Il Dipartimento di Polizia di Aransas Pass Traccia le Chiavi delle Auto di Pattuglia Utilizzando Keycafe

Con poco meno di 10.000 residenti, Aransas Pass, Texas, è una piccola città, ma questo non significa che il suo dipartimento di polizia non sia impegnato. Trentadue agenti di polizia, nove operatori delle telecomunicazioni, due addetti al controllo animali, due membri del personale amministrativo e una manciata di volontari combattono la criminalità, forniscono agenti di polizia scolastica, tengono la comunità informata sulle nuove ordinanze, sono responsabili dei servizi per gli animali e offrono corsi di autodifesa per i civili.

Con tutti questi impegni per garantire la sicurezza della comunità, il personale del Dipartimento di Polizia di Aransas Pass non deve perdere tempo a cercare le chiavi. Non solo le chiavi venivano smarrite, ma anche le carte di credito del dipartimento andavano perse, causando frustrazione e perdite di tempo. Veniva utilizzato un registro cartaceo di consegna, ma il più delle volte veniva semplicemente ignorato. Oltre a questo, tutte le chiavi e le carte di credito erano disponibili a tutto il personale, rendendo la gestione dei permessi e l'organizzazione un incubo.

La Keycafe SmartBox si è rivelata la soluzione perfetta.

"Le chiavi dei nostri veicoli di pattuglia sono conservate nella SmartBox," afferma David Offalter, Responsabile IT della Polizia. "Quando gli agenti entrano in turno, troveranno la chiave della loro unità all'interno dell'app mobile Keycafe e la preleveranno dalla SmartBox. Alla fine del turno, la restituiscono utilizzando il display touch sulla SmartBox." Poiché ogni agente è identificato dal proprio account Keycafe mentre è loggato nell'app mobile, il registro digitale non può essere ignorato come lo era il registro cartaceo.

L'ufficio faticava anche a mantenere sicure le carte di credito del dipartimento, rendendole al contempo disponibili ai dipendenti autorizzati quando necessario. Le SmartBox in stile armadietto consentono la conservazione di piccoli oggetti oltre alle chiavi, quindi usarle per le carte di credito aveva perfettamente senso. Ora tutte le chiavi del dipartimento sono etichettate con un Keycafe fob, e viene creato un registro ogni volta che una chiave o una carta di credito viene prelevata o restituita dalla SmartBox. Inoltre, chiavi e carte di credito possono ora essere limitate ai dipendenti idonei ad usarle, eliminando il rischio di utilizzo non autorizzato.

"Keycafe è stata l'unica soluzione che abbiamo trovato che offriva la soluzione in stile armadietto," afferma Offalter. "È progettata per essere flessibile alle esigenze del cliente."

Gli agenti e gli altri membri del corpo non devono più affannarsi quando carte di credito o le chiavi dei veicoli del dipartimento scompaiono. Prima dell'adozione di Keycafe, il dipartimento era costretto a inviare un'email di massa e attendere che i dipendenti rispondessero. Grazie ai registri generati automaticamente dal sistema Keycafe, sanno sempre chi ha prelevato una chiave l'ultima volta. Secondo il Capo della Polizia Eric Blanchard, il “livello di frustrazione del dipartimento legato a questi problemi è ai minimi storici”.

“Tutti amano il sistema,” afferma Offalter. “Ci ha fatto risparmiare molto tempo nella ricerca delle chiavi. Ora, se una chiave manca, sappiamo esattamente dove andare per trovarla.”