E-Demonstrations Ottimizza le Operazioni di Flotta e Eventi con il Sistema di Gestione delle Chiavi di Keycafe

Con una flotta di oltre 90 veicoli e un coinvolgimento frequente in progetti su larga scala, E-Demonstrations aveva bisogno di un modo migliore per gestire l'accesso a veicoli, edifici e attrezzature.

Prima di Keycafe, tutte le chiavi erano conservate in una posizione centrale dove i dipendenti potevano semplicemente prendere ciò di cui avevano bisogno. Sebbene questo approccio fosse semplice, offriva una visibilità limitata su chi avesse avuto accesso a chiavi specifiche e quando.

Quando le chiavi andavano perse, i dipendenti dovevano affidarsi alla comunicazione manuale per determinare chi le avesse usate per ultimo. Trovare risposte spesso significava contattare più colleghi e cercare tra uffici, veicoli o effetti personali.

Valerie Bertels, Supporto HR e Amministrativo presso E-Demonstrations, spiega che l'azienda cercava un modo più efficiente per conservare, tracciare e recuperare le chiavi, mantenendo una chiara responsabilità per ogni evento di accesso.

Poiché l'azienda continuava a gestire veicoli, eventi e progetti temporanei che coinvolgevano diversi team, volontari e partner esterni, divenne sempre più importante avere un sistema sicuro che potesse semplificare l'accesso mantenendo un registro completo dell'attività delle chiavi.

E-Demonstrations ha implementato il sistema SmartBox di Keycafe per sostituire il suo processo informale di condivisione delle chiavi con un flusso di lavoro strutturato e tracciabile. L'azienda si affida a Keycafe ormai da sei anni, integrandolo nelle sue operazioni quotidiane.

Con Keycafe, i dipendenti non devono più fare affidamento sulla comunicazione manuale per localizzare le chiavi o determinare chi ha accesso. Il sistema fornisce una chiara panoramica dell'attività delle chiavi, permettendo al team di identificare rapidamente chi ha avuto accesso a una chiave e quando.

Questa visibilità è diventata particolarmente preziosa per la gestione della flotta, dove E-Demonstrations può facilmente tracciare l'utilizzo delle chiavi dei veicoli e revisionare lo storico degli accessi ogni volta che è necessario.

La chiarezza sulle autorizzazioni di accesso e la capacità di tracciare chi ha usato quali chiavi hanno fatto risparmiare a E-Demonstrations molto tempo e frustrazione. "In precedenza, dovevamo contattare diversi dipendenti per scoprire chi non aveva restituito una chiave", afferma Engelen. "Ora, quando una chiave non viene restituita, possiamo facilmente scoprire chi l'ha presa in prestito per ultimo." Engelen loda anche la semplicità del sistema e aggiunge che un minor numero di chiavi perse significa che l'azienda sta risparmiando denaro, non avendo più bisogno di farne fare di nuove. Con le chiavi organizzate e sotto controllo, E-Demonstrations ha più facilità a rispondere prontamente alle esigenze dei suoi clienti.