Come Excellence Academy ha ottimizzato la gestione delle chiavi delle aule di formazione e dei veicoli con Keycafe

Excellence Academy offre programmi di formazione per adulti e apprendistato in due sedi di formazione a Roissy–Charles de Gaulle e Thiais. I suoi formatori necessitano di accesso regolare alle aule di formazione in entrambe le sedi, nonché ai veicoli aziendali per incarichi professionali al di fuori della regione di Parigi. Prima dell'implementazione di Keycafe, Excellence Academy non disponeva di un sistema di gestione delle chiavi dedicato. Il suo team amministrativo era responsabile del coordinamento manuale dell'accesso alle aule di formazione e ai veicoli aziendali. La gestione delle chiavi delle aule di formazione presso la sede di Thiais era particolarmente scomoda. A volte i formatori dovevano recarsi presso la sede di Roissy dell'azienda diversi giorni prima di un corso, semplicemente per ritirare le chiavi. Il giorno della formazione, tornavano poi a Thiais con la chiave. La gestione delle chiavi dei veicoli creava un'altra sfida operativa. I formatori necessitavano frequentemente di veicoli aziendali per incarichi al di fuori della regione di Parigi, inclusi viaggi nel fine settimana. Senza un modo autonomo per scambiare le chiavi, i veicoli a volte dovevano essere prenotati o tolti dalla circolazione per un periodo più lungo del necessario. L'azienda necessitava di una soluzione semplice che consentisse ai formatori di ritirare e riconsegnare le chiavi appropriate senza dipendere dalla presenza di un assistente.

Excellence Academy ha implementato Keycafe per fornire accesso sicuro e autonomo alle chiavi per le sale di formazione e i veicoli aziendali. L'azienda ora utilizza Keycafe nelle sue due sedi, inclusa una sede autonoma dove i formatori devono accedere alle sale senza la presenza di un dipendente amministrativo. Tramite l'app Keycafe, il team può assegnare le chiavi corrette a ogni formatore in base al loro programma imminente. Keycafe invia quindi automaticamente a ogni formatore un PIN univoco legato specificamente alle chiavi di cui hanno bisogno. Ogni venerdì, il team amministrativo esamina le sessioni di formazione della settimana successiva e assegna le chiavi delle sale pertinenti a ogni formatore. I formatori possono quindi utilizzare i loro PIN univoci per ritirare le chiavi corrette e restituirle autonomamente presso la sede appropriata. Keycafe viene anche utilizzato per gestire le chiavi dei veicoli per i formatori in viaggio per incarichi professionali, compresi i viaggi nel fine settimana fuori regione.

Keycafe ha semplificato il modo in cui Excellence Academy gestisce l'accesso alle sale di formazione e ai veicoli aziendali nelle sue due sedi. I formatori non devono più fare viaggi inutili a Roissy semplicemente per ritirare una chiave prima di tenere un corso a Thiais. Invece, possono recuperare la chiave della sala appropriata direttamente e in autonomia, in base all'accesso loro assegnato tramite la piattaforma Keycafe. Il sistema ha anche migliorato la gestione delle chiavi dei veicoli per i viaggi professionali. Consegne chiavi più flessibili significano che i veicoli non devono più essere prenotati per periodi inutilmente lunghi a causa della disponibilità amministrativa o della programmazione dei fine settimana. Per il team amministrativo, le assegnazioni di chiavi a distanza hanno ridotto il tempo e le risorse necessarie per coordinare gli accessi. L'azienda non ha più bisogno di garantire la presenza fisica di un assistente per ogni KeyExchange, consentendo alla sua sede di formazione autonoma di operare in modo più efficiente. Dopo aver installato il suo secondo sistema Keycafe, Excellence Academy ha constatato come la soluzione potesse supportare operazioni indipendenti in più sedi. L'azienda ha evidenziato il risparmio di tempo e l'ottimizzazione delle risorse come i suoi risultati più importanti.