Zero Chiavi Smarrite: Come MSA Services Limousin Mette in Sicurezza Veicoli ed Edifici

In quanto organizzazione con molteplici programmi e divisioni di supporto, gli educatori di MSA Services Limousin hanno bisogno di accedere alle chiavi dei veicoli e degli edifici durante tutto l'arco della giornata per organizzare attività e supportare i giovani a loro affidati. Le chiavi vengono ritirate e riconsegnate al mattino, a mezzogiorno e alla sera, creando un processo di scambio frequente e continuo.

Prima dell'implementazione di Keycafe, la struttura conservava le sue chiavi in tradizionali cassette per chiavi con codice. Le chiavi venivano appese all'interno, e ci si aspettava che gli educatori registrassero manualmente quale chiave avessero prelevato.

Tuttavia, il codice condiviso non forniva un controllo degli accessi efficace, e le cassette venivano spesso lasciate aperte. Ciò significava che quasi chiunque poteva accedere all'intero inventario delle chiavi, senza un modo affidabile per confermare chi avesse prelevato una determinata chiave o quando.

La mancanza di tracciabilità aumentava il rischio che le chiavi venissero smarrite o sparissero. Creava anche una grave preoccupazione per la sicurezza: l'accesso non autorizzato avrebbe potuto permettere ai giovani di entrare in edifici con accesso riservato o di accedere ai veicoli della struttura, aumentando il rischio di incidenti o atti di vandalismo.

MSA Services Limousin aveva bisogno di un sistema che mettesse in sicurezza le sue chiavi, limitasse l'accesso non autorizzato e fornisse una registrazione chiara di ogni prelievo e restituzione di chiavi.

MSA Services Limousin ha implementato Keycafe per centralizzare e mettere in sicurezza l'accesso alle chiavi dei suoi veicoli e edifici. Gli educatori autorizzati ora utilizzano lo SmartBox Keycafe ogni volta che hanno bisogno di una chiave per un'attività, un veicolo o un altro edificio della struttura. Poiché le chiavi vengono ritirate durante più turni, lo SmartBox fornisce un processo di accesso coerente che supporta il programma giornaliero dell'organizzazione.

Ogni scambio di chiavi viene registrato automaticamente. La Responsabile del Servizio Stéphanie Martins può vedere chi ha ritirato una chiave e a che ora, con l'attività della chiave che appare direttamente sul suo telefono cellulare. Questo le offre visibilità immediata senza dover fare affidamento sui dipendenti per compilare registri di consegna scritti a mano.

Keycafe consente anche all'organizzazione di monitorare accessi insoliti o inappropriati. Se una chiave viene ritirata inaspettatamente, il team di gestione può esaminare l'attività e dare seguito con il professionista coinvolto.

Mantenendo le chiavi all'interno di un sistema controllato, MSA Services Limousin può impedire agli utenti non autorizzati di accedere alle chiavi dei veicoli o alle chiavi di edifici con accesso limitato.

Da quando ha adottato Keycafe, MSA Services Limousin ha smesso di subire smarrimenti di chiavi inspiegabili. Quando una chiave non si trova dove previsto, il team di gestione può consultare la sua cronologia digitale e identificare immediatamente l'ultimo professionista che vi ha avuto accesso.

Questa tracciabilità ha eliminato la necessità di cercare tra registri scritti a mano o chiedere a più dipendenti chi possa aver usato una chiave. Gli educatori possono seguire un processo coerente durante tutta la giornata, mentre i responsabili mantengono la visibilità sugli scambi frequenti senza supervisionare ciascuno di persona.

Keycafe ha anche rafforzato la sicurezza nella struttura. Le chiavi di veicoli e edifici non sono più conservate all'interno di scatole che potrebbero essere lasciate aperte, riducendo la possibilità che giovani non autorizzati accedano a luoghi o veicoli con restrizioni.

Combinando l'archiviazione sicura con il tracciamento automatico, l'organizzazione ha ottenuto un maggiore controllo sia sul proprio inventario di chiavi che sull'accesso fisico. Il personale impiega meno tempo a individuare le chiavi smarrite, mentre la direzione può rispondere più rapidamente ad attività insolite.

Il risultato è un flusso di lavoro più sicuro e più responsabile che supporta le esigenze operative della struttura durante tutta la giornata.