN univoco per prelevare e restituire le chiavi tramite la SmartBox, creando un processo chiaro e coerente per il controllo degli accessi.

Man mano che i veicoli si spostano all'interno della concessionaria, i dipendenti trasferiscono digitalmente la responsabilità delle chiavi da un reparto all'altro, ad esempio da un venditore a un addetto al detailing o a un tecnico dell'assistenza. Ogni passaggio di consegne viene registrato, offrendo ai responsabili una visione in tempo reale di quale reparto possiede ciascuna chiave e a che punto si trova il veicolo nel processo di ricondizionamento o di vendita.

I tecnici possono inoltre identificare e prelevare rapidamente le chiavi di cui hanno bisogno, invece di doverle cercare in tutta la struttura. Sostituendo il tracciamento manuale con un registro chiaro dei movimenti delle chiavi, Keycafe aiuta il team a rimanere organizzato, a localizzare i veicoli più facilmente e a mantenere fluide le operazioni quotidiane.

Lange & Fetter Motors ha riscontrato miglioramenti immediati nell'organizzazione e nell'efficienza dopo l'implementazione di Keycafe. I responsabili possono vedere chi ha ogni chiave, da quanto tempo è stata prelevata e se è passata di mano. Questo semplifica l'individuazione dei veicoli quando i clienti sono in attesa o quando un'auto deve essere portata dal deposito. Il personale non deve più rincorrere i colleghi o seguire registri cartacei per trovare le chiavi, e la concessionaria ha anche registrato meno errori amministrativi.

L'impatto maggiore è stata la riduzione delle chiavi smarrite. Dall'installazione di Keycafe, la concessionaria non ha più perso alcuna chiave, evitando costose sostituzioni e mantenendo il proprio standard di conservare due chiavi per ogni veicolo. Tracciando ogni movimento delle chiavi, Keycafe aiuta il team a monitorarle e a risolvere i problemi invece di trovarsi in un vicolo cieco, evitando potenziali perdite di oltre 1.600 $ al mese e 19.200 $ all'anno.